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Conceitos Gerenciais Para o Aumento da Performance Profissional

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Conceitos Gerenciais Para o Aumento da Performance Profissional

 

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1 – Monoideísmo

 

O Monoideísmo é o estado de concentrar sua energia e atenção em apenas uma coisa, sem Conflitos, sendo muitas vezes chamado de um estado de “fluxo”, um termo cunhado pelo psicólogo Mihaly Csikszentmihalyi.  Trata-se do estado de atenção humana no seu nível mais produtivo, com esforço e atenção clara e focada direcionada a um e apenas um objeto por um período estendido.

Dependendo do nível de atividade cognitiva necessária para realizar seu trabalho, sua mente levará entre dez e trinta minutos para se absorver no que você está fazendo.  Telefonemas, colegas querendo bater papo no escritório e outras demandas inesperadas romperão seu estado Monoideísta, de forma que a maior prioridade deve ser se assegurar de não se distrair.

Dica: Elimine distrações e conflitos antes de começar sua tarefa e você conseguirá fazer naturalmente a transição para um estado monoideísta obtendo, consequentemente, aumento natural de produtividade.

2 – Penalidade da alternância cognitiva

 

Muitas pessoas recorrem à multitarefa, ou seja, tentar realizar mais de uma coisa ao mesmo tempo. Apesar de muitas pessoas presumirem que isso aumenta seu nível de eficiência, o monoideísmo e a multitarefa são opostos completos.  Neurologicamente, é impossível para o seu cérebro realizar a multitarefa.  Em consequência, a multitarefa produtiva é um mito.

A cada vez que alterna o foco da sua atenção de uma coisa à outra, você fica sujeito à Penalidade da Alternância Cognitiva. Para agir, o seu cérebro precisa “carregar” o contexto do que você está fazendo na memória operacional.

Se você alternar constantemente o foco da sua atenção, estará forçando seu cérebro a gastar tempo e esforço carregando e recarregando contextos vez após vez.  É por isso que é possível passar o dia inteiro envolvido na multitarefa, não realizar nada e se sentir exausto no fim do dia — você queimou toda a sua energia alternando contextos em vez de progredir.

Dica: Elimine a alternância contextual improdutiva e você realizará mais com menos esforço.

3 – Estado de Ser

 

Estado de Ser é uma qualidade da sua experiência no presente.  Experiências emocionais não são realizações porque variam com o tempo — você pode estar feliz neste exato momento e pode ficar irritado daqui a uma hora. Dessa forma, “ser feliz” não é uma realização — é uma qualidade da sua experiência atual.

Estados de Ser o ajudam a responder a questão “O que estou fazendo neste exato momento está funcionando ?”.

Dica: Decida quais Estados de Ser você deseja vivenciar e terá um conjunto poderoso de critérios de decisão que poderá utilizar para avaliar os resultados das suas ações de uma maneira completamente nova e útil.

4 – Engatilhamento

 

O Engatilhamento é um método para programar conscientemente o seu cérebro para alertá-lo quando uma determinada informação estiver presente no seu ambiente.  Uma das  ramificações mais fascinantes da função de Correspondência de Padrões do nosso cérebro é que estamos constantemente analisando o ambiente em busca de informações úteis. Se você disser à sua mente especificamente o que deseja encontrar, ela o alertará sempre que seus sentidos detectarem o elemento desejado.

Uma das maneiras nas quais as pessoas “têm sorte” quando estão trabalhando para atingir uma determinado objetivo é por meio do Engatilhamento.

Uma das razões pelas quais é útil determinar uma Meta é por ser um modo fácil de Engatilhar o seu cérebro para procurar coisas que o ajudarão a conseguir o que quer.

Se seu objetivo é viajar para a Europa, você tem muito mais chances de notar um desconto de 80% nas passagens para o seu destino quando estiver navegando em um website de viagens.  Se visse a mesma informação antes de determinar seu objetivo, você provavelmente não a notaria.

Dica: Dedique algum tempo para preparar conscientemente o cérebro para notar o que é importante para você e inevitavelmente encontrará.

