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Fases de um projeto – As 5 etapas e suas características

O gerenciamento de um projeto vem acompanhado de grandes desafios e com o objetivo de minimizar tais desafios. Assim, projetos são normalmente divididos...
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9 ferramentas de gerenciamento que você precisa conhecer

Este post apresentaremos as 09 ferramentas de gerenciamento de projetos indispensáveis na vida de um GP e uma breve descrição sobre cada uma delas. 

Sabemos que existem muitas outras ferramentas, para alguns mais importantes que as descritas aqui, e pretendemos descrevê-las em posts futuros.

Ressaltamos que nosso objetivo não é detalhar ao máximo cada técnica ou ferramenta e sim oferecer ao leitor a oportunidade de conhecer algo novo e incentivá-lo a aprofundar seu conhecimento.

Leia também:

Ferramentas de Gerenciamento

Várias são as ferramentas de gerenciamento utilizadas pelos Gerentes de Projeto e muitas delas são vitais para um melhor controle e monitoramento do projeto. 

Vamos a 9 delas:

1 – Matriz de Prioridade

Saber utilizar o tempo da melhor forma possível é uma questão fundamental para o Gerente de Projetos. Com o excesso de atribuições e atividades o GP deve ter discernimento para sempre fazer mais e melhor, sempre recordando que a direção é mais importante do que a velocidade.

Esta ferramenta de gerenciamento apresenta a relação entre a Importância do assunto e sua Urgência nos permite realizar um cruzamento e obter cujos resultados devem ser utilizadas para priorizar as ações a serem tomadas:

Matriz de Prioridade+ Importante- Importante
+ UrgenteFicarDelegar
- UrgentePlanejarDescartar

+ Urgente e + Importante

  • Situações de crise;
  • Atenção gasta a para novos clientes;
  • Atividades com prazos rigorosos;
  • Classificado como região de “stress” onde atuamos como bombeiros.

+ Urgente e – Importante

  • Preparação de relatórios não estratégicos;
  • Tratamento de correspondências menos importantes;
  • Questões menores de outras pessoas;
  • Monitoramento de controles operacionais;
  • Classificado como região de desenvolvimento da delegação.

– Urgente e + Importante

  • Identificação de novas oportunidades;
  • Desenvolvimento de novos relacionamentos ou já existentes;
  • Busca por novas oportunidades;
  • Classificado como região onde trabalharmos por nosso objetivo.

– Urgente e – Importante

  • Trivialidades;
  • Execução de tarefas sem importância;
  • Telefonemas menos importantes;
  • Responder a grande maioria dos e-mails;
  • Classificado como região onde gastamos boa parte do nosso tempo.
Matriz de Prioridades

2 – Matriz 5W2H

Apresentado na forma de um Checklist ou mesmo no formato de uma planilha eletrônica, descreve as atividades que precisam ser realizadas pela organização, seja pelo setor estratégico ou mesmo operacional.

Esta ferramenta, além de extremamente importante, é uma das mais fáceis de serem implementadas e traz grandes ganhos a organização principalmente pelo fato de deixar claro todas as etapas que precisam ser realizadas, como as serão e por quem.

Pode ser utilizada em diversas áreas como:

  • Planejamento de Qualidade;
  • Planejamento Estratégico;
  • Planejamento de Aquisições (seleção de fornecedores);
  • Planejamento de Recursos Humanos.

Esta ferramenta tem origem na língua inglesa, onde seus significados são:

5W2H
WhatO que
WhoQuem
WhyPor que
WhereOnde
WhenQuando
HowComo
How MuchQuanto
gp4us - 5W2H

Para que a ferramenta obtenha sucesso na sua utilização é necessário, antes de tudo, uma estratégia de ação, onde deve se identificar os pontos que serão analisados e que se pretende melhorar. Para isso:

  • Atue sobre a causa do problema e não sobre os efeitos do mesmo;
  • Realize um levantamento dos possíveis riscos colaterais e gerencie-os;
  • Soluções diferentes devem ser propostas evitando-se a subjetividade.

