Análise ambiente interno – Identificação dos Pontos Fortes, Fracos e a Melhorar

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Olá Gerente de Projeto.

Uma das técnicas mais utilizadas na atualidade para a realização de um Planejamento Estratégico é a Análise do Ambiente Interno da organização.

Através de uma análise criteriosa muitas características ocultas a nossos olhos podem ser identificadas.  Essa análise é de fundamental importância para a definição futura da Análise SWOT.

Vamos entender então como realizar esse processo e quais técnicas e ferramentas podemos utilizar ?

 

Introdução

Durante toda a existência da humanidade sempre foi muito mais simples conhecer e apontar os defeitos dos outros.  Para muitos o autoconhecimento parece uma tarefa muito distante e difícil de ser realizada.  A expressão de Sócrates “Conhece-te a ti mesmo.” apresentada a mais de 20 séculos ainda é motivo de incômodo para muitos.

Nos cabe então a reflexão de identificar porque é tão importante, porque é tão importante analisar a situação interna da organização ?  Por que é exatamente através do conhecimento das forças e fraquezas da mesma que serão construídas as melhores estratégias corporativas e competitivas.

Autoavaliação

Todos nós possuímos, o que costumamos chamar de “pontos cegos”, ou seja, não conseguimos identificar facilmente todas as nossas falhas e defeitos, enquanto outras pessoas que estão a nossa volta as veem com clareza.  A situação ainda piora no momento em que conhecemos estes pontos fracos mas nos negamos a reconhecê-los colocando a culpa em outra pessoa ou situação.

Uma das principais causas desta falta de visão deve-se a falta de uma cultura de análise de problemas e aperfeiçoamento contínuo.  Com frequência, o que predomina nas organizações é o habito de “encontrar os culpados” pelos problemas que lá imperam, seguindo-se algum tipo de punição para quem foi definido como culpado.

Por outro lado, o que realmente deveria ser feito é a implementação de uma cultura voltada a resolver e aperfeiçoar continuamente o que a preocupa.  Desta forma pessoas e processos seriam avaliados e reconhecidas pelo desempenho dos processos e alinhamento.

Pontos Fortes, Fracos e a Melhorar

O primeiro desafio na análise do ambiente interno é descrever, através de uma lista verdadeira e sincera, todos os pontos fortes, fracos e a melhorar que puderem ser identificados, ou seja, pontos que favorecem ou prejudicam a organização.

Pontos Fortes

São características positivas e de destaque na organização que a favorece no cumprimento do seu propósito.

  • Marca conhecida e respeitada;
  • Rede de distribuição de abertura nacional;
  • Presteza no atendimento a reclamações e pedidos de informações;
  • Linha de produtos diversificada e completa;
  • capacidade em pesquisa e desenvolvimento;
  • Recursos industriais ou de logística;
  • Recursos financeiros disponíveis.

Pontos Fracos

São características negativas e que prejudicam a organização no cumprimento do seu propósito.

  • Ausência de um manual de usuário do produto claro e legível;
  • Ausência de local adequado para estacionamento dos clientes;
  • Ausência de sistemas pós-venda;
  • Falta de um sistema de custeio adequado.

Pontos a Melhorar

São características positivas, mas não totalmente desenvolvidas o suficiente para contribuir efetivamente no cumprimento do propósito da organização.

  • Mecanismos de comunicação ampla;
  • Qualidade do material ou matéria prima;
  • Controle de Estoque para evitar pedidos em falta;

É altamente recomendado que a análise dos Pontos Fortes, Fracos e a Melhorar seja realizada através da técnica de Brainstorming, de forma livre, preferencialmente com a participação de pessoas externas à organização, sem roteiro, censuras ou recriminações.  Uma base histórica de reclamações dos clientes será de grande utilidade neste momento.

Autodiagnóstico

Com a lista pronta será possível então categorizá-las afim de se obter uma radiografia da organização.

Segundo Costa (2012) esta categorização pode ser realizada utilizando-se os 10 M’s do Autodiagnóstico, com 10 áreas internas, todas iniciadas com a letra M.  Três palavras, porém, foram traduzidas para o inglês afim de preservar o caráter mneumônico da lista.

São elas

  • Management;
  • Mão de obra;
  • Máquinas;
  • Marketing;
  • Materiais;
  • Meio Ambiente;
  • Meio Físico;
  • Mensagens;
  • Métodos;
  • Money.

Tais áreas cobrem praticamente todas as regiões de maior importância das organizações.  Caso sejam identificados pontos de difícil classificação os mesmos deverão ser classificados sempre em Management pois qualquer assunto interno a organização sem alocação explícita é, em última instância, responsabilidade da administração.

10 Ms do Autodiagnóstico

10 Ms do Autodiagnóstico

Os itens descritos abaixo correspondem  a alguns tópicos que devem ser cobertos durante a análise de cada área:

Management

  • Administração geral e processos decisórios;
  • Gestão de tecnologia e de sistemas de informação;
  • Gestão estratégica;
  • Gestão setorial: gestão de marketing, comercial, operacional, de produção e de logística financeira, recursos humanos;
  • Relacionamento com os acionistas e com os Stakeholders.

Mão de Obra

  • Recrutamento e seleção de pessoal;
  • Capacitação, treinamento e desenvolvimento de recursos humanos;
  • Gerentes e supervisores preparados para a gestão de pessoas;
  • Motivação, envolvimento e comprometimento, remuneração, reconhecimento e recompensas;
  • Satisfação dos funcionários e clientes.

