Estratégia e Planejamento para Implantação de Escritórios de Projetos – Parte 1

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gp4us - Estratégia e Implementação de um PMO

Segundo o Guia PMBOK:

Um escritório de projetos (Project Management Office, PMO) é um corpo ou entidade organizacional à qual são atribuídas várias responsabilidades relacionadas ao gerenciamento centralizado e coordenado dos projetos sob seu domínio.

As responsabilidades de um PMO podem variar desde fornecer funções de suporte ao gerenciamento de projetos até ser responsável pelo gerenciamento direto de um projeto. Os projetos apoiados ou administrados pelo PMO podem não estar relacionados de outra forma que não seja por serem gerenciados conjuntamente.

 

gp4us - PMO

 

Estratégia de Implantação

A definição da estratégia para implantação de um PMO fundamenta-se nos mesmos princípios da Gestão Estratégica de qualquer organização. 

A implantação e a operação efetiva desta nova estrutura serão consequência do desenvolvimento de estratégias claramente declaradas e comunicadas, afim de nortear passos posteriores como planejamento do projeto de implantação.

O planejamento estratégico de implantação de um PMO será mais bem elaborado a partir de estudos baseados em benchmarking sobre estratégias de implantação de Escritórios de Projetos bem sucedidos.

Várias são as definições de estratégia encontradas na literatura:

Para Chandler (1962):

A estratégia é a determinação dos objetivos básicos de longo prazo de uma empresa, assim como a adoção das ações adequadas e o envolvimento de recursos para atingir esses objetivos.

Para Ansoff (1965):

Estratégia é um conjunto de regras de tomada de decisão em condições de desconhecimento parcial.  As decisões estratégicas dizem respeito à relação entre a empresa e o seu ecossistema.

Para Porter (1985):

A estratégia competitiva são ações ofensivas ou defensivas para criar uma posição defensável numa indústria, para enfrentar com sucesso as forças competitivas e assim obter um retorno maior sobre o investimento.

Para qualquer uma das citadas acima, o objetivo consiste na definição clara de objetivos, regras ou ações para auxiliarem as empresas a alcançar resultados mais competitivos no futuro.

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Tipos de Estratégias Para Implantação do PMO

Algumas das possíveis estratégias para implantação de um Escritório de Projetos são descritas logo abaixo:

Estratégia 1 – Projetos Piloto Não Estratégicos

Para esta estratégia o Escritório de Projetos atuará inicialmente apenas em alguns projetos pilotos não estratégicos, sendo esta uma forma de testar a metodologia, os sistemas informatizados, corrigir eventuais falhas e capacitar os profissionais envolvidos.

Estratégia 2 – Projetos Pilotos Estratégicos

Nesta estratégia o PMO deverá gerenciar inicialmente alguns projetos pilotos selecionados com objetivo de testar a metodologia, os sistemas informatizados, corrigir eventuais falhas e capacitar os profissionais envolvidos em projetos.

A principal diferença em relação à estratégia anterior está no fato de que os projetos a serem geridos não podem falhar, sob pena de afetar alguns objetivos estratégicos da organização.

Estratégia 3 – Identificação do Portfólio

Nesta estratégia o PMO fará, inicialmente, a gestão de apenas alguns projetos estratégicos piloto escolhidos após um completo levantamento e análise do portfólio total de projetos existentes na organização.

A diferença em relação à estratégia 2 está no fato de que neste caso a definição de quais os projetos a serem gerenciados como piloto e o inventário de projetos do portfólio são levantados em detalhes.

Estratégia 4 – Todos os projetos

Nesta estratégia podemos dizer que o PMO entrará em funcionamento em toda a sua plenitude.

Um levantamento do portfólio de projetos identificará quais são os projetos em andamento e previstos e poderá definir, em uma fase inicial, níveis básicos de controle como, por exemplo, cumprimento do escopo, prazo, budget, entre outros.