3 – Diagrama de Pareto

O Diagrama de Pareto baseia-se no Princípio 80/20 descoberto pelo economista italiano Vilfredo Pareto onde 80% do que uma pessoa realiza no trabalho vem de 20% do seu tempo gasto. Dentro do nosso universo podemos entender que 20% das ocorrências provocam 80% dos problemas.

Por exemplo, se o empresário constata que apenas 20% dos clientes garantem 80% do lucro de sua empresa, para que manter os outros 80% de clientes pouco lucrativos? Para o autor, compreender o Princípio 80/20 é conquistar um amplo poder de discernimento do que ocorre à sua volta

Pode ser utilizado quando identificamos uma série de problemas comuns com múltiplas causas. Para utilizá-la devemos observar os problemas determinando sua frequência de ocorrência.

Os resultados poderão ser observados em um Histograma ou mesmo Gráfico de Barras, o que oferece ênfase visual às informações.

gp4us - Princípio de Pareto

Aplicar esta técnica significa dizer que 20% de suas prioridades lhe darão 80%.

Segundo Daychoum (2012), alguns exemplos do Princípio de Pareto podem ser observados no nosso cotidiano:

Tempo20% do nosso tempo produz 80 % dos resultados.
Conselhos20% das pessoas tomam 80% do nosso tempo.
Produtos20% dos nossos produtos produzem 80 % do lucro.
Leitura20% do livro contém 80 % do conteúdo.
Trabalho20% do nosso trabalho proporciona 80% de satisfação.
Oratória20% de um discurso causa 80% de impacto.
Donativos20% das pessoas doarão 80% do dinheiro.
Piquenique20% das pessoas comerão 80% da comida.
Liderança20% das pessoas tomam 80% das decisões.

4 – Ciclo PDCA

Também conhecido como Ciclo de Deming, está é uma das ferramentas de gerenciamento mais importantes na busca da melhoria contínua.

Foi introduzido no Japão após a Segunda Guerra Mundial com o objetivo de reconstruir a indústria japonesa. Possui, como princípio, tornar mais claros e ágeis os processos envolvidos na execução da gestão, como por exemplo, Gestão da Qualidade.

Baseia-se em 4 princípios básicos que são:

  • Plan – Planejar;
  • Do – Executar;
  • Check – Verificar;
  • Act – Agir.

Roteiro prático para execução do Ciclo PDCA:

Plan – Planejar

  • Estudar o processo atual;
  • Coletar dados para identificar o problema;
  • Analisar os dados;
  • Desenvolver um plano de melhorias;
  • Especificar as métricas para analisar os planos;

Do – Executar

  • Implementar o plano de melhorias;
  • Documentar as mudanças;
  • Coletar periodicamente os dados para avaliação;

Check – Verificar

  • Avaliar os dados coletados;
  • Conferir os resultados com as metas pré – estabelecidas;

Act – Agir

  • Para resultados bem-sucedidos:
  1. Padronizá-los;
  2. Comunicar as mudanças efetivas;
  3. Treinas as pessoas envolvidas no novo processo;
  • Para resultados malsucedidos:
  1. Revisar o plano original.
  2. Repetir o Processo PDCA.

Para a melhoria dos processos Deming propunha 14 passos:

  1. Crie uma visão consistente para a melhoria de um produto ou serviço;
  2. Adote uma nova filosofia para assumir a sua liderança na empresa;
  3. Termine com a dependência da inspeção como via para a qualidade;
  4. Minimize os custos com a seleção de um fornecedor preferencial;
  5. Melhore de uma forma constante e contínua cada processo;
  6. Promova a aprendizagem no terreno;
  7. Encare a liderança como algo que todos podem aprender;
  8. Não lide com base no medo evitando usar um estilo autoritário de gestão;
  9. Destrua as barreiras entre os departamentos funcionais;
  10. Elimine as companhas ou slogans com base na imposição de metas;
  11. Abandone a gestão por objetivos com base em indicadores quantitativos;
  12. Não classifique o desempenho dos trabalhadores ordenando-os por ranking;
  13. Crie um ambicioso programa de formação para todos os funcionários;
  14. Imponha a mudança como sendo uma tarefa de todos os trabalhadores.
gp4us - Ciclo PDCA

