Cadastre-se

Cadastre-se para acesAcesse conteúdos exclusivos que só usuários cadastrados no site tem acesso.

Fases de um projeto – As 5 etapas e suas características

O gerenciamento de um projeto vem acompanhado de grandes desafios e com o objetivo de minimizar tais desafios. Assim, projetos são normalmente divididos...
HomeProjetosAgilPortfolio Kanban - Como construir entregas estratégicas

Portfolio Kanban – Como construir entregas estratégicas

Quando trabalhamos com metodologias ágeis em escala, portfólio, programa e projetos, algumas perguntas precisam ser feitas e uma reflexão sincera também. Como seu portfólio está funcionando hoje? Você sabe o que está acontecendo com todo projeto? Quais são iniciados? Quais estão parados? Os projetos estão agregando valor o mais rápido possível? Suas equipes estão sempre colocando mais energia em suas principais prioridades? Você está preparando informações suficientes para avançar de maneira constante, sem desperdício? A utilização de um Portfolio Kanban pode ajudar a otimizar o fluxo do seu portfólio, ajudando-o a entregar um trabalho de maior valor mais rapidamente, concentrando a energia no trabalho mais importante.

Os sistemas Kanban funcionam tão bem porque são muito simples. Na essência, um sistema Kanban é apenas um quadro visual usado para gerenciar o fluxo de trabalho onde muitas equipes de software usam postits para gerenciar seus processos. 

Você pode usar o mesmo conceito no nível do portfólio e então responder facilmente perguntas como as apresentadas abaixo apenas olhando o quadro:

  • Quais projetos começaram?
  • Quais estão esperando?
  • Existe um gargalo no sistema?
  • Qual coluna é a mais lenta?
  • O trabalho de descoberta deve continuar?
  • Esse portfólio precisa de mais análises?

Visualizar rapidamente o estado atual do seu portfólio oferece muito valor. Considere estas duas ações para obter ainda mais valor:

  • Limitar o trabalho em andamento permite que um trabalho mais valioso seja concluído mais rapidamente
  • Puxar itens quando estiver pronto para trabalhar (em vez de criar grandes estoques de trabalho) reduz o desperdício

Criando um Portfolio Kanban

As organizações ágeis podem usar sistemas Kanban em muitos níveis diferentes. Por exemplo, uma iniciativa Kanban pode alimentar um Program Kanban que alimenta o Kanban no nível da história de uma equipe:

Aqui estão algumas maneiras pelas quais você pode considerar começar:

Portfolio Kanban cheio de iniciativas ou projetos

Se você não conhece o Kanban para gerenciar seu portfólio, recomendamos trabalhar no nível da iniciativa (projeto).  Pense em uma iniciativa como sendo um conjunto de trabalhos com critérios de sucesso claros que normalmente podem ser concluídos em alguns meses. 

Uma iniciativa pode ser concluída por uma ou mais equipes e pode liberar software em poucos incrementos do programa. Cada equipe de desenvolvimento provavelmente utilizará seu próprio quadro Kanban.

Os principais benefícios do uso do Kanban no nível de iniciativa são:

  • A maioria das organizações são mais lentas do que poderiam ser, porque estão trabalhando em muitos projetos simultaneamente. Um Kanban nesse nível pode ajudar a resolver esse problema;
  • Se você está constantemente gerenciando recursos e tentando manter os projetos em andamento, o gerenciamento de sua iniciativa WIP pode facilitar essa atividade.

Portfolio Kanban cheio de recursos ou aprimoramentos

  • É muito mais fácil entender o que será entregue em breve;
  • Se suas equipes enviarem recursos frequentemente (diariamente ou semanalmente) para um sistema SaaS ou TI, esse nível do Kanban poderá ajudar a rastrear quais recursos são alternados para diferentes grupos de usuários;
  • Atividades de capacitação, como documentação, treinamento e marketing, podem ser orientadas pela disponibilidade de recursos, em vez de agrupadas;
  • A visibilidade dos recursos nos estágios iniciais facilita o planejamento de atividades externas na hora certa. Por exemplo, se um novo recurso exigir uma alteração nos preços ou em um site, este quadro poderá ajudar a iniciar esse processo no momento certo.

Portfolio Kanban cheio de projetos de implementação, conteúdo ou serviços profissionais

O que a pesquisa médica e o desenvolvimento de videogames têm em comum? Ambos podem envolver o desenvolvimento separado de um mecanismo principal e a implementação.No espaço médico, os estudos podem ser realizados por um grupo de serviços profissionais em questão de algumas semanas.

Já no espaço de videogame, uma vez que o mecanismo de jogo é construído, uma grande quantidade de conteúdo precisa ter muitas etapas repetíveis aplicadas, como animações, sons e assim por diante.

