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Fases de um projeto – As 5 etapas e suas características

O gerenciamento de um projeto vem acompanhado de grandes desafios e com o objetivo de minimizar tais desafios. Assim, projetos são normalmente divididos...
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Comunicação em projetos – O jeito certo de ouvir e falar

Todos sabemos que a Comunicação em projetos é uma das áreas de conhecimento do PMBOK mais importantes para o Gerente de Projeto pois representa cerca de 90% do tempo gasto realizando a ligação entre as pessoas, as ideias e as informações.

Vamos então entender um pouco mais como é o processo de comunicação em projetos e os benefícios e armadilhas que o mesmo nos oferece.

A palavra comunicação nos dicionários pode ter vários significados. No entanto, neste momento apenas um interessa a proposta de Comunicação Empresarial Social: “Troca de informação entre indivíduos que constitui um dos processos fundamentais da experiência humana e da globalização social”.

Diferente do que muitos pensam a não se trata do simples ato de falar.

Deve ser entendida como o processo através do qual se faz o outro lado entender o que realmente se deseja expressar evitando ao máximo, ruídos e interpretações equivocadas.

Introdução

Dentro das organizações o processo de comunicação é uma Central de Downloads pois através dela a empresa pode atingir níveis superiores de excelência nos resultados almejados, dentre eles:

  • Aumento de produtividade e ganhos financeiros;
  • Aumentando a integração entre seus recursos humanos e as tarefas a serem realizada,;
  • Maior estímulo aos seus colaboradores a compartilhar estratégias.

Porém, para que a mesma tenha o funcionamento esperado, é necessário um trabalho árduo e constante afim de eliminar toda e qualquer barreiras que possa transformar os benefícios em descrédito, insegurança, desmotivação ou falta de comprometimento.

A vulnerabilidade em que as atuais organizações se encontram devido à grande volatilidade de informações exigem maior agilidade na execução dos processos, principalmente os relacionados ao processo de comunicação em projetos, permitindo o suporte necessário ao bem relacionamento da empresa e seus ambientes internos e externos.

De acordo com Pimenta (2004):

A comunicação, para os agrupamentos humanos, é tão importante quanto o sistema nervoso para o corpo.

Sem ela não seria possível concretizar relacionamentos com outras pessoas e os diversos grupos humanos existentes, seja no formato pessoal ou profissional.

Origem da comunicação

A palavra Comunicação origina-se do latim communicatione, que significa tornar comum. No dicionário Michaelis, Comunicação é a ação, efeito ou meio de comunicar.

É o processo pelo qual ideias e sentimentos são transmitidos de uma pessoa para outra, tornando possível a interação entre ambas.

Em seu formato mais simples, o processo de comunicação é composto por um Emissor, pela Mensagem e um Receptor.

A imagem abaixo apresenta o fluxo padrão do processo de comunicação.

gp4us - Processo de Comunicação

Emissor

  • É responsável por emitir a mensagem, codificando-a;

Codificação

  • Corresponde a transformação do pensamento simbólico em um código conhecido.

Receptor 

  • É a pessoa que recebe a mensagem

Decodificação 

  • É a transformação da mensagem, por parte do receptor, num significado;

Mensagem

  • Representa o conteúdo a ser transmitido durante o processo de comunicação;

Canal 

  • É o meio através do qual a mensagem é transmitida;

Feedback 

  • Indica o entendimento da mensagem por uma das partes.

Ruído 

  • Indica os tipos de barreiras que possa criar dificuldades na comunicação.

Tipos de comunicação em projetos

Basicamente as pessoas se comunicam por meio Verbal, subdividida em Oral e Escrita, e a comunicação Não-Verbal.

Oral

Principal meio de transmissão de mensagens. As vantagens desse tipo de comunicação é a rapidez e a possibilidade de se obter feedback.

Por outro lado, sua desvantagem surge quando a mesma precisa ser transmitida para um número grande de receptores pois quanto maior este número maior também será a possibilidade de distorções.

