Para melhor planejar, executar, monitorar e controlar, nós dividimos um projeto em “pedaços” menores, denominados “fases”, controladas pelo ciclo de vida do projeto e cujos nomes e quantidade são determinados pelas necessidades do gerenciamento de cada projeto.
O ciclo de vida do projeto (project life cycle) é formado pelo seu conjunto de fases.
Etapas do ciclo de vida de um projeto
Segundo o PMI, as etapas do ciclo de vida de um projeto podem ser divididas em 5 fases:
Fase de Iniciação
Durante a primeira dessas fases, a fase de iniciação, o objetivo ou necessidade do projeto é identificado.
Isso pode ser um problema ou oportunidade comercial. Uma resposta apropriada à necessidade é documentada em um caso de negócios com as opções de solução recomendadas.
Um estudo de viabilidade é conduzido para investigar se cada opção aborda o objetivo do projeto e uma solução final recomendada é determinada.
Questões de analise de viabilidade (“podemos fazer o projeto?”) e a justificativa (“devemos fazer o projeto?”) são abordados.
Uma vez aprovada a solução recomendada, um projeto é iniciado para entregar a solução aprovada e um gerente de projeto é nomeado.
Os principais produtos e os grupos de trabalho participantes são identificados e a equipe do projeto começa a tomar forma.
Aprovação é então procurada pelo gerente do projeto para passar à fase detalhada de planejamento.
Fase de planejamento
A próxima fase do ciclo de vida do projeto é a fase de planejamento. Ela é onde a solução do projeto é desenvolvida com o maior detalhe possível e as etapas necessárias para atingir o objetivo do projeto estão planejadas.
Nesta etapa, a equipe identifica todo o trabalho a ser feito. As tarefas do projeto e os requisitos de recursos são identificados, juntamente com a estratégia para produzi-los.
Isso também é referido como Gerenciamento de Escopo.
Um plano de projeto é criado descrevendo as atividades, tarefas, dependências e prazos.
O gerente do projeto coordena a preparação do orçamento do projeto, fornecendo estimativas de custo para os custos de mão-de-obra, equipamentos e materiais.
O gerente do projeto coordena a preparação do orçamento do projeto, fornecendo estimativas de custo para os custos de mão-de-obra, equipamentos e materiais.
O orçamento é usado para monitorar e controlar os gastos com custos durante a implementação do projeto.
Esta faze termina, normalmente, com a elaboração do Termo de abertura do projeto.
Fase de Execução
Durante a terceira fase do ciclo de vida do projeto, a fase de implementação, o plano do projeto é posto em movimento e o trabalho do projeto é executado.
É importante manter o controle e se comunicar conforme necessário durante a implementação. O progresso é continuamente monitorado e os ajustes adequados são feitos e registrados como variações do plano original.
Em qualquer projeto, um gerente de projeto gasta a maior parte do tempo nesta etapa.
Durante a implementação do projeto, as pessoas estão realizando as tarefas e as informações de progresso estão sendo relatadas através de reuniões regulares da equipe.
O gerente do projeto usa essas informações para manter o controle sobre a direção do projeto, comparando os relatórios de progresso com o plano do projeto para medir o desempenho das atividades do projeto e tomar medidas corretivas conforme necessário.
Fase de encerramento
Durante a última fase do ciclo de vida do projeto, que é o encerramento final, ou fase de conclusão, a ênfase é liberar os resultados finais para o cliente, entregar a documentação do projeto ao negócio, encerrar contratos de fornecedores, divulgar os recursos do projeto e comunicar o fechamento do projeto para todas as partes interessadas.
O último passo restante é realizar estudos de lições aprendidas para examinar o que foi bem e o que não aconteceu.
Através desse tipo de análise, a sabedoria da experiência é transferida para a organização do projeto, o que ajudará as futuras equipes de projetos.
Ciclo de vida do projeto
Cada fase do projeto possui um grupo de tarefas (entregas, atividades e marcos do projeto) relacionadas de forma lógica, e a sua conclusão é marcada pela entrega de todos os deliverables (entregas) previstos para aquela fase.
Um deliverable é qualquer produto ou serviço, tangível e verificável, que deve ser produzido para completar um projeto ou parte dele.
Para ser verificável, ele deve atender a padrões predeterminados para sua conclusão, como: especificações de desenho (design) de um produto (por exemplo, um novo carro) ou uma lista de verificação das etapas concluídas como parte de um serviço (por exemplo, a manutenção dos equipamentos de uma fábrica).
As inspeções e/ou reuniões realizadas ao final de cada fase, com o objetivo de verificar se sua conclusão foi alcançada, são chamadas de revisões (reviews, phase exits, stage gates, kill points).
Essas revisões irão determinar se o projeto deve continuar para sua próxima fase e irão detectar e corrigir erros que estejam afetando a performance.
Deve-se distinguir o ciclo de vida do projeto do ciclo de vida do produto.
Exemplo do ciclo de vida de um projeto
Por exemplo, o ciclo de vida de uma bicicleta (produto) em uma indústria poderia ser: concepção, estudo de viabilidade, desenho, prototipagem, lançamento, fabricação e descontinuidade do produto.
Um projeto poderia ser executado para atender a uma ou mais fases desse ciclo de vida (por exemplo, o estudo de análise de viabilidade). Vale ressaltar que a fabricação de bicicletas, por ser um processo contínuo e repetitivo, não é considerada um projeto.
Atenção que os grupos de processos de gerenciamento do projeto (Iniciação, Planejamento, Execução, Monitoramento e Controle e Encerramento) não são fases e, portanto, não forma o ciclo de vida do projeto.
Na realidade, os processos correspondentes a esses grupos podem ocorrer em cada uma das fases do projeto.
O conceito de fase é fundamental para a Estrutura Analítica do Projeto (EAP).
Para saber como, leia o meu artigo Como elaborar a Estrutura Analítica de um Projeto (EAP).
A definição das fases do ciclo de vida de um projeto está diretamente ligada ao tipo de produto a ser gerado.
Embora muitos ciclos de vida de projetos possuam fases com nomes similares e requeiram deliverables similares, poucos ciclos são idênticos.
Um ciclo de vida genérico para o gerenciamento de um projeto está ilustrado na Figura 1.
Exemplos de ciclo de vida de projetos
Alguns tipos de projetos, a partir da experiência em seu gerenciamento, passaram a ter as suas fases determinadas de forma a que atendessem melhor às suas peculiaridades.
A seguir são apresentados alguns exemplos que podem servir de orientação para os leitores.
Não há aqui nenhuma intenção de que eles sejam recomendados ou preferidos e/ou sejam adequados para qualquer tipo de projeto que objetivem entregar o mesmo produto, serviço e/ou resultado.
1) Criação de uma empresa startup
2) Implantação ou melhoria de processo
3) Desenvolvimento de um projeto de investimento de capital
4) Implantação de uma nova tecnologia da informação
5) Desenvolvimento de um novo produto
6) Construção civil
7) Melhoria da gestão de projetos e portfólio
8) Organização de um evento
Conclusão
Vimos neste artigo o conceito de ciclo de vida de um projeto.
Podemos ter um Central de Downloads com as fases para um tipo de projeto, mas é importante verificar a necessidade de adaptá-lo para cada implementação específica de um projeto.
Referências
- PMI – Project Management Institute (Editor). A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK®). USA: PMI, 2017;
- https://www.fm2s.com.br/ciclo-de-vida-projeto/
- XAVIER, Carlos Magno da Silva – Gerenciamento de Projetos – Como definir e controlar o escopo do projeto. São Paulo – SP. Editora Saraiva – 3ª edição, 2016.
