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Fases de um projeto – As 5 etapas e suas características

O gerenciamento de um projeto vem acompanhado de grandes desafios e com o objetivo de minimizar tais desafios. Assim, projetos são normalmente divididos...
HomeProjetosPMIEstrutura Analítica do Projeto - Guia completo com exemplos

Estrutura Analítica do Projeto – Guia completo com exemplos

Estrutura Analítica do Projeto ou EAP, é a representação visual de toda a estrutura do objetivo do projeto, apresentando de forma hierarquia todos os entregáveis (deliverables) do projeto.  Porém, o sucesso na elaboração de EAP não encontra-se apenas na habilidade do Gerente de Projetos em realizar decomposições sucessivas. 

O mais importante, nesta fase, é que o Escopo do Projeto tenha sido preferencialmente muito bem definido e os principais requisitos “elicitados” e aprovados pelo cliente e/ou patrocinador.  

Segundo o PMI:

Representa uma decomposição hierárquica orientada às entregas do trabalho a ser executada pela equipe para atingir os objetivos do projeto e criar as entregas requisitadas, sendo que cada nível descendente da EAP representa uma definição gradualmente mais detalhada da definição do trabalho do projeto.

Além disso ela também servirá de base para:

  • Definição de todo o esforço e custo a serem empreendidos no projeto na criação dos entregáveis;
  • Utilizada como base para acompanhamento e coordenação do trabalho realizado.

Estrutura analítica do projeto

Vista como um elemento isolado e único dentro do projeto, nunca será responsável pelo sucesso do projeto.  Porém sua importância é inquestionável:

Processo PMI

De acordo com o PMBOK®, o processo de criação da Estrutura Analítica do Projeto é estruturado através de Entradas, Ferramentas e Saídas descritas no Processo 5.4 Criar a EAP.  São eles:

Estrutura Analítica do Projeto

Relação com outros documentos

Segundo o PMI:

O propósito de uma EAP como ferramenta de gerenciamento de projeto, é organizar o escopo do projeto.  A definição de EAP para programas e portfólio utiliza as mesmas técnicas para organizar o escopo. 

Desta forma, várias outras técnicas e ferramentas utilizam a EAP como instrumento de entrada em seus processos, tais como:

Termo de abertura

Declaração do escopo

  • Toda a declaração de escopo do projeto é baseada nos itens identificados na EAP.  Nada mais deve fazer parte do escopo caso não esteja presente na EAP.

Estrutura analítica de risco

Dicionário da EAP

  • Corresponde ao documento chave que acompanha a EAP e carrega informações críticas sobre o escopo.

Diagrama de rede

Cronograma

Processo de criação da EAP

A criação de uma Estrutura Analítica do Projeto pode seguir várias estratégias, seja ela por fases, ou entregas. 

Veja abaixo um exemplo:

  • Nível Um – Nome do produto;
  • Nível Dois – Projeto e principais entregas;
  • Nível Três – Fases do projeto e principais entregas;
  • Níveis seguintes – Aplicar a técnica de decomposição;
gp4us - Estrutura Analítica do Projeto

Contas de controle da EAP

Conforme já citado anteriormente, cada elemento em uma Estrutura Analítica do Projeto um número correspondente ao seu nível hierárquico chamado Conta de Controle.  

Este código poderá ser utilizado como um Plano de Contas, onde todo o esforço em horas ou mesmo todo o custo dos pacotes inferiores a ele serão agrupados. A imagem abaixo apresenta a mesma EAP anterior, porém com suas Contas de Controle.  

Representação da EAP

A EAP pode ser representada através de uma grande variedade de formatos, sendo 2 modelos já apresentados anteriormente.  

Porém, independente da forma como a mesma é apresentada, o principal benefício sempre continua o mesmo, ou seja, apresentar de forma clara ao time de desenvolvimento ou a qualquer outra parte interessada, agrupamentos de custos, cronogramas, recursos, equipamentos e alocações, dentre outros.  

Outra forma de visualização da Estrutura Analítica do Projeto é o formato tabular, ou seja, uma lista apresentando sua Conta de Controle e a descrição de cada nível, até o Pacote de Trabalho conforma apresentado abaixo:  

gp4us - Estrutura Analítica do Projeto

Dicas para criação da EAP

Segundo Carlos Sérgio Mota Filho, várias são as diretrizes que devem ser seguidas para a criação de uma Estrutura Analítica do Projeto.  Dentre elas, temos:

Diretrizes gerais

  • Visualize os produtos/serviços finais a serem desenvolvidos pelo projeto, não as atividades envolvidas;Pense inicialmente nas grandes entregas (primeiro nível da EAP), abstraindo-se um pouco dos elementos que os compõem;
  • Decomponha gradativamente essas entregas nos seus elementos, mantendo a diretriz inicial (produtos/serviços, não atividades);
  • Pergunte-se, a cada nível, se os elementos descrevem tudo (completude) e somente (manter o foco) o que o projeto deverá entregar;
  • Utilize substantivos (não verbos !);
  • Não decomponha demais (3 ou 4 níveis devem ser suficientes para a grande maioria dos projetos);
  • Denomine os elementos de forma simples (evitar frases na EAP – deixe detalhes para o Dicionário da EAP);
  • Valide com a equipe.