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Vantagens 

Segundo Mullaly uma boa estratégia de implantação de um PMO evita alguns erros comuns como:

  • Tentar mudar sem saber exatamente aonde se quer e se pode chegar dentro do contexto atual;
  • Tentar mudar pessoas, processos e ferramentas de uma só vez;
  • Esquecer-se de envolver e buscar o comprometimento das pessoas no processo de mudança, não considerando suas expectativas com relação ao PMO;
  • Não fazer a Gestão de Mudanças;
  • Criar burocracia, reinventar a roda e criar redundâncias.

Fatores Críticos de Sucesso

Desde a definição da estratégia até a elaboração e concretização do projeto de implantação de um Escritório de Projetos alguns fatores críticos de sucesso devem ser observados pela organização.

Patrocínio e comportamento da direção e da alta gerência

O sucesso da implantação de um Escritório de Projetos depende do apoio da alta gerência.  Conflitos e desalinhamento entre os integrantes da direção a força necessária para implementação do Escritório estará comprometida.

Consideração quanto ao impacto da estrutura organizacional

Para cada tipo de estrutura organizacional, canais distintos devem ser descritos para que cada colaborador reconheça claramente a autoridade, função para o qual foi contratado e a responsabilidade necessária para que o trabalho seja realizado (Kerzner, 2003).

Nível de Maturidade em Gerenciamento de Projetos

Encontramos no mercado diversas metodologias de avaliação da maturidade em gerenciamento de projetos.  Devemos considerar o investimento necessário para equiparar a maturidade à complexidade da estratégia de implantação também escolhida.

Gerenciamento de Mudanças

A organização deve trabalhar com Programas de Change Management com o objetivo de obter sucesso na implantação do PMO, eliminando a possibilidade do projeto ser encerrado antes mesmo de ficar pronto.

Ausência de uma Linguagem Comum

Com frequência diferentes áreas dentro da mesma organização criam seu próprio vocabulário.  Definir padrões, modelos, processos e categorizações é de extrema importância pois evitará que algumas áreas, por exemplo, criem ou considerem ações rotineiras como projetos.

Comunicação

Mudanças somente serão aceitas mediante um processo de comunicação claro e objetivo, levando a informação certa no momento e local correto como por exemplo os objetivos e estratégias de mudança. 

Criação de Senso de Urgência

É importante definir e criar processos para entendimento do senso de urgência pois a inexistência do mesmo apresentará uma mensagem ambígua para a organização.  O mesmo eliminará pensamentos como: se a mudança é importante, mas não urgente, então não deve ser importante.

Capacitação da Liderança em Gestão de Projetos

Para que as pessoas possam ser convencidas de todos os benefícios que um PMO pode trazer à organização a liderança deve possuir e apresentar crenças e convicções de que tal objetivo pode e irá agregar valor.

Ancorar o PMO na Cultura da Empresa

A implantação do PMO deve ser firmemente ancorada na cultura da organização, refletindo tais valores como um elemento viabilizador de inovação, e não apenas como um Centro de Controle burocrático.

Sistemas de Gestão de Portfólio e Gestão do Conhecimento

Quanto mais complexo o portfólio e controles da organização, maior a necessidade de um Sistema de Gestão de Projetos e Portfólio.

O PMO não conseguirá desempenhar as funções necessárias sem as ferramentas adequadas para gerenciar tal complexidade.

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Estrutura Analítica do Projeto

O sucesso na implantação de um Escritório de Projetos também pode ser atribuído a um planejamento bem elaborado sobre todas as etapas a serem seguidas pelo projeto.

O modelo de EAP apresentado abaixo apresenta as etapas necessárias a serem seguidas e serão detalhadas mais a frente.

gp4us - EAP Implantação Escritório de Projetos

Cronograma Atividades Resumo

A EAP apresentada acima pode ser apresentada também na forma de macro-atividades conforme abaixo:

