Trabalhar na criação de um cronograma do projeto que seja realmente realista e atenda todas as necessidades e expectativas dos stakeholders é sempre um grande desafio. Dificilmente a primeira versão do cronograma será a melhor opção, atingindo a melhor data com a melhor utilização dos recursos por ele utilizados.
Desse modo, criar um cronograma de projetos e utilizar determinadas técnicas complementares para sistematização das atividades irão fazer toda a diferença e facilitar as suas tarefas.
Neste post apresentaremos as principais técnicas utilizadas para otimização do cronograma e, consequentemente, obtenção de melhores resultados.
Neste post então veremos:
- Método do caminho crítico;
- Nivelamento de recursos;
- Estabilização de recursos;
- Método da cadeia crítica;
- Análise de cenários “e-se”;
- Simulação;
- Antecipações e espera;
- Compressão ;
- Paralelismo;
- Software de Gerenciamento de Projetos;
- Modelos de cronograma.
Cronograma do projeto
Criar o cronograma do projeto é o processo de análise de sequências das atividades, suas durações, recursos necessários e restrições do cronograma visando criar o modelo do cronograma do projeto.
Ou seja, iremos coletar tudo o que foi feito nos outros processos e iremos de fato montar o modelo do cronograma, a representação de um plano para executar as atividades do projeto.
Porém como citado anteriormente, a primeira versão do cronograma dificilmente atenderá as expectativas, principalmente do patrocinador.
Desta forma, torna-se necessário o conhecimento e aplicação de uma série de técnicas utilizadas para otimização do cronograma do projeto.
Dentre elas temos:
1. Análise de rede do cronograma
A análise de rede do cronograma é uma técnica abrangente usada para gerar o modelo de cronograma do projeto.
Ela empresa várias outras técnicas como o método do caminho crítico, técnicas de otimização de recursos e técnicas de modelagem.
Tal análise inclui:
- Avaliar a necessidade de agregar reservas de cronograma para reduzir a probabilidade de um desvio quando vários caminhos convergem para um único;
- Revisar a rede para checar se o caminho crítico apresenta atividades de alto risco ou itens de antecipação longa que demandariam o uso de reservas de cronograma ou a de respostas a risco para reduzir o risco no caminho crítico.
A análise de rede do cronograma é um processo iterativo que é empregado até que um modelo de cronograma viável seja desenvolvido.
Método do Caminho Crítico
O Método do Caminho Crítico é utilizado para estimar a duração mínima do projeto e determinar o grau de flexibilidade nos caminhos lógicos da rede dentro do modelo de cronograma.
Essa técnica de análise de rede do cronograma calcula das datas de início mais cedo, início mais tarde, término mais cedo e término mais tarde de todas as atividades sem considerar quaisquer limitações de recursos, através da realização de uma análise de caminho de ida e de volta através da rede do cronograma
No exemplo, o caminho mais longo inclui as atividades A, C e D e portanto a sequência A-C-D é o caminho crítico.
O caminho crítico, também conhecido por Método CPM, é a sequência de atividades que representa o caminho mais longo de um projeto, que determina a menor duração possível do mesmo.
O caminho mais longo tem a menor folga total, geralmente zero.
As datas resultantes de início e término mais cedo e início e término mais tarde não são necessariamente o cronograma do projeto e sim uma indicação dos períodos de tempo dentro dos quais a atividade poderia ser executada usando os parâmetros inseridos no modelo do cronograma para durações de atividades, relações lógicas, antecipações, esperas, e outras restrições conhecidas.
O método do caminho crítico é utilizado para calcular os caminhos críticos e a quantidade total de folga livre ou de flexibilidade do cronograma nos caminhos lógicos da rede dentro do modelo de cronograma.
2. Otimização de recursos
A otimização de recursos é usada para ajustar as datas de início e término das atividades para que o uso de recursos planejados seja igual ou menor do que a disponibilidade dos recursos.
Exemplos de técnicas de otimização de recursos são:
2.1. Nivelamento de recursos
Uma técnica em que as datas de início e término são ajustadas cm base nas restrições dos recursos, com o objetivo de equilibrar a demanda e a oferta de recursos.
O nivelamento de recursos pode ser usado quando os recursos compartilhados ou de necessidade crítica não estão disponíveis em certas épocas, ou em quantidades limitadas, ou foram distribuídos demais, tal como quando um recurso foi designado para duas ou mais atividades durante o mesmo período
O nivelamento de recursos pode muitas vezes causar mudança do caminho crítico original. A folga disponível é usada para o nivelamento de recursos. Consequentemente, o caminho crítico através do cronograma do projeto pode mudar.