5 – Histograma de Recursos

Conhecido também como Distribuição de Frequências, o Histograma é uma ferramenta apresenta um agrupamento de dados em classe onde é possível contabilizar o número de ocorrências em cada classe.

Sua construção possui um caráter preliminar em qualquer situação e é um importante indicador de distribuição dos dados.

A visualização dos dados agrupados ou classificados permite ao Gerente de Projetos uma percepção do todo analisado.

O mesmo pode ser utilizado para a visualização das alocações dos recursos do projeto ao longo do mesmo ou em qualquer fase específica com o objetivo de realizar as realocações necessárias, nivelando os recursos ou mesmo transferindo atividades a serem realizadas.

Segundo Daychoum (2012) a realocação adequada permite:

  • Redução de custos, reduzindo ou eliminando a tendência de produzir trabalho para preencher o tempo em uma alocação ou outra;
  • Aumenta a moral da equipe, reduzindo ou eliminando a incerteza sobre oportunidades de alocação e/ou empregos futuros;
  • Utilizando técnicas de planejamento de recursos humanos determinamos como os mesmos serão alocados ao longo do projeto, ou seja, quando e quantos recursos serão necessários para que o projeto seja concluído com sucesso.
gp4us - Histograma de Recursos

6 – Técnicas de Reunião

Para que as reuniões realizadas pelo Gerente de Projeto tenham o melhor desempenho possível elas devem ser conduzidas com objetividade e de modo democrático.

Para isso alguns pontos devem ser observados:

  • Uma pauta informando os tópicos a serem abordados durante a reunião deve ser encaminhada antecipadamente aos participantes. Desta forma, todos estarão cientes dos assuntos a serem tratados, evitando possíveis desvios;
  • O local deve ser adequado para receber o número de participantes com acomodações para que todos possam se sentar;
  • Preveja os recursos necessários para a condução da reunião como rede sem fio, notebook, flipchart ou qualquer outro que julgue necessário;

Esta é uma das ferramentas de gerenciamento que pode ser entendida como: Técnicas de Condução de Reuniões, sejam respeitadas por todos, assegurando condições de igualdade necessárias.

Atente para o que deve ser feito antes, durante e depois das reuniões:

  • Faça um resumo detalhando os tópicos a serem discutidos;
  • Deixe claro, logo no início da reunião, os objetivos a serem alcançados;
  • Determine qual abordagem será utilizada;
  • Estabeleça um horário de início e término e cumpra-o;
  • Certifique-se de que todos estarão presentes;
  • Certifique-se de que todos estejam confortáveis;
  • Controle as discussões com o objetivo de evitar possíveis ressentimentos;
  • Reajuste as ideias e opiniões de modo que a maioria as aceite;

Ao término da reunião, uma Ata deve estar preenchida e os principais pontos revistos. A Ata é um documento onde se registram, resumidamente e com clareza, as ocorrências, deliberação, resoluções e decisões de reuniões.

gp4us - Modelo Ata de Reunião

7 – RBS – Risk Breakdown Structure

Que o gerenciamento de riscos em um projeto é fundamental ninguém questiona. Porém, para que seja possível qualifica-los, quantificá-los e determinar as respostas necessárias a cada um é o próprio procedo de identificação.

Identificar de riscos do projeto significa determinar quais riscos podem afetar positiva ou negativamente um projeto permitindo que se desenvolva ou mesmo implemente respostas mais efetivas.