Escrita

Utiliza-se de cartas, memorandos, relatórios, e-mails, mensagens instantâneas, jornais, revistas e muitos outros meios que utilizam a linguagem escrita ou simbólica.

Sua grande vantagem é que normalmente prestamos mais atenção na mensagem que queremos transmitir tornando-a mais elaborada, clara e lógica.

Por outro lado, esse tipo de comunicação consome mais tempo de elaboração, não permitindo sempre obter um feedback sobre o entendimento.

Não verbal

Esse tipo de comunicação envolve movimentos corporais, entonação ou ênfase dada às palavras sendo responsável pela primeira impressão de uma pessoa pois, de acordo com investigador americano Mehrabian, 55% é transmitida através deste formato.

As expressões faciais, por sua vez, são reveladoras das emoções e o seu estudo está inserido no campo da cinésica.

Desde o trabalho pioneiro de Charles Darwin, cujo livro publicado em 1872, As Expressões das Emoções no Homem e nos Animais.

Problemas da comunicação em projetos

O processo de comunicação para as empresas, tanto interna quanto externa, é uma ferramenta determinante no que se refere ao sucesso da organização.

A ela, organização, cabe a obrigação de conhecer suas características afim de identificar os melhores meios de comunicação a serem utilizados para a disseminação da informação no momento e hora correta, o que poderá influenciar seu planejamento administrativo estratégico.

Quando realizada de forma correta por parte da empresa, a comunicação:

  • Integra os recursos humanos a conclusão de suas tarefas e atividades;
  • Estimula a motivação das pessoas compartilhando estratégias;
  • Compatibiliza interesses à medida que compartilha valores;
  • Promove diálogo e troca de informações;
  • Integra os diversos níveis hierárquicos dentro da empresa.

Estima-se que de 70% a 80% dos problemas encontrados dentro das organizações são causados por comunicações falhas afetando principalmente as equipes e sua motivação.

Por esse motivo deve-se trabalhar para que a comunicação atinja níveis eficazes utilizando-se dos seguintes critérios:

  • Transmitir a mensagem adequada;
  • Utilizar o meio correto para transmissão da mesma;
  • Transmitir a mensagem no momento mais oportuno;
  • Transmitir as mensagens apenas aos receptores corretos.

Barreiras de comunicação em projetos

Muitas barreiras podem surgir dentro das organizações bloqueando sua eficácia. Para PIMENTA (2004) estas barreiras podem ser:

Níveis organizacionais

Quanto mais complexa for à estrutura de cargos e departamentos, mais distorção haverá no processo de comunicação em projetos entre a mensagem original e a que chega no destino final.

Cada nível funciona como um filtro, modificando, acrescentando ou retirando parte do conteúdo da mensagem.

Autoridade da administração

Necessária e inerente à organização, ela dificulta uma comunicação livre e aberta. Quem possui autoridade, em geral, tenta mostrar controle sobre a situação, esquivando-se de qualquer comunicação que coloque em uma situação vulnerável.

Por outro lado, os subordinados tendem a manter uma aparência favorável, evitando expressar problemas, desacordos, frustrações, etc.

Especialização

Tende a fragmentar a organização em vários grupos com interesses, atitudes, maneiras de ver os fatos e vocabulários próprios, o que dificulta o intercâmbio de ideias.

Sobrecarga de informações

Acontece quando se privilegia a quantidade de informações em detrimento da qualidade, que é obtida com a seleção e a análise.

Essa sobrecarga pode confundir e até paralisar as pessoas envolvidas.

Além das barreiras citadas acima, Robbins (2010) cita ainda: Filtragem

Refere-se à manipulação da informação pelo emissor para que o receptor a veja de maneira mais favorável.   

Quando um gestor diz a seu superior exatamente aquilo que acredita que o chefe quer ouvir, ele está filtrando a informação.

Percepção seletiva

O receptor, no processo de comunicação, vê e escuta seletivamente com base nas próprias necessidades, motivações, experiências, histórico e outras características pessoais, projetando seus interesses e expectativas quando decodificam a mensagem.