5 – Externalização

 

A Externalização se beneficia da nossa capacidade de percepção de uma maneira bastante inteligente. Ao converter nossos processos internos de pensamento em uma forma externa, a Externalização basicamente nos dá a capacidade de realimentar informações no nosso próprio cérebro por meio de um canal diferente, o que nos dá acesso a recursos cognitivos adicionais que podemos utilizar para processar as mesmas informações de um modo diferente.

Quando está se exercitando por conta própria, é muito fácil ouvir a vozinha na sua cabeça dizendo “Está doendo muito… você deve parar” — mesmo se você obtiver resultados melhores se continuar.  Ao trabalhar com um personal trainer, a vozinha se cala diante da presença de uma pessoa no seu ambiente o encorajando a se esforçar só mais um pouco.

A Externalização pode ser realizada de 2 maneiras:

  • Escrever (ou desenhar, se você preferir) é a melhor maneira de identificar ideias, planos e tarefas, oferecendo a capacidade de armazenar informações possibilitando consultá-las posteriormente;
  • Falar para si mesmo ou outra pessoa — constitui outro método eficaz de Externalização. Este método explica por que a maioria de nós já teve a experiência de solucionar os próprios problemas enquanto conversava com um amigo ou colega.  Quando você termina de falar, provavelmente terá mais insight do seu problema — mesmo se o ouvinte não disser uma palavra sequer.

Dica: Quanto mais você Externalizar, mais claros os seus pensamentos se tornarão e mais rapidamente você progredirá na direção das suas metas.

 

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6 – Simulação Contrafactual

 

São questões do tipo “e se” — lhe permitem acessar diretamente os recursos de simulação do seu cérebro. Você pode pensar na Simulação Contrafactual como uma forma de imaginação aplicada — você está conscientemente fazendo uma pergunta do tipo “e se” ou “o que aconteceria se” à sua mente e deixando que seu cérebro faça o que ele faz melhor.

A Simulação Contrafactual é uma das suas capacidades mais poderosas que nos permite “forçar” nosso cérebro a realizar as simulações desejadas, ajudando-nos a descobrir oportunidades ocultas e consideradas até então como impossíveis.

Ao aplicar a Simulação Contrafactual, você imagina que o evento ou resultado final que está simulando já seja uma realidade. Ao fornecer à sua mente um destino artificial, ela automaticamente começará a preencher as lacunas entre o Ponto A e o Ponto B.

Dica: Envolva a sua mente na Simulação Contrafactual e você ficará absolutamente surpreso ao ver como é fácil realizar algumas das coisas que antes você achava que não passavam de sonhos.

7 – Cenário Apocalíptico

 

Um Cenário Apocalíptico é uma situação na qual você presume que tudo o que pode dar errado dará errado. E se você não concluir o projeto a tempo? E se o seu plano não der certo? E se você perder tudo? E se todo mundo rir de você?

Quando você de fato analisa seus maiores temores, descobre que a situação não será tão sombria quanto teme. Criar um Cenário Apocalíptico é o equivalente a dar uma lanterna a uma criança que tem medo de monstros debaixo da cama — ao lançar alguma luz no objeto de seus temores, ela percebe que não há nada a temer.

Dica: Visualize o seu Cenário Apocalíptico e você poderá convencer o seu cérebro dramático a trabalhar com você e não contra você.

8 – Viés da Confirmação

 

O Viés da Confirmação é a tendência geral que as pessoas têm de dar atenção a informações que sustentem suas conclusões e de ignorar informações que não as sustentem. Ninguém gosta de descobrir que tomou a decisão errada, de forma que tendemos a filtrar as informações às quais prestamos Atenção.  Desta forma, uma das melhores maneiras de descobrir se você está ou não certo é procurar ativamente informações que provem que você está errado.

A melhor maneira de combater o Viés da Confirmação é procurar intencionalmente fontes de informações que questionem suas hipóteses ou crenças atuais.   No final acabamos mudando de ideia depois de descobrir evidências que invalidavam as nossas hipóteses.

É naturalmente difícil prestar Atenção a evidências que desconfirmam suas hipóteses — isso implica procurar intencionalmente razões pelas quais você pode estar errado, e normalmente odiamos errar. Procurar evidências invalidantes o fará perceber que suas escolhas estão erradas ou lhe proporcionará provas adicionais de que sua posição está de fato correta — contanto que você seja capaz de suspender a crítica pelo tempo suficiente para aprender com a experiência.