Diretrizes para decomposição

Cada Pacote de Trabalho (último nível da EAP) pode ser estimado com razoável nível de precisão (tempo e custo)?

  • Há apenas um responsável pelo Pacote de Trabalho ? (Atentar que responsável não é o mesmo que executor);
  • Há somente uma entrega associada ao Pacote de trabalho?
  • Essa entrega pode ser validada por um único processo de validação ?

Organização

Vários são os formatos de apresentação da Estrutura Analítica do Projeto.  Dentre elas:

EAP por fases

gp4us - Estrutura Analítica do Projeto

Vantagens

  • Oferece uma visão “cronológica” dos acontecimentos no projeto;
  • Facilita o entendimento de pessoas leigas;
  • Facilita o posterior gerenciamento das atividades.

Desvantagens

  • Pode ofuscar a visão das partes necessárias para uma entrega específica;
  • Tende a incentivar que se incluam atividades administrativas (ex: Controle do projeto)

EAP por entregas

gp4us - Estrutura Analítica do Projeto

Vantagens

  • Visualiza claramente as partes que compõe o projeto;
  • Facilita a discussão de soluções técnicas e caminhos alternativos;
  • Facilita identificação de riscos técnicos;

Desvantagens

  • Não oferece visão cronológica

EAP por equipes

gp4us - Estrutura Analitica do Projeto

Vantagens

  • Ótima para ocasiões em que o projeto tem equipes com responsabilidades muito diferentes.

Desvantagens

  • Não mostra cronologia nem a organização das partes das entregas.

Como criar uma Estrutura Analítica do Projeto

Enquanto em algumas áreas a EAP tem frequentemente consistido de uma hierarquia de 3 níveis, esse número não é apropriado para todas as situações.

A profundidade da EAP depende do tamanho e complexidade do projeto, e da necessidade de detalhe necessário para o planejamento e gerenciamento.

Os elementos não decompostos em uma EAP são chamados de pacotes de trabalho (Work Packages) sendo descritos no Dicionário da EAP.

Os seguintes passos podem ser usados para a elaboração de uma EAP:

Veremos abaixo uma estratégia para elaboração de uma EAP, utilizando a técnica top-down (de cima para baixo), onde usaremos, a título de ilustração, um projeto de uma nova bicicleta.

1. Colocar no primeiro nível (nível 0) da EAP o nome do projeto

Estrutura Analítica do Projeto - Guia completo com exemplos

2. Colocar no segundo nível (nível 1, também chamado de primeiro nível de decomposição) as fases que estabelecem o ciclo de vida do projeto

Estrutura Analítica do Projeto - Guia completo com exemplos

Este é o mais comum e mais fácil método de desenvolver a EAP. Uma grande vantagem é que a EAP resultante pode ser usada como modelo (template) para muitos projetos.

O PMBOK® sugere que as fases do ciclo de vida do projeto podem ser usadas como primeiro nível de decomposição, com os subprodutos do projeto repetidos no segundo nível. Porém, não quer dizer que esta seja sempre a melhor forma de decompor inicialmente o projeto.

Além de ter a possibilidade de ser por fases, a decomposição inicial, assim como a decomposição em qualquer nível, pode ser por:

  • Subprodutos
    • Decompor uma bicicleta em suas partes principais)
  • Sistema funcional
    • Sistema elétrico;
    • Sistema hidráulico;
    • Sistema mecânico.
  • Por localização física
    • Região nordeste;
    • Região sul.
  • Por Unidade Administrativa
    • Divisões;
    • Departamentos.

3. Acrescentar um elemento, no segundo nível (também chamado de primeiro nível de decomposição), para conter os deliverables (subprodutos) necessários ao gerenciamento do projeto

Estrutura Analítica do Projeto - Guia completo com exemplos

Não devemos esquecer que necessitamos gerar subprodutos que propiciem o planejamento, controle e encerramento do projeto. O trabalho de gerenciamento deve ser previsto no escopo do projeto e, portanto, na EAP.

4. Identificar os subprodutos necessários para que seja alcançado o sucesso do projeto em cada fase (ou outra forma de decomposição citada acima no item 2)

Nesta hora devemos consultar os documentos de alto nível que guiam o escopo do projeto (Project Charter e Declaração de Escopo) assim como entrevistar clientes e usuários, de forma a identificarmos os subprodutos de cada fase.

Caso o número de subprodutos no nível filho fique muito grande (mais de 8), eles devem ser agrupados, aumentando em mais um nível a EAP.

