Benchmarking – O que é, sua importância e como criar um do zero

Benchmarking é uma ferramenta de comparação empresarial e de gestão de empresas, que começa com uma ávida pesquisa e termina com a implementação de ações específicas, surgindo como uma tentativa de melhoria de práticas empresariais e de alcance de desempenhos superiores. Trata

O Benchmarking competitivo por sua vez é aquele focado em organizações que disputam o mesmo mercado.

A maior vantagem é observar o que a concorrência está praticando. A contrapartida, porém é a imensa dificuldade em conseguir parcerias entre os concorrentes. Muitas vezes é necessário contratar uma consultoria externa para obter informações de Benchmarking. 

Nos próximos parágrafos detalharemos um pouco mais sobre essa tão famosa técnica de gestão e que foi e ainda é muito útil para qualquer organização em qualquer segmento de mercado.

Segundo do dicionário Aurélio, Benchmarking pode ser entendido como:

Podemos entende-lo, então, como o processo de identificar, aprendendo e adaptando as práticas excelentes e processos de qualquer organização, em qualquer lugar do mundo, para ajudar uma organização ou empresa a melhorar seu desempenho (The American Productivity & Quality Center).

Também pode ser visto como um processo de medição e comparação dos processos de negócio com o objetivo de obter informações afim de lhe ajudar a melhorar seu desempenho.

Deve ser entendido como um processo de pesquisa contínua e sistemático afim de avaliar produtos, serviços, métodos e processos afim de se atingir a superioridade competitiva.

É uma das mais antigas ferramentas de gestão e deve estimular e facilitar as mudanças propostas pela organização através de um aprendizado contínuo.

Pilares do benchmarking

São 2 os pilares de sustentação do Benchmarking: Indicadores e Processos:

• Indicadores visam apresentar, de forma clara e objetiva o alcance das metas estabelecidas;
• Processos, por sua vez, objetivam verificar como as organizações alcançam suas metas.

Objetivo

Seu objetivo é identificar e implementar mudanças já aprovadas pelo mercado e que levem a organização a atingir patamares superiores de qualidade nos seus resultados.

É uma das formas mais eficazes de se estabelecer as melhores práticas reconhecidas e já testadas pelo mercado.

Benchmarking competitivo

Mas talvez um dos maiores benefícios que o benchmarking competitivo traz as organizações é a capacidade de reação e adaptação diante das mudanças, pois com o advento da globalização, o tempo é considerado um fator de extrema importância para que as organizações mudem suas estratégias e continuem competitivas e lucrativas diante desse mercado sem fronteiras.

Mas existem outros também:

• Melhora a qualidade organizacional;
• Conduz a operações de baixo custo;
• Facilita o processo de mudança;
• Expõe as pessoas a novas ideias;
• Amplia a perspectiva operacional da organização;
• Cria uma cultura aberta a novas ideias;
• Serve como catalisador para o processo de aprendizagem;
• Aumenta a satisfação dos funcionários da linha de frente através do envolvimento, aumento de sua autoridade e um senso de domínio sobre o trabalho;
• Testa o rigor das metas operacionais internas;
• Vence a natural descrença dos funcionários da linha de frente sobre a possibilidade de melhoria do desempenho;
• Cria uma visão externa para a empresa;
• Aumenta o nível organizacional de máximo.

Princípios do benchmarking

Aprender. Sim, o objetivo principal de um Benchmarking e criar novos conhecimentos ainda desconhecidos pela organização.

Para isso é necessário que a empresa esteja disposta a assumir novos desafios pois, desta forma, será possível identificar novos desafios e também ameaças competitivas.

Desta forma será possível obter um saldo significativo de desempenho que para ter sucesso, deve se apoiar em alguns princípios descritos a seguir:

Reciprocidade

• A solicitação de informações nos obriga, automaticamente, a oferecer uma contrapartida. Benchmarking só existe com uma “rua de mão dupla”.

Analogia

• Somente será útil se for possível realizar analogias em relação aos processos atualmente adotados pela organização.

Medição

• Mais importante que obter os índices é medir os resultados.

Validação

• Não deve ser criado como uma simples réplica, e sim observar sob a ótica da realidade da organização. Ajustes, ajustes e adaptações garantirão a evolução da ideia original.

Segundo Daychoum (2012),

Benchmarking é um processo gerencial permanente que requer atualização constante da coleta e análise cuidadosa daquilo que há de melhora  externamente em práticas e desempenho par as funções de tomada de decisões e de comunicações em todos os níveis da organização.

Um processo que obriga ao teste constante das ações internas em relação aos padrões externos das práticas da indústria ou qualquer outro segmento.