Dica: Não é agradável procurar informações invalidantes, mas será útil, independente do que você acabar decidindo.

9 – Ciclos de Energia

 

No decorrer do dia, o seu nível de energia naturalmente oscila. O seu corpo tem ritmos naturais que variam ao longo do dia, que chamo de Ciclos de Energia. A maioria das pessoas já ouviu falar do ritmo circadiano, de 24 horas, que o acorda de manhã e o faz sentir-se cansado à noite.

O ritmo ultradiano influencia sistemas corporais, controlando o fluxo de hormônios pelo seu corpo. Quando a sua energia está em alta, você é capaz de se concentrar profundamente e produzir muito. Quando ela está em baixa, tudo o que sua mente e corpo querem fazer é descansar e se recuperar. Não há nada de anormal nessas flutuações de energia durante o dia, mas muitas vezes agimos como se o movimento de queda fosse um problema que precisa ser reparado.

Algumas maneiras simples de trabalhar com seu corpo são:

  • Conheça os seus padrões;
  • Maximize os ciclos ascendentes;
  • Faça uma pausa;
  • Durma o suficiente.

Dica: Presta atenção aos seus Ciclos de Energia durante o dia.  Isso o ajudará a se beneficiar ao máximo do seu tempo disponível.

10 – Mística

 

Há uma grande diferença entre gostar da ideia de ser ou fazer algo e gostar do que realmente se é ou se faz.

Ex:

  • É fácil gostar da ideia de ser um gerente. É mais difícil gostar das demandas de executivos do escalão acima, das surpresas dos seus subordinados diretos e da necessidade de defender seu território em um ambiente altamente politizado;
  • É fácil gostar da ideia de trabalhar por conta própria. É mais difícil gostar do fato de que 100% da sua renda depende do seu próprio esforço e que, se pisar na bola, é você quem arcará com as consequências.

A Mística é uma força poderosa — uma aura de mistério faz a maioria das coisas parecer muito mais atraente do que realmente é. Felizmente, há uma maneira fácil de neutralizar as lentes cor de rosa da Mística: ter uma conversa aberta e honesta com alguém que já fez o que você está interessado em fazer.

Dica: Nenhum emprego, projeto ou posição é perfeito — cada linha de ação tem seus Trade-offs. Descobrir antecipadamente quais são esses Trade-ofs lhe dá uma grande vantagem.

 

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11 – Locus de Controle

 

Por mais que você deseje um determinado cargo, depois que a entrevista chega ao fim, você não tem controle sobre o que acontecerá — você fez o que foi possível.  Por mais que você acompanhe o mercado de ações, você não tem como controlar o comportamento do preço das ações de uma determinada empresa.

Entender o seu Locus de Controle é ser capaz de separar o que você pode controlar (ou influenciar) do que você não tem como controlar. Tentar controlar coisas que na verdade não estão sob o seu controle é uma garantia de frustração eterna.  Preocupar-se com coisas que você não tem como influenciar ou controlar é uma perda de tempo e energia.

Dica: Quanto mais você for capaz de separar o que pode controlar do que não pode, mais feliz e mais produtivo será.

12 – Mentalidade do Crescimento

 

De modo geral, há dois modos de ver o mundo, duas mentalidades que influenciam a sua reação a novas experiências:

  • A primeira é a de que as suas habilidades e aptidões são fixas. Se tentar algo e não der certo, é porque você “não é bom nisso” e nunca será. Você nasceu com habilidades e aptidões inatas que nunca mudarão;
  • A segunda é a de que as suas habilidades e aptidões são maleáveis. Se tentar algo e não der certo, é porque você não se empenhou muito, mas, se continuar tentando, inevitavelmente melhorará. As suas habilidades e aptidões são como músculos — eles se fortalecem com o uso.

Segundo a Mentalidade do Crescimento, quando se vir diante de um desafio ou dificuldade, você provavelmente insistirá, você pode não ser bom nisso ainda, mas está sempre melhorando.  O importante é perceber que você não tem nenhum “defeito fundamental” não há nada que você seja fundamentalmente incapaz de aprender ou fazer. Pode levar tempo e iniciativa, mas você acabará melhorando com o empenho.