Emoções

Uma mesma mensagem pode ser interpretada de maneiras diferentes, dependendo do estado emocional do receptor.

De acordo com MARCHIORI (1995):

Executivos que querem obter sucesso organizacional devem dirigir sua atenção para as necessidades com o público interno em primeiro lugar, porque este é o público responsável pela sustentação da organização. É por meio do desempenho de sua função que a organização alcança seus objetivos e metas.
Os colaboradores são parceiros fundamentais da organização, já que são os maiores interessados no sucesso das atividades, visto que este sucesso representa não apenas a sua permanência nela, mas sim uma excelente oportunidade de crescimento pessoal e profissional.

A prioridade em distribuir informação de qualidade e no momento certo deve ser priorizada para o os colaboradores da organização, uma vez que os mesmos são responsáveis pelo atingimento das metas definidas pela empresa.

Colaboradores bem informados e instruídos poderão executar suas atividades diárias de forma mais dinâmica sem possíveis dúvidas.

Segundo Pinto (2009):

A comunicação interna precisa ser vista dentro de conceitos estratégicos, desempenhando a função de coordenar o processo de formulação das mensagens que a corporação transmitirá a todos os seus públicos, especialmente quando se tratar dos temas sensíveis.

Para tal é necessário levar em consideração os canais de distribuição mais adequados para cada tipo de mensagem que se deseja transmitir ao público alvo.

Falhas de comunicação em projetos

Vários são os fatores que podem dificultar o processo de comunicação dentro das organizações. Alguns deles são citados abaixo:

Comunicação inadequada

O primeiro passo para se evitar falhas de comunicação em projetos é a identificação do público alvo. Conversas com clientes, fornecedores, credores ou mesmo vendedores deve sempre levar em consideração a falta de conhecimento sobre requisitos técnicos.

Uma linguagem específica, com linguajar técnico pode levá-los a estados desconcertantes de desconhecimento.

O primeiro contato com tais partes interessadas servirá para medir o nível de conhecimento do assunto que será abordado para que eles possam entender o que está sendo transmitido.

Falta de comunicação

Muitas pessoas, provedoras de informações que precisam ser compartilhadas, não conseguem transmiti-las no momento certo e no tempo oportuno.

Mesmo sendo à base de grandes conflitos organizacionais, este problema não é tratado como deveria pela grande maioria das organizações.

Em tais situações as empresas transformam-se em grandes centros de batalha, onde cada departamento busca preservar seus espaços e poderes.

Falta de sincronismo na comunicação

Muitos cargos nas organizações atuais são ocupados por pessoas não qualificadas tecnicamente para assumir tal posto.

Essa falta de conhecimento gera problemas de comunicação justamente pela falta de conhecimento sistêmico sobre a área de atuação.

Enquanto o vendedor, por exemplo, apresenta os problemas relacionados ao preço da mercadoria, a outra parte pode não conseguir enxergar “fora da caixa“, como problemas de logística, produção ou distribuição.

O sincronismo na comunicação exige que os interlocutores estejam imersos no mesmo paradigma e que tenham alguns pré-conceitos do que estão gerenciando.

Escassez de meios de comunicação

Muitas organizações possuem processos estruturados e a boa vontade de compartilhar e disseminar as informações necessárias, porém não se preocupam com a forma que a mesma será transmitida.

O avanço tecnológico deve, neste momento, ser utilizado como um importante aliado, pois através dele torna-se muito mais fácil transmitir as informações através dos diversos meios de comunicação sejam eles TV, rádio, jornais, ou mesmo internet através de sites, blogs e intranets.

Vários outros fatores são ainda causadores de ruídos que podem afetar o desempenho da comunicação, tais como:

  • Dicção ruim de quem fala;
  • Velocidade acelerada ou lenta demais;
  • Linearidade, gerando monotonia e desatenção;
  • Ausência de gestos, expressão corporal;
  • Desorganização das ideias;
  • Vocabulário limitado;
  • Tom agressivo ou irônico ao falar;
  • Presença de vícios de linguagem;
  • Falta de domínio de recursos técnicos ou eletrônicos;
  • Outros.

