Estimativa de Custos

14 Passos Para Criação de Estimativas Altamente Eficazes

Criação de Estimativas

 

gp4us - PM TOTAL

 

A estimativa de custo é um importante processo de gerenciamento de projetos, pois nos permite calcular os custos dos recursos necessários para executar as atividades ou pacotes de trabalho do projeto.

Intimamente relacionada com o escopo do produto, do projeto e com a EAP, possibilita calcular o custo total planejado para o projeto que, somado à Reserva de Contingência necessária, possibilita a determinação da Linha Base de Custo do Projeto.

O objetivo deste post é apresentar uma sequência lógica que pode ser utilizada durante o processo de realização das estimativas de custo, oferecendo ao Gerente de Projeto um mecanismo mais consistente na obtenção dos objetivos do projeto.

Introdução

 

Segundo o PMI (2013):

Estimar é o processo de desenvolvimento de uma estimativa dos recursos necessários para executar as atividades ou pacotes de trabalho de um projeto, incluindo não somente, mas principalmente, mão de obra, materiais e equipamentos que representam uma parcela significativa dos recursos utilizados em projetos.

Correspondem a previsões, tanto de custo quanto tempo, dos recursos requeridos pelo escopo de uma atividade, pacote de trabalho ou projeto. Desta forma, por ser uma previsão, ela é realizada tendo como base informações conhecidas num determinado momento, não se esquecendo também de levar com conta os riscos e incertezas.

Métodos

Durante a elaboração das estimativas, podemos utilizar diversos métodos, cujo esforço necessário e complexidade aumentam em função do grau de precisão estabelecido. As estimativas se tornam mais detalhadas, e por consequência mais precisas, à medida que o projeto é desenvolvido e maiores quantidades de informações são conhecidas.

Por isso não podemos deixar de levar em consideração:

  • A quantidade, qualidade e suficiência das informações disponíveis no momento de sua realização;
  • O fato de que tanto a qualidade quanto a precisão das mesmas podem ser continuamente melhoradas, ou seja, refinadas, à medida que o projeto é progressivamente elaborado.

Para facilitar as comparações entre os diversos componentes do projeto, estas podem ser expressas em unidades de alguma moeda, como por exemplo, reais, euro, dólar, etc. Se necessário ainda, as mesmas devem identificar as taxas de câmbio a serem utilizadas nas conversões de moedas, refletindo o custo de uma moeda em relação à outra.

Lembre-se que o dinheiro tem um valor temporal. Consequentemente, as estimativas de custo devem se referir a uma data específica, a fim de que seja possível a realização de soma, subtração e comparação de valores.

Para Stewart, Wyskida e Johannes, os processos de estimativa de custos podem ser realizados seguindo os seguintes passos básicos:

1 – Estabelecer os Requisitos

Estabelecer os requisitos que devem estar presentes no Plano de Gerenciamento de Custos, tais como:

  • Critérios;
  • Premissas;
  • Restrições;
  • Grau de precisão;
  • Data de referência dos valores;
  • Moeda;
  • Taxa de câmbio;

 

Estimativas - Estabelecer os Requisitos  

2 – Rever a EAP

Rever a Estrutura Analítica do Projeto que fornece a base para coletar, consolidar, acumular, organizar e estimar os cursos diretos do projeto. Esta é normalmente utilizada para planejar, reportar e controlar os custos do projeto.

 

Rever a EAP

3 – Rever o Cronograma

Rever o cronograma que contém as durações das atividades e os recursos necessários para realiza-las. O custo será a base para a definição das disponibilidades de recursos, do fluxo de caixa e das regras a serem utilizadas para escalada de custos (cost escalation).

É comum construir previsões de orçamento antecipando aumentos nos custos de equipamentos, materiais e mão de obra, dentre outros, em relação aos custos especificados na ordem de compra ou contrato.

 

Rever o Cronograma

4 – Recuperar Dados Históricos

Recuperar e organizar os dados históricos, que são registros de informações ou documentações das experiências adquiridas em projetos similares desenvolvidos por uma equipe responsável. Para obter maior confiabilidade, normalmente os dados históricos são normalizados para remover as influências da inflação, localização geográfica, eficiência e diferenças de tarifas de mão de obra.

 

Recuperar Dados Historicos

5 – Desenvolver a Estimativa CER

Desenvolver e utilizar os relacionamento s da estimativa de custos ou Cost Estimating Relationship ( CER ), que pode variar desde uma simples regra do polegar até complexos relacionamentos envolvendo múltiplas variáveis.

O CER é um algoritmo ou fórmula que mostra alguns recursos como função de um ou mais parâmetros que quantificam o escopo, fornecendo equações ou gráficos que sumarizam dados históricos de custos e recursos.

Como exemplo, observe a fórmula abaixo:

CMB ( custo da mão de obra ) = QE X IP X TAR

Onde:

  • QE – Quantidade estimada de desenhos, por exemplo, cinco desenhos;
  • IP – Índice de produtividade ( Hh/desenho ), por exemplo, 50 Hh por desenho;
  • TAR – Tarifa média das categorias ( custo unitário = R$/h ), por exemplo: R$ 100,00/h;

CMB = 5 x 50 x 100 = R$ 25.000,00

 

Estimativa CER

6 – Desenvolver Curvas de Aprendizado

Curva de aprendizado é uma ferramenta extremamente útil para identificação de recursos quando uma grande quantidade de operações repetitivas e uniformes no fornecimento de um produto ou de uma atividade é esperada.

