Série Microsoft Project PPM #5 – Trabalhando com recursos

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Série Microsoft Project PPM #5 – Trabalhando com recursos
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Através do Pool de Recursos do Microsoft Project PPM nos é oferecida a possibilidade de associar o mesmo recurso a mais de um projeto ou utilizar o compartilhamento de recursos em mais de um projeto.  Ele manter centralizada as informações sobre cada recurso disponível no Microsoft PPM e gerencia-los de forma centralizada. 

Através do mesmo podemos adicionar ou então modificar os recursos desejados.

O principal benefício oferecido é que todas as informações de todos os nossos recursos é apresentada em um único local.

Central de Recursos

Como Gerente de Projeto é sua responsabilidade entender os diferentes tipos de recursos e principalmente a disponibilidade de cada um deles para o projeto.

Através da Central de Recursos podemos visualizar a disponibilidade destes recursos, as tarefas associadas, adicionar novos recursos, filtrar e ainda exportar as informações para o Microsoft Excel.

A central de recursos possui uma Barra de Comandos a parte superior da tela, o Menu de Navegação à sua esquerda e, ao centro da tela, uma planilha que apresenta todos os recursos já cadastrados pela organização.

gp4us - Microsoft Project PPM - Recursos

Barra de Comandos

Ao selecionar o Menu Recursos da Central de Recursos do Microsoft Project PPM nos é apresentado vários Grupos de Comando e seus respectivos comandos, conforme abaixo:

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Grupo

Comando

Descrição

Recursos

Novo

Cria um novo recurso.

Editar

Edita as propriedades do recurso selecionado.

Edição em Massa

Edita simultaneamente vários recursos.

Abrir

Abre os recursos selecionados no Microsoft Project para edição das propriedades.

Dados

Estrutura de Tópicos

Altera o nível da estrutura de tópicos a ser utilizado no modo de exibição.

Exibir

Altera o modo de exibição atual.

Filtrar

Filtra o modo de exibição com base nos critérios selecionados.

Agrupar por

Agrupa os itens do modo de exibição pelo campo selecionado.

Mostrar/Ocultar

Recursos Selecionados

Exibe uma lista que mostre todos os recursos selecionados atualmente.

Hora com Data

Apresenta a hora utilizando os campos de data.

Compartilhar e Acompanhar

Exportar para o Excel

Exporta os dados da grade para o Microsoft Excel.

Imprimir

Imprime os dados da grade.

Navegar

Atribuições do Recurso

Abre a página Atribuições do Recurso.

Planejamento de Capacidade

Abre a página Planejamento de Capacidade.

Solicitações de Recurso

Abre a página Solicitações de Recurso.

Recursos Genéricos

Um Recurso Genérico pode ser criado pelo Administrador do Sistema e corresponde não a uma pessoa, por exemplo, e sim a um determinado cargo o qual várias pessoas podem estar associadas.  Sua organização pode, por exemplo, criar recursos nomeados por Gerente de Projetos, Gerente de Recursos, Gerente Regional, entre outros.

Tais recursos podem ser utilizados durante a preparação de cronogramas pois neste momento os recursos oficiais do projeto ainda não foram definidos.

Através da Página Central de Recursos é possível visualizar todos os recursos previamente cadastrados, genéricos ou não.

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Criação de Novos Recursos

A criação de novos recursos no Microsoft Project PPM é possível através do comando Novo localizado na Barra de Comandos Recursos.  A página para a criação de novos recursos será então apresentada onde nos é possível entrar com as propriedades particulares de cada recurso.

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Vários são as propriedades a serem informadas, categorizadas por áreas.

Grupo

Comando

Descrição

Tipo

Tipo

Tipo de Recurso podendo ser Trabalho, Material ou custo, ainda detalhado como Orçamento ou Genérico.

Informações de Identificação

Nome para exibição

Nome de exibição do recurso.

Endereço de e-mail

Endereço de e-mail do recurso.

EDR

Estrutura de Divisão do Recurso representando uma estrutura hierárquica ou organizacional dos recursos

Iniciais

Iniciais do recurso

Nome Hiperlink

Nome de exibição do hiperlink para do recurso.

Status

Define o status do recurso podendo ser ativo ou inativo

Atributos de Atribuição

Requer aprovação

Indica se as atualizações do recurso quanto as tarefas executadas requerem atualização.

Pode ser nivelado

Indica se o recurso pode ser nivelado ou não.

Calendário

Definição do calendário do recurso.