Tipos de benchmarking

Para que um Benchmarking possa ser corretamente elaborado faz se necessário conhecer os possíveis tipos e algumas de suas características.

Benchmarking competitivo

Caracteriza-se por ter como alvo específico as práticas dos concorrentes. Na prática, é o menos usual, uma vez que é quase impossível que as empresas se prestem a facilitar acesso a dados que estão ligados diretamente com a sua atividade à concorrência.

Por isso, é necessário, muitas vezes, contratar uma consultoria externa para obter informações sobre o Benchmarking Competitivo. Um método recomendado para obter as informações dos concorrentes é a utilização de “cliente oculto”.

Além disso, tem como objetivo atividades similares em diferentes locais, departamentos, unidades operacionais, países etc.

Benchmarking interno

A procura pelas melhores práticas ocorre dentro da própria organização em unidades diferentes (outros departamentos, sedes etc.). Tem como vantagens a facilidade para se obter parcerias, custos mais baixos e a valorização pessoal interna.

A grande desvantagem é que as práticas estarão sempre impregnadas com os mesmos paradigmas. Este é o tipo mais utilizado.

Benchmarking genérico

O Benchmarking é baseada em um processo que atravessa várias funções da organização e pode ser encontrado na maioria das empresas do mesmo porte, como, por exemplo, o processo desde a entrada de um pedido até a entrega do produto ao cliente.

Aqui é onde encontramos a maioria dos exemplos práticos e onde as empresas estão mais dispostas a colaborar e a ser mais verdadeiras.

Benchmarking funcional

Ocorre quando o Benchmarking é baseado num processo que atravessa várias funções da organização e pode ser encontrado na maioria das empresas do mesmo porte, como, por exemplo, o processo desde a entrada de um pedido até a entrega do produto final ao cliente.

É neste tipo de Benchmarking que encontramos a maioria dos exemplos práticos e em que as empresas estão mais dispostas a colaborar e a ser mais transparentes.

As empresas pesquisadas geralmente são de ramos distintos, mas têm técnicas que podem ser colocadas em prática em qualquer organização.

Exemplo: estocagem de produto.

Exemplos de benchmarking

A seguir você verá exemplos de benchmarking em diversos setores do mercado e de negócios. Eles podem te ajudar a identificar oportunidades de melhoria e trocas na sua empresa.

1- Financeiro

• Um utilitário fornece aos investidores uma comparação de métricas financeiras, tal como margens operacionais contra médias da indústria em geral.

2- Marketing

• Uma companhia aérea contrata um consultor para avaliar as métricas de serviço ao cliente, como a satisfação do cliente em relação aos principais concorrentes.

3- Processos

• Uma empresa de telecomunicações implementa um novo processo para fornecimento e benchmarks dos seus resultados em comparação as melhores práticas da indústria.

4- Serviços

• Uma empresa de e-commerce marca seu desempenho médio e velocidade de entrega em relação a seus concorrentes-chave.

5- Estratégia

• Uma empresa de mídia social faz Benchmark sobre seus gastos em pesquisa e desenvolvimento em relação a seus concorrentes mais próximos da área.

6- Produtividade

• Um centro de dados está automatizando tarefas de manutenção e suporte de tempo. Antes do início do projeto, eles buscam benchmarks de produtividade de funcionários com um consultor que esteja familiarizado com as melhores práticas do mercado.

7- Governos

• Um estado faz benchmark sobre seus custos de saúde e os indicadores de saúde, como a expectativa de vida, em relação a outros estados do mesmo país.

Implantação do benchmarking

Vários modelos podem ser encontrados para a implementação de um benchmarking. Apresentaremos 3 deles descritos abaixo:

Primeiro modelo

Segundo modelo

As descrições abaixo referem-se à adoção do segundo modelo como exemplo a ser assumido:

Planejamento

• Identificação das áreas a serem melhoradas;
• Identificação dos Fatores Críticos de Sucesso;
• Identificação do item a ser melhorado;
• Obtenção do apoio da direção de gestores;
• Desenvolvimento do Plano de Coleta de Informação;
• Revisão dos planos;
• Caracterização do item selecionado.

Coleta interna das informações

• Coleta e análise das informações publicadas internamente;
• Seleção de potenciais parceiros internos;
• Caracterização do item em cada parceiro;
• Coleta interna dos dados;
• Realização de visitas aos parceiros.

Coleta externa de informações

• Coleta de informação publicada externamente;
• Coleta de dados externos.

Melhoria do desempenho dos itens

Aqui decidiremos quais serão as melhores práticas aplicadas. Trata-se de uma fase crítica pois exige análise criteriosa de um grande volume de informações, bem como interpretação e contextualização da mesma.

