Série Microsoft Project PPM #4 – Criação de Projetos

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Profissionais que trabalham como a Solução Microsoft Project PPM para o Gerenciamento de Portfólio estão diretamente envolvido com o gerenciamento de projetos, programas e portfólio.  Desta forma os 3 termos apresentados abaixo devem ser muito bem claros.  De acordo com o PMI temos:

Projetos

É um esforço temporário empreendido para criar um novo produto, serviço ou resultado exclusivo.

Programas

É definido como um grupo de projetos relacionados gerenciados de modo coordenado para a obtenção de benefícios e controle que não estariam disponíveis se fosse gerenciados individualmente

Portfólio

Refere-se a um conjunto de projetos ou programas e outros trabalhos, agrupados para facilitar o gerenciamento eficaz desse trabalho a fim de atingir os objetivos de negócios estratégicos

Com o intuito de obter sucesso no Gerenciamento de Projetos, Programas e Portfólio, é de extrema importância o conhecimento em metodologias no gerenciamento de projetos e de portfólios.

Metodologia

Descrição

Gerenciamento de Projetos

Conjunto de processos e procedimentos a serem seguidos pela equipe durante as fases de inicialização, planejamento, execução, controle e encerramento do projeto com objetivo de obter os benefícios propostos pelo projeto.

Gerenciamento de Portfólio

Conjunto de processos, métodos e tecnologias utilizadas pelo Gerente de Projetos e pelo Escritório de Projetos (PMO’s) para analisar, selecionar, priorizar e gerenciar projetos baseados em características chaves (drivers) como custo, benefício e alinhamento com os objetivos estratégicos da organização.

 

Microsoft Project PPM

O PPM da Microsoft é uma solução online flexível para o Gerenciamento de Portfólio.  Disponível com do Office 365, prove poderosos mecanismos para o planejamento, priorização e gerenciamento de projetos, bem como o investimento no portfólio organizacional de qualquer lugar seja PC, tablet ou smartphone, podendo ser utilizados por administradores, gerentes de portfólio, gerentes de projeto, gerentes de recursos, líderes de equipe ou mesmo membros da equipe.

Interface do Microsoft Project PPM

Ao acessar o Microsoft PPM, a página inicial apresentada será algo semelhante à imagem abaixo:

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A Página Inicial localizado ao centro da tela e mais visível ao usuário possui uma série de atalhos com várias finalidades e objetivos, todos com o objetivo de acelerar nosso trabalho.

Introdução ao Project

 

Cria um novo projeto ou importa de arquivos de projetos e sites do SharePoint.

 

Abre a página de Introdução ao Microsoft Project Online.

 

Permite o acesso a exibições e relatórios mais sofisticados para gerenciar com mais facilidade de seus trabalhos.

 

Conecta o Microsoft Project ao Power BI para a exibição de relatórios prontos para utilização.

 

Verifica a integridade do seu portfólio de projetos.

 

Permite o compartilhamento do Site do Projeto com outros usuários.

 

Possibilita a inclusão de novos recursos no Microsoft PPM, como Relatórios, Quadro de Horários, Recursos e Fluxo de Trabalho, dentre outros.

 

Controle seu trabalho

 

Abre a Página Central de Projetos, apresentando todos os projetos já criados em seu portfólio.

 

Abre a Página Aprovações.

 

Abre a Página de Tarefas.

 

Abre a Página através do PWA.

Menu Navegação

Localizado à esquerda da tela, o Menu de Navegação permite que você acesse diferentes áreas do Microsoft PPM.  Este pode ser a qualquer momento customizado pelo Administrador para adicionar ou remover diferentes áreas.

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Item

Descrição

Projetos

Abre a página principal da Central de Projetos

Aprovações

Abre a lista de etapas do fluxo de trabalho que precisam ser aprovados

Tarefas

Abre a lista de tarefas que já foram criadas anteriormente

Quadro de Horários

Exibe a planilha de horários do projeto onde é possível inserir os horários de cada projeto

Problemas e Riscos

Abre a lista de riscos e problemas de todos os projetos cadastrados em seu portfólio

Recursos

Abre a Central de Recursos

Relatório de Progresso

Abre a página onde é possível criar novas solicitações de relatório e visualizar as já existentes

Biblioteca de Objetivos Estratégicos

Abre a lista de objetivos estratégicos de sua companhia.

Priorização dos Objetivos Estratégicos

Abre a lista dos drivers de priorização existentes, permitindo ainda criar ou editar cenários de priorização

Análises de Portfólio

Abre a Lista de Cenários criados anteriormente permitindo a criação de novos ou edição dos já existentes

Relatórios

Abre a lista de todos os relatórios existentes em seu portfólio

Configurações do Servidor

Abre a seção que permite realizar uma série de configurações em seu servidor, onde apenas o Administrador possui acesso.

Tabela de Projetos

A Tabela de Projetos apresenta todos os projetos atualmente cadastrados no Microsoft PPM pertencentes ao portfólio de sua organização provendo uma visão rápida de cada um, podendo apresentar diferentes campos como data de início e término do projeto, quantidade de trabalho concluído, custos, indicadores do projeto ou qualquer outro tipo de informação que a organização considere importante. 