Várias ferramentas de gerenciamento e técnicas podem ser utilizadas para a identificação dos riscos, como:

  • Brainstorm;
  • Método de Delphi;
  • Técnicas de entrevista;
  • Técnicas de grupo nominal;
  • RBS – Risk Breakdown Structure.

Dentre as ferramentas de gerenciamento de projetos, a RBS ou Estrutura Analítica de Riscos (EAR) é uma estrutura muito semelhante à WBS onde organizamos hierarquicamente os riscos identificados de um projeto, classificando-os por categoria ou subcategoria.

Ela nos fornece uma estrutura que garante um processo para identificação sistematicamente os riscos até um nível de detalhe que contribua para a qualidade de tal identificação.

gp4us - Risk Breakdown Structure

8 – Solicitações de Mudança

Todo Gerente de Projeto já deve ter ouvido dizer que a única certeza que temos é que haverá mudanças. Mudanças para ampliar ou reduzir o escopo, modificar o custo ou orçamento ou mesmo revisão o cronograma são frequentes.

Porém, seria uma grande irresponsabilidade aceitar toda e qualquer mudança solicitada pelo cliente ou mesmo realiza-las sem nenhum controle de aprovação.

O Controle de Mudança,  é uma das ferramentas de gerenciamento que, independente do tipo de projeto ela um dia será utilizada, e oferece o conjunto de procedimentos necessários para que mudanças propostas no projeto sejam previamente aprovadas pelo Board, um grupo de pessoas, definidas antes do início do projeto.

Devem incluir as seguintes atividades:

  • Identificação se uma mudança precisa ou não ocorrer;
  • Revisão e identificação das mudanças a serem aprovadas;
  • Controle para que somente as mudanças aprovadas sejam executadas;
  • Manutenção da integridade da linha base;
  • Revisão e aprovação de todas as ações preventivas e corretivas a serem realizadas.

Seus objetivos principais são:

  • Estabelecer um mecanismo através do qual as mudanças aprovadas tenham um valor para o projeto;
  • Criar oportunidades para validar o impacto de cada mudança proposta no projeto.
gp4us - Ferramentas de gerenciamento

9 – Matriz de Responsabilidade

Também conhecida como Matriz RACI ou Matriz de Designação de Responsabilidades, é também uma das ferramentas de gerenciamento muito utilizadas no dia a dia que permite ao Gerente de Projetos atribuir as funções e responsabilidades dentro de um projeto.

Tais atribuições e responsabilidades precisam ser formalizadas e documentadas para que se evitem dúvidas, questionamentos ou mesmo eventuais conflitos entre os participantes do projeto.

Suas definições estão ligadas a:

  • Atribuição de Funções, ou seja, quem faz o quê;
  • Atribuição de Responsabilidades, quem decide o quê.

Tradicionalmente, os valores a serem preenchidos na matriz são:

  • R – Responsável;
  • A – Aprovador;
  • C – Consultado;
  • I – Informado.

Opcionalmente, novos outros valores podem ser utilizados, como descrito abaixo:

  • P – Participante;
  • RS – Responsável;
  • RV – Revisão;
  • CO – Coordenação;
  • E – Executor;
  • AN – Aprovação Necessária.
gp4us - Ferramentas de gerenciamento

Conclusão

Várias são as ferramentas de gerenciamento e técnicas que devem ser utilizadas pelo Gerente de Projetos durante o processo de Gerenciamento do Projeto.

Das ferramentas apresentadas no post consideramos todas de fundamental importância para que o projeto possa ser bem gerenciado a atinja seu objetivo: a satisfação do cliente.

Referências Bibliográfica

  • http://www.portalaction.com.br/estatistica-basica/16-histograma
  • https://pt.wikipedia.org/wiki/Wikip%C3%A9dia:P%C3%A1gina_principal
  • DAYCHOUM, MERHI, Ferramentas e Técnicas de Gerenciamento, 2012

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