• Identificação das ações corretivas;
• Desenvolvimento do Plano de Implementação;
• Obtenção da aprovação da solução;
• Implementação e verificação da solução.

Melhoria contínua

Após atingir os objetivos almejados a organização pode:

1. Direcionar seus esforços para melhoria de outro item;
2. Continuar a trabalhar na melhoria do item atual através do ciclo pdca.

É claro que é sempre preferível continuar os esforços de melhoria do item e, para isso, deverão ser realizadas mais duas atividades:

• Manutenção da base de dados;
• Implementação da melhoria contínua do desempenho.

O que o benchmarking não é?

• Um ato isolado;
• Um livro de instruções;
• Uma investigação que fornece respostas simples;
• Uma constatação de fatos;
• Rápido e fácil;
• Um modismo da administração.

Dicas para criação e um benchmarking

Tenha um objetivo claro

Caso contrário, não haverá ganhos. Antes de começar todo o processo identifique quais são seus objetivos e o que se deseja melhorar.

Procure por referências

No momento da identificação das organizações que serão utilizadas no seu Benchmarking procure por aquelas consideradas referências no assunto.

Acompanhe seus concorrentes

Saber tudo o que for possível sobre seus concorrentes só o beneficiará. Monitore as informações que considerar relevantes.

Cresça com os resultados

Muito mais importante do que identificar qualidades do seu concorrente é saber como aproveitar esta informação através dos Planos de Ação afim de transformar suas falhas e pontos fracos.

Não pare. Dê continuidade

Mesmo depois de implementar todas as mudanças e obter sucesso dê continuidade no Benchmarking. O mercado encontra-se muito dinâmico e todos os processos podem e devem ser otimizados.

Benchmarking em projetos

Anualmente, através do evento PM Survey, os chapters do PMI no Brasil organizam um Benchmarking, a fim de compreender a situação da área de gerenciamento de projetos no país, como:

• Aplicação de metodologias;
• Principais ferramentas utilizadas;
• Principais áreas de problemas;
• Causa dos problemas;
• Treinamento;
• Investimento em certificações;
• Outros.

Do Benchmarking realizado em 2012 (Estudo de Benchmarking em Gerenciamento de Projetos Brasil), recentemente publicado, do qual participaram 730 empresas, os seguintes resultados foram apresentados:

1.     58.2%   –   Comunicação;
2.     50.2%   –   Liderança;
3.    41.8%   –    Negociação;
4.    31.1%   –    Conhecimento em gestão de projetos;
5.    28.9%   –    Iniciativa;
6.    25.6%   –    Conhecimento técnico;
7.    25.1%   –    Capacidade de integrar as partes;
8.    24.6%   –    Gerenciamento de conflitos;
9.    18.0%   –    Trabalho em equipe;
10.  10.9%   –    Organização;
11.  6.7%     –    Domínio de ferramentas de gestão de projetos;
12.  6.7%     –    Política.

PMI standard benchmarking

Segundo o site do PMI Brasil, O PMI Standards Benchmark é uma ferramenta de auto-avaliação que permite a sua organização avaliar o seu projeto e os processos em uso por estes.

A ferramenta, baseada em questionários, usa 42 questões sobre gerenciamento de projetos e 47 questões sobre gerenciamento de programas, e lhe permite ver rapidamente onde é necessário melhorar.

A primeira vez que você responder a um questionário, a ferramenta cria uma linha de base para avaliações futuras.

A cada vez que você realizar a pesquisa, o sistema mostra onde você melhorou no que tange a gerenciamento de projetos e programas.

Algumas características incluem:

• Criação de uma linha de base do seu projeto da forma de trabalho da sua empresa;
• Relatórios comparativos para medir com precisão a melhoria do seu trabalho;
• Identifica áreas de melhoria baseado nas 9 áreas de conhecimento do Guia PMBOK® e Padrão de Gerenciamento de Programa.

PMI Standards Benchmark não é uma avaliação de profunda sobre o seu gerenciamento de programa e projetos, mas um ponto de partida rápida para os gerentes ou diretores de PMO para medir as práticas e alcançar melhores resultados.

Adendo

Segundo a pesquisa “Management Tools & Trends 2005”, feita pela Brain & Company, o Benchmarking é a terceira ferramenta de gestão mais utilizada pelas organizações.

Referências Bibliográficas

• https://pt.wikipedia.org/wiki/Benchmarking
• http://www.uolhost.uol.com.br/academia/noticias/2014/06/10/passo-a-passo-para-fazer-um-benchmarking-e-aprender-com-a-concorrencia.html#rmcl
• https://www.portaleducacao.com.br/conteudo/artigos/educacao/benchmarking-competitivo/33087