Centralização da comunicação em projetos

A centralização das informações dentro das organizações também permite que as principais barreiras existentes dentro dos processos de comunicação em projetos possam ser amenizadas, uma vez que a eliminação por completo das mesmas é um processo praticamente impossível de se concretizar.

Essa centralização da comunicação pode amenizar de forma considerável:

Sobrecarga de Informação

Quando encontramos um grande volume de informações que devem circular pela organização decodificar e interpretar as mensagens pode tornar o processo de comunicação exaustivo, ocasionando sobrecarga e informações.

Ao se desenvolver canais responsáveis pela transmissão das mesmas teremos não somente funcionários encorajados a filtrar somente as informações que lhe são pertinentes, mas também um processo mais elaborado de distribuição da informação para as pessoas que realmente importam naquele momento para aquele tipo de informação.

Pressões de Tempo

Ações rápidas são exigidas nos dias atuais, principalmente no que diz respeito a transmissão das informações.

Nestas situações informações superficiais, e insuficientemente detalhadas podem ser transmitidas ocasionando efeitos devastadores para a organização.

Linguajar inadequado

A língua utilizada hoje em dia dentro das organizações encontra-se muito empobrecida com tendências a utilização de jargões dificultando a troca de diálogos.

A utilização de termos técnicos em todos os setores da empresa também pode ser um agravante.

Por sua vez, a utilização de canais centralizados para a troca de informação fornece um vocabulário único para todos os empregados e colaboradores da organização, diminuindo consideravelmente equívocos no entendimento do que se deseja transmitir.

Clima organizacional

O clima organizacional de uma empresa pode constituir uma barreira para a comunicação  em projetos pois se o mesmo é aberto e de confiança as comunicações incompletas ou controversas podem ser interpretadas favoravelmente.

Por outro lado, em organizações onde a desconfiança é a norma, mensagens podem ser decodificadas de forma equivocada.

A centralização da informação nestes casos elimina qualquer possibilidade de desavenças e desconfortos entre os colaboradores da empresa.

Outro problema muito comum encontrado e facilmente identificado dentro das empresas é conhecido como “Rádio Peão”.

Está presente em todas as organizações, pois é parte inerente do relacionamento entre os indivíduos que buscam novas formas de transmitir suas mensagens, podendo ser positivas ou negativas.

Quando as informações são centralizadas em um único canal dentro da organização e o mesmo trabalha de forma ativa para, se não eliminar, tentar ao máximo amenizar os efeitos da “Rádio Peão”, a empresa conseguirá sobreviver às reações negativas e obscuras que a mesma transmite.

Cenários e desafios

Segundo Reinaldo Passadori (2012):

A comunicação é determinante, hoje, em qualquer setor, especialmente na gestão de pessoas, e a liderança é uma dessas especificidades, pois quem não comunica, não lidera.

Saber identificar as pessoas como elas realmente são se ajustando aos diversos tipos e estilos presentes, dominar técnicas de oratória, saber utilizar a voz e dominar a expressão corporal aumentam, em muito o poder do líder sobre sua equipe.

Por outro lado, comunicações realizadas de forma correta é apresenta vários fatores de sucesso, tais como:

1 – Fator Estratégico

Proporcionando a troca de conhecimento na divulgação de informações, objetivos estratégicos e aspectos da cultura organizacional;

2 – Fator de integração

Quando incentiva o diálogo, criando um ambiente favorável ao estabelecimento de relações estáveis e duradouras, através da troca de experiências e conhecimento.

3 – Fator motivação e satisfação

Quando os colaboradores da empresa possuem acesso às informações e oportunidade de apresentar suas opiniões com liberdade de participação.

Silva et al. (2009) buscou investigar a importância do processo de comunicação interna para o bom desempenho organizacional, abordando as principais vantagens estratégias do marketing integrado na consolidação do sucesso de uma empresa.

Verificou que em um mera do totalmente competitivo, permeado por transformações constantes, globalização da economia e com clientes cada vez mais exigentes, as organizações precisam identificar fatores relevantes ao sucesso organizacional.