Esta pode ser representada graficamente apresentando o aumento do desempenho e produtividade à medida que a repetição das atividades reduz a quantidade de horas gastas em função do aprendizado adquirido.

  Curva de Aprendizado

7 – Identificar as Categorias

Identificar as categorias ou disciplinas (pedreiros, engenheiros, analistas, médicos, etc.) que serão utilizados para a realização dos trabalhos e seus respectivos níveis de especialização ( graus de competência, treinamento ou senioridade de uma determinada categoria ) e tarifas salariais proporcionais aos níveis de competência.

 

Categorias

8 – Estimar os Custos Diretos

Desenvolver as estimativas de custos diretos ( mão de obra, equipamentos e materiais ) e indiretos ( custos administrativos e de overhead ).

 

Custos Diretos

9 – Aplicar os Fatores de Inflação

Aplicar os fatores de inflação ( inflation ) e de escalada de custos ( escalation ), considerando os fenômenos distintos, conduzidos ou criados por forças completamente diferentes. Tais fatores são difíceis de serem previstos e controlados, mas são de grande impacto nas estimativas de custos, provocando desvios entre os valores orçados e realizados.

Para Salles Jr (2010):

Estes fatores devem ser considerados nas análises de riscos como riscos potenciais que terão suas respostas planejadas como atividades do projeto, com os respectivos recursos, durações e custos estimados.

  Fatores de Inflação  

10 – Calcular os Custos Estimados

Calcular os custos estimados utilizando ferramentas. No passado, a maioria das empresas desenvolvia suas próprias ferramentas matemáticas e computacionais para estimativas de custo.

Atualmente encontramos diversas ferramentas disponíveis no mercado para elaboração das rotinas de cálculos, possibilitando à equipe de custos a focalização na criação de melhores modelos, desenvolvimento de bases lógicas e mais realistas e formulação de melhores métodos para coleta e armazenamento de dados históricos.

Dentre as principais ferramentas de mercado para cálculo das estimativas de custo temos:

  • ProEst Estimating da Construction Management Software;
  • Sucess Estimator da U.S. Cost;
  • Project Cost Management, DA Hard Dollar.

  Custos Estimados

11 – Elaborar a Análise de Risco

Elaborar a análise de riscos e o plano de respostas aos riscos cujas ações podem representar custos, por exemplo, com seguros garantias, fianças, treinamentos, contratações de consultorias especializadas, inclusão de redundância em um sistema e alterações no plano de projeto, dentre outros.

 

Análise de Risco  

12 – Criar Reservas de Contingência

Estabelecer reservas de contingência para lidar com variabilidade de estimativas e com a aceitação de riscos de eventos discretos ou valor residual de riscos mitigados.

Para o PMI (2013):

As reservas de contingência podem ser um percentual incidindo sobre custo, ou valor fixo ou um montante calculado através da utilização de métodos da análise quantitativa, como a análise do valor monetário esperado, modelagem e simulação utilizando, por exemplo, a Simulação de Monte Carlo.

Reserva de Contingência

13 – Ajustes as Estimativas

Analisar, ajustar e dar consistência às estimativas de custos para reduzi-las quando precisarmos promover “cortes”. Esta é uma das principais fases do processo de estimativa de custos, pois é comum os projetos possuírem um orçamento predefinido, ou seja, uma restrição, que não pode ser ultrapassado em decorrência da disponibilidade de fundos.

Consequentemente, precisaremos adequar os valores estimados a um valor previamente estabelecido, de forma a obter um produto ou serviço ligeiramente diferente do originalmente projeto por um custo ligeiramente menor.

Ajuste das Estimativas

14 – Publicas as Estimativas

Publicar e apresentar as estimativas de custo em um documento bem-organizado, coeso, atraente e de fácil compreensão assegurando a compatibilidade entre a estrutura analítica, o plano de contas e a estrutura organizacional do projeto.

O documento deve conter:

  • Bases;
  • Premissas;
  • Restrições;
  • Abrangência da estimativa;
  • Grau de precisão e;
  • Metodologia utilizada.

Deve apresentar ainda como anexo, se necessário, os principais documentos técnicos utilizados como referência:

  • Folhas de dados;
  • Especificações;
  • Memórias de cálculos;
  • Lista de materiais;
  • Tarifas de mão de obra;
  • Custos de materiais e equipamentos;
  • Taxas utilizadas para inflação e;
  • Custos indiretos.

 

Publicar as Estimativas

Conclusão

Várias técnicas podem ser utilizadas para a criação das estimativas de custo do projeto, porém nenhuma será válida se tais informações não foram colhidas de forma correta, na sequência correta e utilizando as técnicas corretas.

A intimidade do processo de estimar os custos com alguns componentes do projeto, como já citado, tais como EAP, Cronograma, Quantidade de Recursos, dentre outros, deve sempre ser levada com consideração e com muita seriedade.

Caso contrário, técnicas e ferramentas não terão a devida efetividade esperada.

Referências Bibliográficas

 

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Jefferson Duarte
e-mail: contato@gp4us.com.br
Certificaçação PMP®, ITIL® e MCTS® em Microsoft Project. MBA Executivo Internacional em Gerenciamento de Projetos pela FGV e Gestão de Projetos de T.I. pelo IBTA. Pós-Graduado em Tecnologia WEB para Sistemas de Gestão Empresarial. Graduado em Ciências da Computação. Atuação profissional na área de T.I. com Processos e Projetos por mais de 10 anos.

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