Pode ser facilmente personalizado a partir de diferentes tipos de visões pré-existentes, filtros ou grupos. 

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Barra de Comando Projetos

Ao clicar no menu PROJETOS, as seguintes opções são apresentadas:

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Grupo

Comando

Descrição

Projeto

Novo

Cria um novo projeto.

Abrir

Abre o projeto selecionado.

Adicionar Site do SharePoint

Cria um novo projeto no Project PPM a partir de uma lista de tarefas existentes.

Navegar

Criar Equipe

Adiciona recursos ao projeto.

Permissões do Projeto

Abre a página de Permissões do projeto com objetivo de configurar as permissões para o projeto.

Fazer Check In de Meus Projetos

Abre a página Forçar Check In de objetos da organização.

Zoom

Ampliar

Apresenta um incremento de tempo menor na escala de tempo.

Reduzir

Apresenta um incremento de tempo maior na escala de tempo.

Rolar para o Projeto

Posiciona-se no Gráfico de Gantt a partir do projeto selecionado.

Dados

Estrutura de Tópicos

Altera o nível de estrutura de tópicos a ser utilizado no modo de exibição.

Pacotes Cumulativos

Exibe pacotes cumulativos em campos com suporte quando agrupados por critérios específicos.

Gráfico de Gantt

Exibe ou oculta o Gráfico de Gantt

Exibir

Altera para diferentes modos de exibição.

Filtrar

Filtra o modo de exibição com base nos critérios selecionados.

Agrupar por

Agrupa os itens do modo de exibição pelo campo especificado.

Linha do Tempo

Adicionar Projeto

Adiciona um projeto à Linha do Tempo.

Adicionar Tarefas

Adiciona tarefas à Linha do Tempo.

Compartilhar

Exportar para o Excel

Exporta os dados da grade para o Microsoft Excel.

Imprimir

Imprime os dados da grade.

Mostrar/Ocultar

Subprojetos

Exibe subprojetos na Central de Projetos.

Hora com Data

Exibe a hora utilizando os campos de data.

Tipo de Projeto

Alterar

Altera o tipo de projeto da empresa associado ao projeto.

Linha do Tempo

A seção Linha do Tempo do Microsoft PPM é a representação gráfica de cada projeto dentro de um período de tempo.  Ao selecionar a mesma e clicar no menu Linha do Tempo os comandos abaixo são apresentados através dos quais é possível realizar uma série de customizações no modo de exibição da mesma.

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Grupo

Comando

Descrição

Fonte

Fonte

Altera a fonte do texto da tarefa.

Tamanho

Altera o tamanho do texto da tarefa.

Negrito

Coloca o texto selecionado em negrito.

Itálico

Coloca o texto selecionado em itálico.

Sublinhado

Coloca o texto selecionado em sublinhado.

Cor de Realce

Realça o texto selecionada com a cor selecionada.

Cor da Fonte

Altera a cor do texto da tarefa selecionada.

Mostrar/Ocultar

Datas da Tarefa

Exibe as datas nas tarefas.

Hoje

Exibe uma linha que representa a data de hoje.

Iniciar e Concluir

Mostra as datas de início e término da Linha do Tempo.

Escala de Tempo

Mostra escala de tempo na Linha do Tempo.

Ações

Bloquear Largura da Linha do Tempo

Bloqueia a Linha do Tempo na largura atual para todos os usuários.

Seção Atual

Exibir como Barra

Exibe a seleção atual como uma barra na Linha do Tempo.

Exibir como Balão

Exibe a seleção atual como um balão na Linha do Tempo.

Remover da Linha do Tempo

 

Mover para Cima

Move a tarefa selecionada para a Linha do Tempo acima dela.

Mover para Baixo

Move a tarefa selecionada para a Linha do Tempo abaixo dela.

Barra de Linha de Comando

Adicionar

Adiciona uma nova Linha do Tempo na tela.

Remover

Remove a Linha do Tempo selecionada.

 

OBS: Caso você não tenha acesso a todos os itens apresentados anteriormente, basta clicar no botão EDITAR LINKS e selecionar a opção que deseja apresentar.

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Criação de Novos Projetos no Microsoft Project PPM

Mais de uma opção encontra-se disponível para a criação de novos projetos no Microsoft PPM.  A partir da Página Central de Projetos é possível selecionar a opção Novo a qual apresentará os tipos de projetos criados pelo Administrador. 

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Caso você ainda não tenha detalhes suficientes do projeto a ser criado, utilize a opção Lista de Tarefas do SharePoint.

Porém, na grande maioria dos casos você utilizará a opção No Project Profissional.  Esta opção executará paralelamente o Project onde o cronograma a ser criado poderá ser, posteriormente publicado no servidor.

Caso você opte pela opção No Microsoft Project a janela de confirmação apresentada abaixo será exibida solicitando que você confirme a abertura do programa.

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