EDT Nome da Tarefa
1 Projeto Implantação PMO
1.1    Gerenciamento do Projeto
1.1.1       Termo de Abertura do Projeto
1.1.2       PLANO DO PROJETO
1.1.2.1          ESCOPO
1.1.2.1.1             DECLARAÇÃO DO ESCOPO
1.1.2.1.2             EAP
1.1.2.1.3             DICIONÁRIO DA EAP
1.1.2.2          TEMPO
1.1.2.2.1             CRONOGRAMA
1.1.2.2.2             LISTA DE MARCOS
1.1.2.3          CUSTO
1.1.2.4          COMUNICAÇÃO
1.1.2.5          RISCOS
1.1.2.6          PESSOAS
1.1.2.7          AQUISIÇÕES
1.1.2.8          QUALIDADE
1.1.2.9          CONTROLE INTEGRADO DE MUDANÇAS
1.1.3       Controle
1.1.3.1          Reuniões
1.1.3.2          Relatórios de desempenho
1.1.4       Fechamento
1.1.4.1          Aceite do Projeto
1.1.4.2          Fechamento Administrativo
1.1.4.3          Relatório Lições Aprendidas
1.2    Implantação Física
1.2.1       Formalização de criação do PMO
1.2.2       Mobilização da eqipe inicial
1.2.3       Aquisição e mobilização infraestrutura
1.3    Diagnóstico
1.3.1       Levantamento dos Stakeholders
1.3.2       Aplicação de modelo de maturidade
1.3.3       Análise dos resultados
1.3.4       Detalhamento das ações
1.4    Implantação dos serviços
1.4.1       Desenvolvimento da metodologia
1.4.2       Escolha e implantação de PMIS
1.4.3       Construção de exemplos e templates
1.4.4       Definição das políticas organizacionais
1.4.5       Homologação e normalização das ferramentas
1.4.6       Homologação e normalização das políticas organizacionais
1.5    Projeto Piloto
1.5.1       Seleção e escolha do projeto piloto
1.5.2       Treinamento da equipe do projeto nas ferramentas
1.5.3       Acompanhamento do projeto piloto
1.6    Análise dos resultados e ajustes da metodologia e ferramentas
1.7    Treinamento
1.7.1       Seleção de pessoas para o treinamento
1.7.2       Diagnóstico de necessidades de treinamento
1.7.3       Construção do material de treinamento
1.7.4       Treinamento das ferramentas
1.8    Encerramento
1.8.1       Avaliação sobre a implantação do projeto
1.8.2       Recomendações para Roll-out
1.8.3       Desmobilizações

Principais Marcos

Como boa prática em gerenciamento de projetos, a inclusão de marcos no cronograma nos permitirá visualizar pontos futuros que serão atingidos e, a partir dos mesmos, identificar através de análises o andamento do projeto.

Como principais marcos para o cronograma de implantação do PMO podemos ter:

  • Início do Projeto;
  • Implantação Física Realizada;
  • Diagnóstico Realizado
  • Início da Implantação dos Serviços
  • Implantação dos Serviços Realizado;
  • Início do Projeto Piloto;
  • Projeto Piloto Realizado;
  • Treinamento Realizado;
  • Fim do Projeto;

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Conclusão

Escritórios de Projetos deveriam ser considerado por todos da organização como um Centro de Excelência com objetivo de aumentar a performance dos projetos que conduz, garantindo ao final a entrega do benefício proposto.

Neste post iniciamos os passos iniciais de um modelo proposto para que um PMO possa ser implementado com sucesso dentro da organização.  Tal modelo, por sua vez, não deve ser considerado uma verdade para todas as empresas e sim modelado e adaptado à diferentes situações e organizações.

No próximo post continuaremos a falar sobre o Plano de Implantação do PMO, detalhando o cronograma, identificando riscos e demais artefatos úteis na utilização de projetos como este.

Referências Bibliográficas

  • PMI – Um guia do conhecimento em gerenciamento de projetos.  Guia PMBOK 5a. ed. – USA: Project Management Institute.
  • BARCAUI, André: PMO Escritório de Projetos, Programas e Portfólio na prática.
  • KERZNER, H. Strategic Planning for a Project Office.  Project Management Journal, v.34, n.2, p. 13-25, 2003.
  • ENGLUND, RL; GRAHAM RJ; DINSMORE PC.  Creating the Project Office – A manager’s guide
  • http://blog.mundopm.com.br/2012/02/08/601/

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