2.2. Estabilização de recursos
Uma técnica que ajusta as atividades de um modelo de cronograma de tal maneira que os requisitos de recursos do projeto não excedam certos limites pré-definidos.
Na estabilização de recursos, ao contrário do nivelamento de recursos, o caminho crítico do projeto não é mudado e a data de conclusão não pode atrasar.
Em outras palavras, as atividades só podem ser atrasadas dentro de usa folga livre e total. A estabilização de recursos pode não ser capaz de otimizar todos os recursos
3. Método da corrente crítica
O PMBOK define o Método da Corrente Crítica da seguinte forma:
A Corrente Crítica é uma técnica de análise da rede de atividades, que modifica o cronograma do projeto para levar em consideração a limitação de recursos.
A Corrente Crítica combina abordagens determinísticas e probabilísticas. O método da Corrente Crítica adiciona atividades pulmão (buffer activities), ao cronograma.
Estas atividades pulmão não são atividades de trabalho e, portanto, não fazem parte do âmbito / escopo do projeto.
Quer saber muito mais? Acesse:
- Teoria das restrições e corrente crítica em projetos – Parte 1
- Teoria das restrições e corrente crítica em projetos – Parte 2
Desta forma os planejadores do projeto podem focar-se no cálculo das atividades de trabalho, sem terem de preocupar-se em incluir em cada uma delas, tempo para imprevistos. Isto é, a duração das atividades de trabalho passa a ser calculada com base na melhor estimativa para realizar.
O Método da Corrente Crítica (ou da Cadeia Crítica) é um método alternativo ao Método do Caminho Crítico (CPM), que modifica o calendário do projeto de maneira a considerar as limitações de recursos.
Essa metodologia é baseada na Teoria das Restrições, apresentada no livro A Meta (The Goal), também de autoria de Goldratt, e publicado em 1984.
Esta metodologia se propõe a reduzir a duração total dos projetos através da remoção das margens de segurança adicionadas individualmente em cada tarefa.
Parte da segurança retirada é devolvida ao cronograma através de buffers, destinados a absorver possíveis atrasos nas tarefas, protegendo assim o prazo final do projeto.
4. Análise de dados
4.1 Análise de cenário E-SE
A análise de cenário E-SE é o processo de avaliar os cenários a fim de predizer seus efeitos, positivos ou negativos, nos objetivos do projeto.
Ela avalia os diversos cenários possíveis e se pergunta:
- E se o cenário X acontecer?
- E se o cenário Y acontecer?
- Qual das opções seria melhor para o projeto?
Assim poderemos decidir dentre todos os cenários o que será mais interessante para o projeto, aumentando grandemente as chances de sucesso do cronograma.
Uma análise de rede do cronograma é feita usando o cronograma para computar os diferentes cenários, tal como atrasar a entrega de um componente principal, prolongar as durações específicas de engenharia ou introduzir fatores externos, como uma greve ou uma mudança no processo de licenciamento.
O resultado da análise de cenário E-SE pode ser usada para avaliar a viabilidade do cronograma do projeto sob condições diferentes e para preparar reservas de cronograma e planos de resposta para resolver o impacto de situações inesperadas.
4.2. Simulação
A simulação modela os efeitos combinados de riscos individuais do projeto e outras fontes de incerteza para avaliar o seu impacto potencial sobre o cumprimento dos objetivos do projeto.
A técnica de simulação mais comum é a Análise de Monte Carlos, pela qual os riscos e outras fontes de incerteza são usados para calcular os resultados de cronograma possíveis para o projeto total.
A simulação envolve o cálculo de várias durações de pacotes de trabalho com diferentes conjuntos de premissas de atividades, restrições, riscos, questões ou cenários usando distribuições de probabilidade e outras representações de incerteza.
A mostra uma distribuição de probabilidade de um projeto com a probabilidade de atingir uma determinada data-alvo.
5. Antecipações e esperas
Correspondem a refinamentos aplicados durante a análise da rede para produzir um cronograma viável ajustando o tempo de início das atividades sucessoras.
As antecipações são utilizadas em circunstâncias limitadas para adiantar uma atividade sucessora em relação a uma atividade predecessora.
Já as esperas são utilizadas em circunstâncias limitadas onde os processos exigem que um determinado período de tempo entre as atividades predecessoras e sucessoras transcorra sem que haja impacto no trabalho ou nos recursos.
6. Compressão do cronograma
As técnicas de compressão de cronograma são usadas para encurtar ou acelerar a duração do cronograma sem reduzir o escopo do projeto, a fim de cumprir as restrições do cronograma, as datas impostas, ou outros objetivos do cronograma.
Dentre as técnicas de compressão do cronograma temos:
6.1. Compressão (Crashing)
Uma técnica usada para encurtar a duração do cronograma para o menor custo incremental mediante a adição de recursos.