Máquinas

  • Equipamentos de manuseio e transporte;
  • Instalações elétricas, hidráulicas, utilidades e de segurança;
  • Manutenção de máquinas e equipamentos;
  • Máquinas, equipamentos e sistemas de produção;
  • Redes internet, intranet e extranet.

Marketing

  • Conhecimento do mercado e dos concorrentes;
  • Flexibilidade e negociação;
  • Lançamento de produtos e campanhas;
  • Pós-venda, garantia e assistência técnica;
  • Treinamento e satisfação do cliente.

Materiais

  • Desenvolvimento de parcerias com fornecedores;
  • Cadeia de suprimento, logística;
  • Estoques: qualitativos, quantitativos e preservação;
  • Especificações para aquisição, padronização e codificação de materiais;
  • Qualidade assegurada na aquisição.

Meio Ambiente

  • Gestão de Proteção Ambiental;
  • Licenciamento ambiental;
  • Programas de economia de energia, água e insumos;
  • Reciclagem de resíduos;
  • Procedimentos diante de reclamações de vizinhos, imprensa e autuações.

Meio Físico

  • Circulação interna, fluxos internos, estacionamentos;
  • Iluminação, limpeza, arrumação;
  • Infraestrutura, utilidades;
  • Proteção e segurança pessoal e patrimonial;
  • Sinalização visual interna e externa.

Mensagens

  • Comunicação com clientes, fornecedores, imprensa e público;
  • Comunicação entre gerente, supervisores e funcionários;
  • Comunicação escrita, circulares, e quadros de aviso;
  • Comunicação verbal, informal e diagonal;
  • Comunicações da direção para direção: transparência e integridade

Métodos

  • Fluxograma de processos produtivos e administrativos;
  • Metodologia de gestão por projetos;
  • Metodologias para desenvolvimento de produtos;
  • Normas, padrões e procedimentos produtivos e administrativos;
  • Sistemas de garantia da qualidade.

Money

  • Acompanhamento gerencial por centros de resultado;
  • Fluxos de caixa, contas a pagar e a receber;
  • Faturamento, recebimento e lucratividade;
  • Investimentos estratégicos;
  • Orçamentos e acompanhamento orçamentário.

Durante o processo de análise, os participantes não devem se limitar apenas à lista apresentada na tabela acima.  A mesma serve apenas como um Checklistk, cuja finalidade é não permitir o esquecimento de tópicos importantes no momento da classificação do resultado obtido através do brainstorming.

O Gráfico de Radar

O Gráfico de Radar nos permite visualizar, de forma clara, o resultado da análise realizada anteriormente.  É um gráfico elaborado no formato circular e apresentando de forma radial, as 10 áreas mencionadas anteriormente.  Ele nos permite visualizar a frequência relativa dos Pontos Fortes, Fracos e a Melhorar utilizando-se os seguintes critérios:

Pontos Fortes Pontos a Melhorar Pontos Fracos Localização
Muitos Poucos Nenhum 1º região mais interna
Alguns Alguns Poucos 2º região mais interna
Alguns Muitos Alguns Região Intermediária
Poucos Alguns Alguns 2º região mais interna
Nenhum Poucos Muitos Região mais externa
5 Possíveis regiões do Gráfico de Radar

5 Possíveis regiões do Gráfico de Radar

A partir da imagem acima é possível identificar as seguintes características

  • Zona 1 – Management e Money;
  • Zona 2 – Marketing e Meio físico;
  • Zona 3 – Mão de obra e Métodos;
  • Zona 4 – Máquinas e Materiais;
  • Zona 5 – Meio ambiente e Mensagens.

Internamente ao gráfico identificamos a formação de um poligonal a partir da ligação dos pontos correspondentes às frequências das avaliações.  Este é o nosso gráfico de radar.

Gráfico de Regar após análise dos 10 Ms

Gráfico de Regar após análise dos 10 Ms

Cada instituição possui um Gráfico de Radar que pode variar durante o tempo.  Pode ser entendido como uma “Impressão Digital” fornecendo uma ideia da situação atual da Organização.

Conclusão

Durante o processo de Análise do Ambiente Interno de uma Organização é necessário que a mesma olhe profundamente para dentro de si e identifique, de forma clara e objetiva, todos os seus Pontos Fortes, Pontos Fracos e Pontos a Melhorar.  Esta análise deverá ser realizada, preferencialmente, por pessoas externas, ou seja, sem vínculos com a empresa para evitar possíveis desvios.

Toda essa análise deve ser classificada e categorizada de acordo com os 10 M’s e gerado um Gráfico de Radar a partir das informações obtidas.  Este gráfico nos fornecerá uma visão clara da situação atual da organização e servirá como Linha Base para futuras medições após aplicação das estratégias definidas pela alta organização.

Referências

 

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Jefferson Duarte
e-mail: contato@gp4us.com.br
Certificaçação PMP®, ITIL® e MCTS® em Microsoft Project. MBA Executivo Internacional em Gerenciamento de Projetos pela FGV e Gestão de Projetos de T.I. pelo IBTA. Pós-Graduado em Tecnologia WEB para Sistemas de Gestão Empresarial. Graduado em Ciências da Computação. Atuação profissional na área de T.I. com Processos e Projetos por mais de 10 anos.

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