Um sistema Kanban nesse nível pode ajudá-lo a :

  • Acelerar a velocidade com que o conteúdo ou os estudos são concluídos;
  • Reduzar a sobrecarga da coordenação, substituindo o gerenciamento de projetos complicado por um sistema de extração simples.

Introdução ao Portfolio Kanban

Há três pontos importantes a serem consideradas ao configurar um Portfolio Kanban:

  • Colunas no quadro;
  • Políticas que devem ser atendidos para que os itens sejam movidos;
  • Cadência da reunião que você usará para trabalhar com o quadro.

Para iniciar rapidamente o Kanban de seu portfólio, reúna alguns líderes importantes da equipe de gerenciamento de produtos ou PMO.Descubra suas colunas iniciaisFaça um brainstorming de todas as iniciativas que você tem em andamento no momento. Por exemplo, você pode pensar em projetos que são:

  • No modo de manutenção ativa;
  • Acabaram de enviar;
  • Prestes a enviar;
  • Sendo testado ou corrigido;
  • Feito principalmente, mas esperando por um recurso especializado;
  • Em espera ou parado;
  • Totalmente em movimento;
  • Em um estágio de exploração anterior;
  • Estão recebendo energia, mas você ainda não tem certeza se vale a pena buscar;
  • Estão sendo feitas ao lado ou embaixo da mesa.

Esta é uma ótima atividade para fazer com postits na parede. Quando sentir que tem quase todos os projetos ativos listados, comece a agrupar os que parecem estar em estados semelhantes.

Esses estados serão as colunas iniciais no seu quadro Kanban. 

Temos seis estados em nosso quadro de iniciativas:

  • Lista de pendências;
  • Validação inicial do cliente;
  • Avaliação;
  • Pronto;
  • Construção;
  • Coleta de evidências.

Lembre-se de suas políticas atuais. Você pode ter um extenso processo de desenvolvimento de software já definido que prescreve quais etapas devem ocorrer à medida que os projetos avançam em seu ciclo de vida. 

Em muitas organizações, esse tipo de processo é extremamente detalhado e as pessoas ignoram muitas das etapas. 

Um processo simples que as pessoas realmente seguem é mais rigoroso do que um processo complexo que todos evitam.

Em um sistema Kanban, políticas simples definem quando os itens podem ser movidos. Quanto mais simples as políticas, maior a probabilidade de serem seguidas, mas certifique-se de que atividades verdadeiramente críticas sejam representadas. Pense em cada política como uma lista de verificação simples que precisa ser desmarcada antes que um item seja movido.

Aqui estão alguns exemplos de política no nível do recurso:

BacklogAnálisePronto para o desenvolvedor
Critério de saída-Puxe quando estiver prontoCritério de saída- Lista pendente de histórias definida- Estimado- Valor e benefício claros- Existe um impacto de P&P?- Alterações no site são necessárias?- Projetos de alto nível, se apropriado- Check-in do conselho do arcoCritério de saída- Projetos detalhados para as primeiras histórias- Comitê de P&P notificado, se necessário- Dev puxa primeira história

O começo

Esse grupo começou com uma lista idealista de políticas muito mais extensa: o caso de negócios foi definido antes do início das entrevistas com os clientes e da análise competitiva, e assim por diante. Depois de alguns meses, eles perceberam que isso não refletia como estavam realmente trabalhando, e atualizaram as políticas para refletir seu processo real. Algumas coisas a serem observadas:

  • As políticas iniciais são fáceis de cumprir. Antes de iniciar a validação do cliente, você precisa definir uma declaração de problema e listar as hipóteses que planeja testar. Em muitos casos, isso leva apenas alguns minutos.
  • O estágio de validação do cliente também é simples, com o objetivo de criar um backlog inicial para a iniciativa.
  • O caso de negócios não é criado até que alguém tenha falado com alguns clientes.
  • As políticas são curtas, legíveis e podem ser usadas como listas de verificação.

Comício recomenda que você tente capturar suas políticas existentes primeiro e se comprometer apenas com as que você realmente faz agora.Você pode não obter as políticas (ou as colunas) corretas na primeira tentativa. Um quadro Kanban é um sistema vivo que muda à medida que você aprende sobre o que está funcionando e onde estão os seus gargalos.

O comprimento da política realmente importa?Até dez pontos simples por coluna são razoáveis, mas assim que você tiver mais de cinco itens, você reduz as chances de as pessoas entenderem a política. AtComício, experimentamos vários comprimentos de política. A certa altura, as políticas viviam em uma planilha que definia atividades para diferentes grupos em cada coluna – até 15 ou 20 atividades. 

O resultado? 