Exemplos de compressão incluir a aprovação de horas extras, recursos adicionais ou o pagamento para acelerar a entrega das atividades no caminho crítico. A compressão funciona apenas para atividades no Caminho Crítico.
Vantagens
Isto faz sentido à primeira vista. Por exemplo, se João leva 4 horas para concluir uma atividade, logicamente João e Maria levariam 2 horas para concluir a mesma atividade.
Desvantagens
A inclusão de mais recursos não é sempre a melhor solução. Às vezes acaba tomando mais tempo no longo prazo. Considere o seguinte:
- Novos recursos não estarão familiarizados com as tarefas, portanto eles serão provavelmente menos produtivos do que os atuais membros da equipe;
- Quem guiará os novos membros acima da curva de aprendizagem? Normalmente serão os membros mais produtivos da equipe, que poderiam estar trabalhando para terminar a tarefa mais rapidamente;
- Estar disponível não é igual a ser qualificado. Nem mesmo o melhor neurocirurgião no mundo lhe ajudará se você precisar mesmo de um programador Java.
Quando não realizar
- Crash apenas as atividades que são essenciais;
- Crash da atividade menos custosa para a mais cara;
- Crash apenas uma atividade até que:
- Ela atinge a sua redução de tempo máxima.
- Isto crie outro caminho crítico.
- Torna-se mais caro realizar o crash do que não realizar.
6.2. Paralelismo (Fast Track)
Esta é uma técnica de compressão de cronogramas onde as atividades ou fases normalmente executadas de forma sequencial passam a ser executadas de forma paralela.
Um exemplo é a construção da fundação de um prédio antes que todos os desenhos arquitetônicos tenham sido terminados.
Paralelismo pode resultar na repetição de trabalho e aumento de risco.
Vantagens
- Ótima tática para manter o projeto no prazo, para compensar atrasos ou para a entrega adiantada;
- Traz satisfação para clientes, pois receberão o projeto no prazo estipulado.
Desvantagens
- Oferece risco;
- Pode gerar a necessidade de refazer tarefas que foram concluídas de maneira errada;
- Pode causar perda de recursos;
- Pode atrasar ainda mais o projeto.
7. Software para gerenciamento de projetos
A utilização de softwares para o Gerenciamento de Projetos com certeza tornará a via do gerente de projetos muito mais fácil e produtiva, claro, desde que você saiba exatamente o que fazer e quais recursos explorar no momento certo.
Tais ferramentas hoje em dia encontram-se cada vez mais poderosas e oferecendo uma série de recursos, como por exemplo:
- Criar cronogramas;
- Gráfico de Gantt e Marcos;
- Rede de relacionamento entre atividades;
- Controle dos recursos, humanos e financeiros;
- Fácil visualização do Caminho Crítico do projeto;
- Gerenciamento de múltiplos projetos;
- Controle do pool de recursos;
- Outros.
Quer saber detalhes sobre Softwares para Gerenciamento de Projetos? Então acesso o post Como criar cronogramas através das melhores ferramentas gratuitas do mercado.
Várias opções podem ser encontradas no mercado, tanto pagas quanto gratuitas. Veja abaixo:
Gratuita
- SmartSheet;
- OpenProj;
- Gantt Project;
- Project Planner;
- Open Workbench
Pagas
- Microsoft Project
- Oracle Primavera
8. Modelos de cronogramas
Você já deve ter ouvido que no mundo nada se cria, tudo se copia não? Como cronogramas não precisa ser diferente.
Sua necessidade atual com certeza já foi anteriormente a de um outro Gerente de Projetos e com certeza um modelo de cronograma já foi criado. Basta encontrá-lo e adaptá-lo para suas necessidades.
Baixar baixar modelos de cronogramas pontos acesse: Modelos de cronogramas prontos em Microsoft Projct.
Conclusão
Muitos conseguem facilmente elaborar o cronograma do projeto mas poucos, com certeza, aplicam as técnicas necessárias acima citadas para sua otimização, não apresentando desta forma a melhor opção possível para condução das atividades inicialmente estimadas.
A aplicação correta das técnicas citadas acima devem ser aplicadas sempre levando-se em consideração algumas restrições.:
- Se a restrição principal é tempo, podemos então realizar o Crashing (Compressão) incluindo mais recursos para execução da mesma atividade ou então o Fast Track (Paralelismo);
- Se a restrição por sua vez é custo então o Nivelamento de Recursos é uma ótima opção.
Porém, independente da técnica utilizada, sempre devemos levar em consideração a quarta restrição conhecida como Qualidade. Ela é que garantirá o sucesso do seu projeto.