Dica: O modo como você escolhe reagir aos desafios determina o seu nível de sucesso.

13 – Controle Perceptivo

 

sistemas biológicos sempre reagem de uma determinada maneira a determinados estímulos. Controle os estímulos e você poderá controlar o comportamento. “Condicione” o organismo com recompensas e punições e ele aprenderá exatamente como se comportar. 

Na verdade, o comportamento humano é muito mais parecido com um termostato.  Um termostato é um sistema bastante simples: ele consiste apenas de um sensor, um regulador de temperatura e um interruptor. O sensor mensura a temperatura do ambiente.

Somos todos basicamente sistemas de Controle Perceptivo extremamente complexos: agimos de modo a manter as nossas percepções do mundo dentro de limites aceitáveis. O Ambiente dita quais ações são possíveis para colocar a percepção sob controle. Controlar não é planejar — é ajustar-se a mudanças no ambiente à medida que elas ocorrerem. O ser humano na tempestade não tem como predeterminar quais ações realizará para continuar de pé — à medida que o Ambiente muda, suas ações também mudarão dependendo dos recursos e opções disponíveis no momento.

Dica: Se você entender que as pessoas agem para controlar as percepções, estará mais bem equipado para influenciar ações delas.

14 – Sobrecarga de Desempenho

 

A Sobrecarga de Desempenho é um conceito que explica o que acontece quando você tem coisas demais a fazer. Acima de um determinado ponto, quanto mais tarefas uma pessoa realizar, mais seu desempenho em todas essas tarefas cai. Imagine fazer malabarismos com bolinhas de tênis. Com habilidade, é possível lidar com três ou quatro sem cometer erros.  Porém, quanto maior for o número de bolinhas, maiores serão as chances de se cometer um erro e derrubar todas.

Se quiser ser produtivo, você deve estabelecer limites. Lidar com centenas de tarefas ativas ao mesmo tempo em diversos projetos diferentes não é sustentável: você está arriscando o fracasso, um trabalho medíocre e a estafa.

Não é possível produzir a 110% da sua capacidade o tempo todo — use os Quatro Métodos de Conclusão ( Conclusão, Exclusão, Delegação e Adiamento) para eliminar, adiar ou delegar o trabalho não tão importante que contribui para a Sobrecarga de Desempenho.

Dica: Mantenha uma reserva de capacidade, você estará preparado para lidar imediatamente com as Tarefas Mais Importantes.

15 – Estresse e Recuperação

 

É impossível saber o quanto você é capaz de fazer enquanto não decidir forçar seus limites. Se você se mantiver seguro, restringindo sua Experimentação a coisas que não o matarão nem provocarão danos permanentes, pode aprender muito sobre si mesmo forçando os seus limites. O conhecimento desenvolvido o ajudará a fazer melhores escolhas no futuro sobre quais projetos aceitar e até que ponto se forçar.

É muito fácil cair na armadilha de comparar a sua produção a uma versão idealizada de si mesmo, capaz de construir Roma em um dia, e então construir a Grande Muralha da China só para se divertir.

Você não é uma máquina — a produtividade humana ideal não é agir como se fosse um robô. Os seres humanos precisam de descanso, descontração, sono e diversão para funcionar bem. Restrinja demais qualquer uma dessas atividades e você pode reduzir gravemente a sua capacidade de produzir e terá dificuldades de apreciar a vida.

Dica: Reservar um tempo livre de culpa para descansar e se recuperar pode fazer com que a sua vida seja ao mesmo tempo mais prazerosa e mais produtiva.

 

Referências Bibliográficas

 

  • KAUFMAN, Josh.  Manual do CEO.  Um verdadeiro MBA para o gestor do século XXI.  Editora Saraiva.

 

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Jefferson Duarte
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Certificaçação PMP®, ITIL® e MCTS® em Microsoft Project. MBA Executivo Internacional em Gerenciamento de Projetos pela FGV e Gestão de Projetos de T.I. pelo IBTA. Pós-Graduado em Tecnologia WEB para Sistemas de Gestão Empresarial. Graduado em Ciências da Computação. Atuação profissional na área de T.I. com Processos e Projetos por mais de 10 anos.

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