Tipo de Reserva

Define o Tipo de Reserva do recurso podendo ser Proposta ou Comprometida.

Gerente Quadro Horários

Atribuição do Gerente responsável pelo quadro de horários.

Proprietário de Atribuição

Atribuição do Proprietário padrão em relação às atribuições do recurso.

Início disponibilidade

Data início da disponibilidade do recurso.

Última disponibilidade

Data término da disponibilidade do recurso.

Taxa Padrão

Valor hora do recurso.

Taxa Hora Extra

Valor da hora extra do recurso por hora.

Unidades Máximas

 

Custo/Uso

Definição do curso por uso do recurso.

Departamentos

Departamento

Apresentação dos departamentos da organização.

Campos de Grupo

Grupo

Grupo a ser atribuído ao recurso.

Código

Código atribuído ao recurso.

Centro de Custo

Centro de custo do recurso.

Tipo de Custo

Tipo de custo associado ao recurso quando definido como Tipo Custo.

Detalhes da Equipe

Pool de Atribuição

Indica se o recurso pertence à algum pool de atribuição.

Nome da Equipe

Indicação do nome da equipe ao qual o recurso pertence.

Edição de Recursos Existentes

É possível ainda editar recursos existentes através do botão Editar localizado na Barra de Comandos Recursos.  Para isso basta selecionar o recurso a ser editado e clicar no botão.  A página de Edição de Recursos será apresentada onde nos é possível alterar as informações previamente cadastradas.

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Compromissos dos Recursos

Correspondem às solicitações de um Gerente de Projeto para um Gerente de Recursos para a utilização de um determinado recurso durante período de tempo específico.  Em grandes organizações com múltiplos projetos e recursos concorrendo entre si, é de fundamental importância que tais recursos sejam previamente alocados.

A criação de Compromissos ajudam o alinhamento entre Gerentes de Projeto e Gerentes de Recurso sobre uma determinada quantidade de recursos específicos de trabalho e o período de tempo associado ao mesmo.

Solicitações de engajamento são feitas pelo Gerente de Projeto no Microsoft Project e aprovado ou rejeitado pelo Gerente de Recursos no Microsoft PPM.

Construção de Times no Microsoft PPM

Antes de realizar uma requisição oficial de determinados recursos para os projetos, é necessário realizar o que conhecemos por Construção do Time, que deve ser realizada através do Microsoft Project acessando-se o Menu Recursos, Adicionar Recursos

gp4us - Microsoft Project PPM - Recursos

A caixa de diálogo apresentada ao selecionar a opção para Construção da Equipe, apresentada abaixo, nos permite selecionar a relação de todos os recursos.

O simples fato de selecionarmos o recurso e adicioná-lo não significa que o previamente cadastrados no Microsoft Project PPM (lista à esquerda e adicioná-los como recursos propostos para o projeto (lista à direita).

O mesmo está automaticamente atribuído a execução das atividades propostas do projeto.  Inicialmente o mesmo assumirá o status de Comprometido cabendo ainda ao Administrador do PPM ou Gerente de Recursos autorizar sua alocação.

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Criação de Compromissos

Após criar a requisição do Time que irá compor a Equipe do Projeto, o Gerente de Projetos deverá criar uma Solicitação de Compromisso.  Esta solicitação pode ser realizada através do menu Recurso – Adicionar Compromisso.

gp4us - Microsoft Project PPM - Recursos Ao selecionar esta opção, será apresentada a caixa de diálogo onde será possível identificar, individualmente, algumas opções que justificam a necessidade do recurso no projeto como, por exemplo, a data de início e término do compromisso.

gp4us - Microsoft Project PPM - RecursosAo confirmar os compromissos de cada recurso podemos observar no Microsoft Project através da visão Planejamento de Recursos localizada no menu Exibir, todos os recursos requeridos anteriormente, identificados na primeira coluna (Indicadores) com uma marca verde e o Status do Compromisso marcado como Rascunho.

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Compromissos

No Microsoft Project, ao alterarmos o modo de visualização para Planejamento de Equipe, um novo menu será apresentado chamado Compromisso.

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Comando

Descrição

Adicionar Compromisso

Solicita um recurso por um período de tempo específico.

Atualizar

Atualiza seus compromissos para visualizar as alterações realizadas por outros usuários.

Enviar

Envia novas solicitações de compromisso e atualizações para revisão e aprovação.

Inspecionar

Mostra o Inspetor para exibir requisitos e restrições em entidades do projeto.

Rolar para o Compromisso

Move para a área no modo de exibição que contém os dados de compromisso do item selecionado.

