Fases de um projeto – As 5 etapas e suas características

O gerenciamento de um projeto vem acompanhado de grandes desafios e com o objetivo de minimizar tais desafios. Assim, projetos são normalmente divididos em fases, ou sejas, fases de um projeto.

Como o que se pretende produzir com um projeto nunca foi feito antes, muitos problemas e dificuldades podem ocorrer, é um modelo de projeto que permita o adequado planejamento e controle é um dos elementos essenciais para que se tenha sucesso na sua execução.  

Fases de um projeto

Segundo o PMBOK® 6º edição, as fases de um projeto são:

• Iniciação;
• Planejamento;
• Execução;
• Monitoramento e Controle;
• Encerramento.

Os processos apresentados em cada fase são elementos distintos e muito bem definidos. Porém, na prática, eles se sobrepõem e interagem entre si.

O PMBOK descreve-os como como guias para aplicação de conhecimento e habilidades durante todo o projeto.

Tais grupos de processos encontram-se vinculados através das saídas que cada um produz onde a saída de um processo normalmente torna-se a entrada de outro.

Raramente são eventos distintos que ocorrem uma única vez.

A figura abaixo apresenta a forma como os processos interagem entre si e apresenta o nível de sobreposição em várias situações.

Fases de um projeto | Iniciação

Esta é a primeira das fases de um projeto e apresenta os processos necessários para a definição de um novo projeto ou uma nova fase através da obtenção de uma autorização para iniciar o projeto ou fase.

Neste primeiro momento devemos identificar a real necessidade do projeto para a organização, a viabilidade do mesmo, orçamentos e cronogramas em um nível ainda macro.

Deve estar conectada com a estratégia organizacional desde a fase de idealização até o momento de elaboração do escopo preliminar e uma ligação clara como os objetivos estratégicos que deverão atendidos.

Porém a criação dos conceitos básicos exigem cuidados quando necessita alto investimento, e aspectos relacionados as políticas internas.

Principais atividades

• Solicitação do Cliente e Contexto Operacional do Negócio;
• Identificação das necessidades de negócio;
• Identificação das partes interessadas;
• Definição dos objetivos;
• Estudos de viabilidade;
• Busca de alternativas;
• Seleção do projeto;
• Identificação de restrições, premissas e riscos;
• Desenvolvimento do Termo de Abertura do Projeto identificando suas razões;
• Descrição básica do escopo, duração, previsão dos recursos;
• Identificação do porte do projeto e se há necessidade de mesmo ser quebrado em fases;
• Autorização do projeto;
• Designação das gerências de projeto.

Fases de um projeto | Planejamento

De todas as fases de um projeto esta é a mais importante pois o sucesso do projeto está diretamente relacionada a qualidade do planejamento realizado.

Descreve os processos necessários para definir o escopo, refinar os objetivos e definir a linha de ação necessária para alcançar os objetivos estratégicos para os quais o projeto foi criado.

Principais características

• Construir progressivamente a estruturação das tarefas no tempo e suas interdependências junto a aspectos financeiros;
• Analisar os impactos gerados por riscos, mudanças e ajustes;
• Definir e aperfeiçoar o escopo, custo e o agendamento das atividades, através da coleta de informações;

De acordo com o PMBOK® temos os seguintes processos:

• Desenvolver o plano de gerenciamento do projeto;
• Planejar o gerenciamento do escopo;
• Coletar os requisitos;
• Definir o escopo;
• Criar a estrutura analítica do projeto – EAP;
• Planejar o gerenciamento do cronograma;
• Definir as atividades;
• Sequenciar as atividades;
• Estimar os recursos das atividades;
• Estimar a duração das atividades;
• Desenvolver o cronograma;
• Planejar o gerenciamento de custos;
• Estimar os custos;
• Determinar o orçamento – orçamentação;
• Planejar o gerenciamento da qualidade;
• Planejar o gerenciamento dos recursos humanos;
• Planejar o gerenciamento das comunicações;
• Planejar do gerenciamento de riscos;
• Identificar os riscos;
• Realizar análise qualitativa dos riscos;
• Realizar análise quantitativa dos riscos;
• Planejar as respostas aos riscos;
• Planejar o gerenciamento das aquisições;
• Planejar o gerenciamento das partes interessadas;

Dentre todos os processos acima cabe ao Gerente de Projeto e da Equipe determinar, a partir do tamanho do projeto, quais processos serão utilizados.

Fases de um projeto | Execução

Das fases de um projeto, a Execução apresenta os processos necessários para executar o trabalho definido no Plano de Gerenciamento do Projeto, afim de satisfazer as especificações do projeto.

Principais características

• Reunir as pessoas e recursos, para concretizar as ideias, manifesto através de ação;
• E constituído de processos que visão terminar o trabalho definido no plano de gerenciamento do projeto, e envolve coordenação de pessoas e recursos sejam eles humanos, materiais ou financeiros;
• Aborda o escopo e implementa mudanças;

De acordo com o PMBOK® temos os seguintes processos:

• Orientar e gerenciar o trabalho do projeto;
• Realizar a garantia da qualidade;
• Mobilizar a equipe do projeto;
• Desenvolver a equipe do projeto;
• Gerenciar a equipe do projeto;
• Gerenciar as comunicações;
• Conduzir as aquisições;
• Gerenciar o engajamento das partes interessadas.

Fases de um projeto | Monitoramento e controle

Dentre as fases de um projeto, o Monitoramento e Controle apresenta processos para analisar, acompanhar, e controlar o progresso e desempenho do projeto, identificando quaisquer áreas nas quais pode ser necessário realizar alterações no plano, iniciando assim, as mudanças necessárias.