Todos ignoraram as políticas e apenas avançaram os itens sem disciplina. Uma lista de verificação simples e breve, visível no quadro, é muito mais fácil de trabalhar e muito mais provável de ser seguida.Encontre tempo nos calendáriosUm sistema de fluxo contínuo como o Kanban não exige um ritmo fixo de reuniões da mesma forma que um processo baseado em lote.

Os desafios de agendamento podem dificultar a reunião do PMO ou da equipe de gerenciamento de produtos em pouco tempo. Como itens de níveis mais altos podem levar semanas ou meses para serem movidos entre colunas, pode ajudar a estabelecer uma cadência para fazer check-in no quadro:

  • No nível da iniciativa, você pode começar com um Conselho do portfólio mensal para manter as partes interessadas em sincronia sobre esse estado do seu portfólio e uma revisão quinzenal e cadência de preparação com a equipe de gerenciamento de produtos para garantir que o conselho esteja atualizado.
  • No nível do recurso ou aprimoramento, alinhe sua cadência de revisão com seu processo de liberação. Se os lançamentos ocorrerem semanalmente, convém reunir os proprietários e o marketing do produto a cada semana por 10 a 15 minutos, alguns dias antes do lançamento, para que as atividades de ativação possam ser coordenadas.

Acelerando com o Portfolio Kanban

A chave para o uso bem-sucedido do Kanban é limitar o trabalho em processo (WIP). Reduzir o número de itens em voo permite que os itens sejam concluídos rapidamente.Qual coluna limitar primeiro?A maioria dos Kanbans em nível de iniciativa ou projeto conterá uma coluna Edifício ou Em desenvolvimento, onde esforços de desenvolvimento ativo estão acontecendo. 

Esta coluna é uma boa candidata a um primeiro limite WIP.Se você possui equipes multifuncionais e semi-estáveis ​​que desenvolvem novas iniciativas quando estiverem prontas, considere definir seu limite de WIP para o número de equipes que você tem como ponto de partida. 

Em muitos casos, você será mais rápido se várias equipes trabalharem juntas em iniciativas, mas é normal que uma equipe termine uma iniciativa à medida que começa em outra.E se eu não tiver equipes estáveis?Muitas organizações não estão em uma posição em que estão fluindo trabalhando entre equipes multifuncionais. Nesse caso, você precisará começar em algum lugar. 

Adicione o número de desenvolvedores, testadores e outros membros da equipe que você possui e divida por 7 (como um tamanho médio da equipe). Use isso como seu limite inicial.E se eu tiver mais de WIP?Seu quadro Kanban está mostrando que seu sistema está fora de controle.

O acúmulo de seu projeto foi oculto. Acelerar o sistema não ajuda. 

O que ajuda é parar a linha. Você precisa impedir que mais iniciativas entrem no estado Em andamento. Geralmente, equipes e líderes precisam saber que novas iniciativas só podem ser implementadas quando o sistema estiver abaixo de seus limites.A maioria dos seus projetos provavelmente está indo devagar porque os recursos estão espalhados por muitos projetos ao mesmo tempo. 

Você precisa definir prioridades claras na coluna Construção, para que as pessoas possam concentrar sua energia na limpeza de itens. Às vezes, a melhor maneira de começar é se concentrar nos itens que podem ser finalizados mais rapidamente, independentemente do valor comercial (consulte o livro de Don Reinertsen,Os princípios do fluxo de desenvolvimento de produtos, pág. 131, para mais detalhes).

Se sua coluna Em desenvolvimento estiver em WIP e todos os itens estiverem mostrando progresso diário, você poderá começar a examinar outras colunas em seu sistema. Se você tiver uma coluna Pronta à esquerda, onde as iniciativas aguardam o desenvolvimento, essa coluna pode ser uma boa candidata a um limite WIP estabelecido. 

Embora seja geralmente uma boa ideia ter algumas iniciativas prontas para as equipes puxarem, essa fila pode implicar um compromisso de iniciar um item, o que reduz sua agilidade.

Quando trabalhamos com metodologias ágeis em escala, portfólio, programa e projetos, algumas perguntas precisam ser feitas e uma reflexão sincera também. Como seu portfólio está funcionando hoje? Você sabe o que está acontecendo com todo projeto? Quais são iniciados? Quais estão parados?...Portfolio Kanban - Como construir entregas estratégicas

Este site utiliza cookies para melhorar a sua experiência de navegação. Ao continuar navegando, assumiremos que você consente com isso. Fique à vontade também para ler nossa Política de privacidade. Mais informação

The cookie settings on this website are set to "allow cookies" to give you the best browsing experience possible. If you continue to use this website without changing your cookie settings or you click "Accept" below then you are consenting to this.

Close