Propiciando satisfação contínua e melhorando o entrosamento entre indivíduos e organizações para construir relacionamentos duradouros com os clientes internos e externos.

Para isso, a empresa deve investir em comunicação e marketing integrado. Silva conclui que a comunicação representa um diferencial competitivo, pois ela é o processo de troca de informações.

Isto se dá devido necessidade de tornar os colaboradores influentes, integrados e informados a respeito do que acontece na empresa, fazendo-os sentir parte dela.

Tal aspecto fez surgir à comunicação interna, considerada hoje como algo imprescindível às organizações, merecendo cada vez mais maior atenção.

A comunicação em projetos é muito eficaz, segundo Argyris (1999) pois passa pela necessidade de sintetizar a comunicação fragmentada promovendo a cultura informacional relevante e fluída e que tem como obstáculos:

  1. Padrões disfuncionais de comportamento;
  2. Falta de visão e liderança organizacional;
  3. Barreiras estruturais e geográficas;
  4. Barreiras interculturais;
  5. Excesso de dados.

Vasconcellos e Hamsley (2003):

Sem liderança, treinamento, informação e recompensas necessárias como suporte, as organizações não poderão contar com equipes que atendam aos objetivos empresariais de hoje em dia. Confiança nas pessoas e trabalho duro não são suficientes nesse ambiente competitivo

(GALBRAITH, 1995)

Importância comunicação em projetos

Em um mercado que atualmente se destaca pelo uso da tecnologia e que é praticamente a mesma para todos, o grande diferencial das organizações são as pessoas.

De nada adianta processos bem estruturados e recursos financeiros suficientes para investimentos se não houver pessoas competentes na realização de suas funções.

Durante muitos anos, o indivíduo era inserido na organização e pressionado a deixar de ser quem era para tornar-se quem a empresa queria que ele fosse perdendo sua identidade e não sabe mais sabendo como atuar de forma pessoal, humanizada.

Humanizar então, dentro desse contexto, significa, acolher. Entender o outro. Respeitar.

Podemos entender então que o objetivo da Gestão Humanizada é valorizar o relacionamento entre os colaboradores da organização, a interação entre os mesmos e o bem-estar de todos, visando o aumento da produtividade.

Esse processo também importante para que as empresas possam reter seus principais talentos, não os perdendo para um mercado tão competitivo.

Ambientes saudáveis e tranquilos proporcionam melhores resultados por parte dos funcionários. Para isso os mesmos devem ser incentivados a prática de atividades físicas, hobbys ou mesmo que dediquem mais tempo à família como forma de estimular a criatividade e a motivação profissional.

Segundo Aktouf (1996):

As visões mecanicistas, segundo os princípios newtonianos, que concebiam o ser humano como uma máquina e a Economicista a qual considerava o ser humano como um ser extremamente racional e voltado para a maximização de ganhos, prejudicaram e ainda prejudicam as formas de gerir as empresas.

Utilização da mão de obra

Segundo o autor, a mão-de-obra utilizada pelas organizações nunca receberam as atenções necessárias.

Os elementos técnicos e econômicos sempre foram privilegiados se comparados às qualidades e capacidades humana ocasionando crescentes doenças psicossomáticas, insegurança, stress e desmotivação, dentre outras.

Fica claro que, segundo o entendimento do autor, a grande preocupação das organizações contemporâneas deveria ser a prioridade no desenvolvimento humano, não somente em sua vida pessoal, mas também profissional.

