Mudanças sistemáticas, quebra de paradigmas e a constante necessidade de criação de novos modelos de negócios estão presentes na moderna economia em que vivemos. Junto a estes fatores encontramos ainda a dificuldade do governo em realizar investimentos, empreendimentos e projetos de grande porte, o que sem dúvida requer uma atenção muito grande na identificação dos riscos do projeto, planejamento, lista de riscos e as respostas necessárias para o sucesso do projeto.
Empreendimentos como tais possuem, na sua maior parte, uma grande quantidade de Stakeholders que devem ser cuidadosamente gerenciados e a identificação de riscos realizada para que se disponibilize a informação certa, na hora certa e para a pessoa certa com a qualidade esperada.
Desta forma o Gerenciamento de Riscos em projetos passa a ter papel fundamental e cada vez mais importante.
Definição de risco
De acordo com Raz e Hillson (2005):
Não existe consenso na literatura com relação à definição do termo risco em Gerenciamento de Projetos. Desta forma utilizaremos as 3 abordagens pregadas pelos autores:
Para o PMI:
Risco é um evento ou condição incerta que, se ocorrer, tem um efeito positivo ou negativo em um ou mais objetivos do projeto como escopo, prazo, custo e qualidade.
Ainda para esta organização, Riscos estão ligados diretamente às Premissas e Restrições do projeto.
Riscos do projeto
Como Plano de Gerenciamento de Riscos pronto, damos então início a identificação dos riscos do projeto. Somente após a identificação dos riscos do projeto é que podemos avançar às próximas etapas de análise, planejamento das respostas e controle.
O objetivo da identificação de riscos é gerar a lista de riscos que podem afetar os objetivos do projeto positiva ou negativamente, gerando oportunidades ou ameaças. Este é o processo que dispara o Gerenciamento de Riscos.
A atualização da lista e dos riscos do projeto serão sempre um processo interativo pois, novos riscos podem surgir ou ser identificados ao longo do ciclo de vida do projeto.
Para a constante atualização da lista de riscos através da identificação de novos dos riscos torna-se necessário avaliar todos os aspectos que envolver as incertezas, ou seja, as fontes potenciais de riscos:
- Itens do escopo;
- Entrega da Estrutura Analítica do Projeto;
- Estimativa do cronograma;
- Estimativa de custo;
- Recursos do Orçamento;
- Documentação;
- Contratos;
- Stakeholders;
- Restrições e premissas.
Riscos do projeto – Resposta SIM
Na lista abaixo com os riscos do projeto, a identificação deve ser considerado quando a resposta for SIM.
| ID | Lista 1 | Sim | Não |
| 1 | Temos previsto alguma mudança nos processos da organização ? | ☐ | ☐ |
| 2 | Temos previsto alguma mudança na diretoria da organização ? | ☐ | ☐ |
| 3 | Temos previsto alguma aquisição ou fusão de empresas durante o projeto ? | ☐ | ☐ |
| 4 | Temos individuado se as exigências do negócio poderão mudar durante o projeto ? | ☐ | ☐ |
| 5 | Precisarão ser empregadas novas técnicas para atingimento do sucesso do projeto ? | ☐ | ☐ |
| 6 | Serão usados fornecedores terceirizados ou quarteirizados ? | ☐ | ☐ |
| 7 | O projeto tem dependência de um outro projeto ? | ☐ | ☐ |
| 8 | Há possíveis restrições com terceiros, caso eu os utilize como força de trabalho ? | ☐ | ☐ |
| 9 | Terceiros podem impor restrições ao trabalho ? Ex: Não poderem entrar no site do meu cliente ? | ☐ | ☐ |
Riscos do projetos – Resposta NÃO
Na lista abaixo com os riscos do projeto, a identificação deve ser considerado quando a resposta fo NÃO.