Em relação ao gerenciamento do projeto, devemos identificar os subprodutos que serão necessários aos macros do projeto dentro dos processos de Iniciação, Planejamento, Controle, Execução e Encerramento do projeto.

O Plano do Projeto é o grande entregavel do planejamento do projeto. É trabalho do gerente do projeto definir se o plano será mais ou menos detalhado.

Para o controle do projeto, podem ser necessários, por exemplo:

Para o encerramento do projeto, podemos gerar:

5. Para cada subproduto, verificar se as estimativas de custo e tempo, assim como a identificação de riscos, podem ser desenvolvidos neste nível de detalhe e se é possível atribuir a responsabilidade para a execução do mesmo

Se a resposta for negativa, decompor o elemento da Estrutura Analítica do Projeto, subdividindo-o em componentes menores, mais manejáveis, até que os subprodutos estejam definidos em detalhe suficiente para suportar o desenvolvimento dos processos de gerenciamento do projeto (planejar, executar, controlar e encerrar).

Os elementos nos níveis mais baixos da Estrutura Analítica do Projeto (aqueles que não foram decompostos), são denominados pacotes de trabalho (work packages), sendo a base lógica para a definição de atividades, designação de responsabilidades, estimativa de custos e planejamento de riscos.

Atenção que não é necessário que a Estrutura Analítica do Projeto seja simétrica, ou seja, que todos os subprodutos sejam decompostos até o mesmo nível.

Quando um determinado elemento da Estrutura Analítica do Projeto for ser contratado a uma empresa externa ao projeto, ele não necessita ser decomposto na Estrutura Analítica do Projeto em subprodutos, uma vez que é incumbência do fornecedor / prestador de serviço fazê-lo.

Da mesma forma, não são detalhados os elementos da Estrutura Analítica do Projeto em que o gerente do projeto decida delegar o gerenciamento do mesmo a algum membro da equipe, transformando-o em um subprojeto.

É responsabilidade do gerente desse subprojeto efetuar o detalhamento. Algumas vezes o gerente do projeto, mesmo para elementos da EAP terceirizados ou subprojetos, decide incorporar o detalhamento dos mesmos na EAP do projeto mestre.

Esta decisão, de detalhar ou não, nos dois exemplos citados, dependerá do rigor necessário de controle.  Este rigor aumenta ou diminui em função dos fatores “custos”, prazos e “riscos” associados.

6. Rever e refinar a EAP até que o planejamento do projeto possa ser completado

Após seguirmos os passos acima, teremos uma primeira versão da Estrutura Analítica do Projeto. Esta EAP será utilizada como entrada para o planejamento de outras áreas do gerenciamento do projeto.

Após termos uma versão da Estrutura Analítica do Projeto em que foram levadas em consideração as necessidades das outras áreas de gerenciamento, devemos realizar uma validação da estrutura gerada. Em outro artigo citaremos alguns mandamentos que nos ajudam nessa validação.

Ferramenta WBS Schedule Pro

Instalada localmente no computador do Gerente de Projeto, a ferramenta ferramenta WBS Schedule Pro é a nova versão da antiga e conhecida WBS Chart Pro.

Acesse nossa Central de Downloads para baixar outros documentos.

Referências

  • https://robsoncamargo.com.br/blog/EAP-e-cronograma-de-projetos-entenda-tudo/;
  • http://www.elirodrigues.com/como-fazer-uma-eap-wbs/
  • Canal Ricardo Vargas no Youtube | http://www.youtube.com/user/rvvargas  

O que é a EAP de um projeto?

Estrutura Analítica do Projeto ou EAP, é a representação visual de toda a estrutura do objetivo do projeto, apresentando de forma hierarquia todos os entregáveis (deliverables) do projeto.  Porém, o sucesso na elaboração de EAP não encontra-se apenas na habilidade do Gerente de Projetos em realizar decomposições sucessivas. 

Como definir uma EAP?

A EAP representa uma decomposição hierárquica orientada às entregas do trabalho a ser executada pela equipe para atingir os objetivos do projeto e criar as entregas requisitadas, sendo que cada nível descendente da EAP representa uma definição gradualmente mais detalhada da definição do trabalho do projeto

O que é pacote de trabalho EAP?

A profundidade da EAP depende do tamanho e complexidade do projeto, e da necessidade de detalhe necessário para o planejamento e gerenciamento. Os elementos não decompostos em uma EAP são chamados de pacotes de trabalho (Work Packages) sendo descritos no Dicionário da EAP.

Estrutura Analítica do Projeto ou EAP, é a representação visual de toda a estrutura do objetivo do projeto, apresentando de forma hierarquia todos os entregáveis (deliverables) do projeto.  Porém, o sucesso na elaboração de EAP não encontra-se apenas na habilidade do Gerente de Projetos...Estrutura Analítica do Projeto - Guia completo com exemplos

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