A tabela abaixo apresenta um comparativo entre os estilos antigos e os atuais em relação a forma de administrar uma organização:

Modelo AntigoModelo Atual
Divisão da mão de obraEmpowerment dos funcionários
Divisão e simplificação do trabalhoTrabalho enriquecendo Funcionários em várias tarefas,
Operários de custo mais baixoOperários de valor mais alto
TaylorismoKaizen
Operários não são responsáveis pela qualidadeQualidade considerada responsabilidade de todos
Operários sem participação no processo de trabalhoParticipação da elaboração das rotinas de trabalho
Gerência ordena e os funcionários obedecemGerencia participativa,equipes auto-gerenciáveis
Experimentação realizada por cientistasExperimentação realizada por várias equipes de funcionários
A grande maioria das tarefas são consideradas simplesUso de ferramentas sofisticadas,criativas e computadores
Trabalho desumanoTrabalho proporciona respeito e realização pessoal
Gerência a nível hierárquicaOrganizações horizontais e equipes multifuncionais
Canais formais de informaçãoLivro acesso à informação

Como ressaltam Di Biase e Rocha (2007, p. 2 e 3):

Nestes tempos de extrema competição, automação, crises, mudanças súbitas e globalização da economia, o desenvolvimento do potencial humano é considerado por todos esses mestres como a maior fonte de solução e recursos criativos e inovadores que existe, e também como o mais importante fator diferencial de sobrevivência, flexibilidade, competitividade, lucratividade, crescimento e prosperidade das pessoas e das empresas.

Oportunidades reais

Porém, para que realmente ocorra transformações sociais na vida dos colaboradores é necessário que as organizações proporcionem oportunidades reais afim de que os mesmos aprimorem sua consciência e autoconhecimento.

Humanizar a gestão é criar recursos para que os líderes tenham a consciência de que a chave do sucesso está no apoio e no desenvolvimento das equipes no sentido de explorar e expandir potenciais, trazer integração e diversidade para as equipes.

É conhecer individualmente os profissionais e interagir em diversos níveis com estes talentos.

O Coaching entre outros benefícios, promove apoio ao líder na humanização da gestão, traz expansão de consciência, autoconhecimento e explora positivamente os potenciais dos indivíduos e consequentemente das equipes.

A grande maioria das empresas já entendeu que reter custa menos que contratar, e a busca no mercado é um processo mais caro ainda.

O grande desafio do Recursos Humanos será desenvolver processos mais estruturados, promovendo uma assertividade maior na contratação a fim de que os investimentos sejam destinados a treinar e reter.

Enfim é fácil entender que a questão da Humanização está diretamente relacionada com o desempenho dos colaboradores.

Conclusão

A partir de todas as informações apresentadas até então, podemos concluir que o processo de comunicação, apesar de toda a evolução apresentada nos últimos anos com auxílio da tecnologia e outros mecanismos, ainda ocorre de forma frágil e precária, prejudicando o crescimento e até a perenidade da organização.

A má utilização das ferramentas e técnicas disponíveis para o processo de comunicação em projetos, seja pela falta de tempo que vivemos atualmente ou então ansiedade da divulgação de informações, faz com que uma série de problemas ocorram dentro das empresas durante o processo de comunicação, afetando a tudo e a todos.

Faz-se necessário então um posicionamento mais concreto e criativo por parte dos altos executivo, gerência e líderes em trabalhar para que o processo de comunicação em projetos ocorra de forma espontânea, mas ao mesmo tempo eficiente e eficaz. Isto contribuirá para uma maior união entre os colaboradores da empresa, seu aperfeiçoamento profissional e o amadurecimento como ser humano.

Por fim, a implantação de mecanismos que proporcionem uma melhor Gestão Humanizada contribuirá não somente para o bem-estar dos funcionários, mas também proporcionará um aumento da produtividade.

Funcionários mais ativos e que participam das decisões da empresa possuem um maior comprometimento para a conquista dos objetivos almejados, melhorando não só todo o processo de comunicação em projetos mas também organizacional.

Referências bibliográficas

Livros

  • AKTOUF, Omar. A administração entre a tradição e a renovação. São Paulo: Atlas, 1996.
  • DI BIASE, Francisco; ROCHA, Mário Sérgio F. Caminhos do Sucesso: A Conspiração Holística e transpessoal do terceiro milênio: espiritualidade na vida, excelência nas pessoas, revolução nas empresas. Rio de Janeiro: Qualitymark, 2006
  • MARTIN, J. A Grande Transição. São Paulo: Futura, 1996.
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