| ID | Lista 2 | Sim | Não |
| 1 | Que tipo de estrutura organizacional estamos? Se for funcional ou matricial fraca certamente temos um alto risco do projeto se perder na sua gestão | ☐ | ☐ |
| 2 | A autoridade do gerente do projeto está definida e clara para toda a organização? | ☐ | ☐ |
| 3 | Temos um patrocinador do projeto com influência na organização? | ☐ | ☐ |
| 4 | Temos a equipe do projeto claramente definida? | ☐ | ☐ |
| 5 | Foi feito o plano de comunicação para esta equipe e todos os membros compreendem a finalidade do projeto? | ☐ | ☐ |
| 6 | Todos os stakeholders foram identificados? Sabemos seus graus de influência e importância para o projeto? | ☐ | ☐ |
| 7 | Temos uma matriz de responsabilidade claramente definida para todos os participantes do projeto? | ☐ | ☐ |
| 8 | Na definição do escopo do produto ou serviço a ser entregue, está claro para nós e para o cliente o que deverá ser entregue? | ☐ | ☐ |
| 9 | Os critérios de aceitação do produto ou serviço são mensuráveis? | ☐ | ☐ |
| 10 | Os objetivos dos projetos foram claramente definidos? | ☐ | ☐ |
| 11 | Temos uma justificativa para o projeto? | ☐ | ☐ |
| 12 | Temos claramente definido o propósito do projeto e seus benefícios? | ☐ | ☐ |
| 13 | O projeto está formalmente aprovado pela organização e faz parte do Scorecard de priorização de projetos para o ano? | ☐ | ☐ |
| 14 | Temos o orçamento do projeto aprovado? | ☐ | ☐ |
| 15 | O prazo para cumprirmos a execução do projeto é factível? | ☐ | ☐ |
| 16 | O prazo para cumprirmos a execução do projeto é muito apertado? | ☐ | ☐ |
| 17 | Temos fatores culturais que podem influenciar o andamento do projeto? | ☐ | ☐ |
| 18 | Temos leis que podem influencia o andamento do projeto? | ☐ | ☐ |
| 19 | Estamos obedecendo todas as regras e procedimentos da nossa empresa no nosso projeto? | ☐ | ☐ |
| 20 | Estamos obedecendo todas as regras e procedimentos da empresa que nos contratou o projeto? | ☐ | ☐ |
| 21 | Se estamos fazendo aquisições temos um único fornecedor para determinado produto ou serviço? | ☐ | ☐ |
| 22 | Estamos fazendo transporte de equipamentos e/ou materiais para o projeto? | ☐ | ☐ |
| 23 | Estamos fazendo importação de bens ou serviços? | ☐ | ☐ |
| 24 | Temos alguma data crítica para conclusão do projeto, principalmente por motivação comercial? | ☐ | ☐ |
| 25 | Temos multas ou penalidades previstas no contrato caso não consigamos cumprir prazos ou o produto gerado não estiver conforme? | ☐ | ☐ |
| 26 | Todas as métricas de qualidade do produto ou serviço estão definidas através de critérios claros e mensuráveis? | ☐ | ☐ |
| 27 | Temos a declaração de escopo do projeto elaborada e aprovada por todos? | ☐ | ☐ |
| 28 | Temos um cronograma e orçamento elaborados e aprovados por todos ? | ☐ | ☐ |
| 29 | Temos um plano de qualidade elaborado e aprovado por todos? | ☐ | ☐ |
| 30 | Temos um plano de risco elaborado e aprovado por todos? | ☐ | ☐ |
| 31 | Os limites de alcance do projeto estão claramente definidos? Temos os itens que não fazem parte do escopo claramente explicitados na nossa documentação? | ☐ | ☐ |
| 32 | A responsabilidade do cliente no projeto está claramente definida? | ☐ | ☐ |
| 33 | Temos uma EAP e seu dicionário de dados elaborada e aprovada? | ☐ | ☐ |
| 34 | Na EAP elaborada temos sub-produtos com seus respectivos critérios de aceitação descritos de forma que possam ser mensurados de uma forma explícita ? | ☐ | ☐ |