Informações

Mostra a caixa de diálogo de Informações de Compromisso para atualizar propriedades como início, término, trabalho e comentários.

 

gp4us - Microsoft Project PPM - Recursos

Todas as informações adicionadas até então no Microsoft Project devem ser sincronizadas com o Microsoft PPM para que tais requisições possam então ser aprovadas, ou não.   Nesta situação é necessário então clicar sobre o botão Enviar – Enviar Todos os Compromissos.

Solicitação de Recursos

Uma vez que os compromissos tenham sido enviados ao Microsoft Project PPM pelo Gerente de Projetos através do Microsoft Project, tal requisição pode ser visualizada pelo Gerente de Recursos e uma determinada ação tomada sobre a mesma. 

Para isso o Gerente de Recursos deverá selecionar, no Microsoft PPM, o item de Menu Recursos e na Barra de Comandos, a opção Solicitação de Recursos no Grupo Navegar.

gp4us - Microsoft Project PPM - Recursos

Ao selecionar esta opção, a página Solicitação de Recursos será apresentada listando todas as atividades com necessidade de serem autorizadas pelo Gerente de Recursos que pode ainda Adicionar, Aceitar ou Rejeitar novas solicitações.

gp4us - Microsoft Project PPM - Recursos

A página Solicitação de Recursos apresenta ainda o Menu de Comandos Compromisso.

gp4us - Microsoft Project PPM - Recursos

Grupo

Comando

Descrição

Atualizar

Aceitar

·         Aceita as solicitações de compromissos selecionados alterando o status das mesmas.

Rejeitar

·         Rejeita as solicitações de compromissos selecionadas alterando o status das mesmas.

Compromissos

Adicionar Compromisso

·         Permite a inclusão de um novo compromisso.

Editar Compromisso

·         Permite a edição de compromissos existentes.

Excluir Compromisso

·         Permite a exclusão de compromissos existentes.

Exibir

Folha

·         Exibe os dados em formato de tabela.

Dados Divididos em Fases

·         Exibição dos dados no modo Exibição em Fases

Dados

Exibir

·         Altera o modo de exibição de acordo com o item selecionado.

Filtrar

·         Filtra o modo de exibição com base nos critérios selecionados.

Agrupar por

·         Agrupa os itens do modo de exibição pelo campo especificado.

Navegar

Central de Recursos

·         Exibe a página de Central de Recursos.

Atribuições do Recurso

·         Exibe a página de Atribuições do Recurso.

Planejamento de Capacidade

·         Exibe a página de Planejamento de Capacidade.

 

A partir do momento em que o Gerente de Recursos tomou uma determinada ação, aceitar ou rejeitar, em relação aos compromissos solicitados no Microsoft Project PPM, é possível visualizar no Microsoft Project, através da visão Planejamento de Recursos que a coluna Status passa ter novos valores, correlacionados com as ações de aceitar ou rejeitar.

gp4us - Microsoft Project PPM - Recursos

Problemas de Alocação

Quando trabalhamos com múltiplos projetos utilizando os mesmos recursos um dos grandes problemas que temos são recursos superalocados.

A visão Planejador de Equipe do Microsoft Project é um modo que lhe oferece recursos para identificar onde os recursos estão superalocados através das atividades a eles atribuídos no projeto. 

Neste modelo, todos os recursos são apresentados à esquerda da tela enquanto as tarefas associadas ao mesmos são apresentadas à direita através de um macro calendário do projeto.

Recursos superalocados serão identificados na cor vermelha e suas atividades superalocadas serão envolvidas por colchetes vermelhos.

gp4us - Microsoft Project PPM - Recursos

Tais problemas de superalocação podem ser facilmente solucionados através da movimentação das atividades entre datas ou mesmo entre diferentes recursos. Porém, essa ação deve ser executada com o máximo de cuidado possível e por pessoas que já possuam conhecimento consolidado nesse tipo de atividade.

Um outro modo de visualização que pode ser utilizado no Microsoft Project para resolver problemas de superalocação é o Modo Uso da Tarefa.

Esta modo de visualização é dividido em 2 partes onde a primeira à esquerda apresenta as atividades com suas durações, datas e recursos relacionado, enquanto à direita é apresentada a distribuição de horas por dia durante o período da atividade em que o recurso está alocado.

gp4us - Microsoft Project PPM - Recursos

Planejamento de Capacidade

A opção Planejamento de Capacidade localizada no grupo Navegar da Barra de Comandos Recursos corresponde a uma poderosa ferramenta com objetivo de nos ajudar a determinar se os recursos do nosso projeto encontram-se corretamente alocados através das atividades do projeto. 

gp4us - Microsoft Project PPM - Recursos

Quando selecionado, a página de Utilização dos Recursos será exibida apresentando o gráfico de utilização dos recursos.