Principais características

• Identificar variações relacionadas ao planejamento, podendo atuar corretivamente na execução ou adequar eventos futuros;
• Observar a execução no intuito de medir o desempenho, recomendar ações antecipando problemas e controlar mudanças através de monitoramento continuo;
• Várias fases podem ser aplicadas a fim de implementar ações, quando as variações comprometerem os objetivos;

De acordo com o PMBOK® temos os seguintes processos:

• Monitorar e controlar o trabalho do projeto;
• Realizar o controle integrado de mudanças;
• Validar o escopo;
• Controlar o escopo;
• Controlar o cronograma;
• Controlar os custos;
• Controlar a qualidade;
• Controlar as comunicações;
• Controlar os riscos;
• Controlar as aquisições;
• Controlar o engajamento das partes interessadas.

Fases de um projeto | Encerramento

Última etapa presente nas fases de um projeto e aqui encontram-se os processos necessários para finalizar todas as atividades de todos os grupos de processos, objetivando encerrar, formalmente, o projeto ou fase.

Principais características

• Aceite do resultado ou produto.
• Processos para finalizar todas as atividades, e segundo PMBOK®: encerramento de projetos e encerramento de aquisições.

De acordo com o PMBOK® temos os seguintes processos:

• Encerrar o projeto ou fase;
• Encerrar as aquisições.

Unificando todos os projetos, temos as seguintes interdependências:

Plano sumário

O objetivo de um Plano Sumário de Projeto consiste em descrever todos os procedimentos, políticas e práticas para a execução de um projeto.

Trata-se de uma forma organizada e resumida de apresentar os principais os principais elementos planejados para o projeto, estabelecendo a melhor conectividade e as justificativas para a relação objetivo superior.

Os tópicos descritos em um Plano Sumário do Projeto são descritos abaixo e vale lembrar que nem todos os tópicos apresentados devem ser utilizados, cabendo a organização identificar os tópicos necessários a partir do projeto selecionado.

• Quais os conceitos e ideias a serem atendidas?
• Quais os limites a serem respeitados?
• O que é? O que não é? Que aspectos devem ser melhor avaliados?
• Por que deve ser realizado?
• Conectividade com o planejamento estratégico, outros projetos ou planos;
• Considerar a interdependência e a complexidade entre produtos e a estrutura ou as atividades necessárias;
• Produtos a serem gerados;
• Descritivo, especificações das entregas;
• Analise do ambiente e características gerais;
• Quais são as oportunidades a serem exploradas
• Quais são os principais problemas da situação que pretendemos mostrar;
• Quais as causas destes problemas e quais são seus efeitos;
• Que organizações instituições, pessoas, ou grupos estão ligados ao assunto;
• Quais são as possíveis resistências;

Premissa

Premissas, de uma forma direta, são todas as limitações de planejamento e execução do projeto que são de exclusiva imposição ou opção do gerente de projetos.

Opções que o gerente assume como válidas para fins de planejamento e que podem facilitar a elaboração ou a gestão do projeto.

Segundo o PMBOK:

Premissas são hipóteses ou pressupostos.  Portanto são sentenças consideradas como verdades que não podemos necessariamente comprovar, pois elas dependem de fatores do ambiente externos.

Podemos, por exemplo, considerar como premissa do projeto Construção de um prédio a seguinte frase: Não irá faltar operário durante a obra”.

Delimita as condições para realização do projeto:

• Ambiente;
• Estrutura Organizacional;
• Estrutura Humana;
• Estrutura Financeira.

Restrições

O estado, a qualidade ou o sentido de estar restrito a uma determinada ação ou inatividade. Uma restrição ou limitação aplicável, interna ou externa, a um projeto, a qual afetará o desempenho do projeto ou de um processo.

Restrições devem ser levadas em consideração em todas as fases do projeto uma vez que o planejamento realizado hoje pode não ser o mesmo amanhã. 

Corresponde a limitações para realizar o projeto (preferência da equipe de gerenciamento, tecnologia, partes interessadas mais atuantes).

Para saber mais sobre premissas e restrições não deixe de acessar nosso artigo: Premissas e restrições – Entendendo os conceitos para uma boa gestão de projetos

Por exemplo

A identificação das restrições do projeto poderá ser feita através de:

• Análise de riscos;
• Ter a percepção adequada aumenta a probabilidade de sucesso;
• Riscos para viabilização;
• Quais os tipos de riscos (financeiros, estratégicos, tecnológicos, ambientais);
• Quais os riscos existentes para execução dentro dos prazos, dos recursos e dos indicadores estabelecidos;
• Deve-se dimensionar os riscos de acordo com o possível impacto, a urgência e probabilidade de ocorrência;
• Riscos podem ser administrados por meios de contingenciamento financeiro;
• Benefícios potenciais justificam os riscos;
• Ciência dos riscos por parte das Partes Interessadas;
• Objetivos específicos, entregas e indicadores;
• O que necessita ser realizado para atender o escopo do projeto;
• Como descreveríamos a situação depois do termino do projeto com sucesso;
• Quais produtos ou serviços serão gerados com as principais atribuições e características;
• Quais os principais indicadores utilizados;
• Quais os valores estimados de retorno (PayBack, TIR, ROI, etc) calculados a partir da Análise de Viabilidade do Projeto;
• Principais atividades, recursos e custos;
• Após a clareza do escopo, objetivos específicos, entregas, e possível estabelecer com mais segurança as principais atividades, os recursos e custos.
• Estruturação, organização da equipe básica.

Referências

• PMI (Project Management Institute). Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK®) – Quinta Edição. Newtown Square: Project Management Institute, 2013;