| 35 | Temos calculado o impacto caso o projeto fracasse ? | ☐ | ☐ |
| 36 | Temos todo o conhecimento técnico requerido disponível na equipe ? | ☐ | ☐ |
| 37 | Temos alguma limitação técnica no projeto ? | ☐ | ☐ |
| 38 | Estamos usando alguma tecnologia nova ou pouco difundida ? | ☐ | ☐ |
| 39 | Estamos usando equipamentos de difícil manuseio ? | ☐ | ☐ |
| 40 | Temos todas as informações necessárias para o projeto disponíveis ? | ☐ | ☐ |
| 41 | O escopo está claro ou ainda temos dúvidas sobre o mesmo ? | ☐ | ☐ |
| 42 | Todas as etapas elementares foram claramente identificadas? | ☐ | ☐ |
| 43 | As dependências das etapas elementares foram estabelecidas e definidas ? | ☐ | ☐ |
| 44 | A duração das etapas está claramente definida e aprovadas por todos incluindo o cliente ? | ☐ | ☐ |
| 45 | Os responsáveis por trabalhar nas etapas estão identificados e devidamente alocados ? | ☐ | ☐ |
| 46 | Temos algum recurso crítico para o projeto ? | ☐ | ☐ |
| 47 | Temos o SOW devidamente elaborado com os tipos de contratos definidos para as aquisições que iremos fazer ? | ☐ | ☐ |
| 48 | Todos os recursos estão disponíveis de fato? Estamos tratando a alocação de recursos de forma realista ? | ☐ | ☐ |
| 49 | Temos o compartilhamento de recursos com outros projetos ? | ☐ | ☐ |
| 50 | As prioridades de carga de trabalho estão claramente definidas ? | ☐ | ☐ |
| 51 | Os gerentes funcionais concordaram em ceder os recursos para o nosso projeto ? | ☐ | ☐ |
| 52 | Os gerentes funcionais estão devidamente informados e envolvidos com o nosso projeto ? | ☐ | ☐ |
| 53 | Todos os recursos alocados aceitaram trabalhar no nosso projeto e estão comprometidos com o mesmo ? | ☐ | ☐ |
| 54 | O plano do projeto está suficientemente detalhado de forma que consigamos entender claramente o que devemos produzir em cada pacote de trabalho ? | ☐ | ☐ |
| 55 | Os principais interessados assinados os documentos do projeto, incluindo o plano de projeto gerado? | ☐ | ☐ |
| 56 | Os procedimentos que devemos seguir no projeto foram estabelecidos e compreendidos? | ☐ | ☐ |
| 57 | Temos uma ferramenta eficaz de comunicação definida e divulgada para todos ? | ☐ | ☐ |
| 58 | Todos conhecem e sabem lidar com as ferramentas de comunicação definidas para o projeto? | ☐ | ☐ |
| 59 | A informação de tarefas, execução, problemas e soluções estão disponíveis para os membros da equipe? | ☐ | ☐ |
| 60 | Temos um cronograma de marcos para fazermos os relatórios gerenciais? | ☐ | ☐ |
| 61 | Temos um software para elaborar cronograma e orçamento? | ☐ | ☐ |
| 62 | Temos templates para gerar a documentação do projeto? | ☐ | ☐ |
| 63 | As medidas de desempenhos, os critérios adotados para medir o desempenho estão devidamente definidos e aprovados por todos? | ☐ | ☐ |
| 64 | Temos uma ferramenta (framework) para gestão de todo o projet ? | ☐ | ☐ |
| 65 | Temos um repositório de dados para armazenarmos as informações do projet ? | ☐ | ☐ |
| 66 | Temos templates para gerarmos as atas de reuniões? | ☐ | ☐ |
| 67 | Temos definido como faremos para tomarmos ações corretivas no projeto em caso de problemas com custos, escopo, qualidade ou tempo ? | ☐ | ☐ |
| 68 | Se os recursos do terceiro não trabalharem adequadamente temos definido a regra de reposição deste recurso? | ☐ | ☐ |
| 69 | Está definido como cobriremos férias e afastamento médico caso tenhamos recursos terceirizados no nosso projeto? | ☐ | ☐ |