No mesmo, a quantidade de cada recurso que está alocada é indicada como uma barra colorida, todos sobre uma coluna que representa o total de utilização e a capacidade total para tais recursos.

gp4us - Microsoft Project PPM - Recursos

Abaixo do gráfico visualizamos uma tabela dividida em 2 partes.  À esquerda visualizamos uma lista de todos os recursos e projetos aos quais estão associados.  Já à direita identificamos a disponibilidade, capacidade e horas aos quais cada recurso está associado a uma atividade por dia.

OBS: Se a disponibilidade do recurso for negativa, significa que o mesmo encontra-se superalocado.

gp4us - Microsoft Project PPM - Recursos

Além das exibições apresentadas acima, essa página também nos fornece uma nova Barra de Comandos:

gp4us - Microsoft Project PPM - Recursos

Grupo

Comando

Descrição

Modo de Exibição

Exibir

Altera o modo de exibição.

Filtros

Unidade de Trabalho

Apresenta informações do gráfico e tabela a partir da unidade de trabalho selecionada.

Escala de Tempo

Apresenta informações no mapa de dados a partir da Escala de Tempo selecionada.

Incluir Reservas Propostas

Apresenta informações no mapa de dados incluindo ou não reservas propostas.

Limites

Sobre por

Define a porcentagem para realçar recursos além do limite no mapa de dados.

 

Sob por

Define a porcentagem para realçar recursos subutilizados no mapa de dados.

Intervalo de Datas

De – Até

Atualiza o mapa de dados para exibir apenas os dados do intervalo de datas especificado.

Compartilhar

Exportar para o Excel

Exporta os dados da grade para o Microsoft Excel.

Navegar

Central de Recursos

Abre a página Central de Recursos.

Atribuições do Recurso

Abre a página Atribuições do Recurso.

Solicitações de Recurso

Abre a página Solicitações de Recurso.

 

Atribuições do Recurso

Para ter acesso a página Atribuições dos Recursos, o Gerente de Projetos deve acessar o item de menu à esquerda Recursos, selecionar o menu de comandos Recursos e então escolher a opção Atribuições dos Recursos.

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Também dividida em 2 partes, a página de Atribuições dos Recursos nos apresenta todas as atividades as quais o recurso encontra-se associado no projeto do lado esquerdo, enquanto do lado direito é apresentado um Gráfico de Gantt ilustrando tais associações dentro do calendário do projeto. 

gp4us - Microsoft Project PPM - Recursos

A selecionar esta página, várias são as opções de personalização que podem ser realizadas através da nova Barra de Comandos exibida.

gp4us - Microsoft Project PPM - Recursos

Grupo

Comando

Descrição

Exibir

Gráfico de Gantt

Mostra ou oculta o Gráfico de Gantt

Dados divididos em fases

Exibe os dados no Mode de Exibição em Fases

Intervalo de Datas

De – Até

Atualiza a grade de dados somente com as atividades definidas dentro do intervalo de tempo indicado.

Zoom

Ampliar

Mostra um incremento de tempo menos na escala de tempo.

Reduzir

Mostra um incremento de tempo maior na escala de tempo.

Rolar para Tarefa

Posiciona o Gráfico de Gantt na tarefa selecionada.

Dados

Estrutura de Tópicos

Altera o nível da estrutura de tópicos a ser utilizado.

Exibir

Altera o modo de exibição das tarefas.

Filtrar

Permite aplicar critérios de filtragem nos dados.

Agrupar por

Permite agrupar as informações das tarefas.

Mostrar/Ocultar

Hora com Data

Exibe o tempo usando os campos de data.

Trabalho de Hora Extra

Exibe o trabalho de horas extras na grade.

Tarefas Resumo

Exibe tarefas resumo na grade.

Trabalho

Exibe o trabalho agendado na grade.

Compartilhar

Exportar para o Excel

Exporta os dados da grade para o Excel.

Imprimir

Imprime os dados da grade.

Navegar

Central de Recursos

Abre a página Central de Recursos.

Planejamento de Capacidade

Abre a página Planejamento de Capacidade.

Solicitação de Recurso

Abre a página Solicitação de Recurso.

 

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