Talvez a parte mais difícil do processo de gerenciamento e planejamento seja o momento em que estamos iniciando um projeto. Vencer essa inércia é certamente o primeiro obstáculo a superar. Muitas pessoas tem essa dúvida: Como iniciar um projeto. A causa principal é a falta de um roteiro de trabalho para iniciar o processo e desenvolver o plano.
Como iniciar um projeto
Para quem já sabe como iniciar um projeto, está tentará identificar os principais objetivos do projeto, as restrições e quais são os envolvidos e interessados no projeto.
Em seguida, você precisará organizar a equipe do projeto.
Essa equipe participará do desenvolvimento de uma estratégia para alcançar os objetivos do projeto e da definição das funções dos vários envolvidos e interessados no projeto.
A seguir, você e sua equipe desenvolverão um esboço do escopo do projeto, do cronograma e dos aspectos orçamentários do projeto.
Isto inclui:
- A Estrutura Analítica do Projeto – EAP (WBS);
- A Estrutura Analítica da Organização EAO (OBS);
- A Estrutura do Plano de Contas e o cronograma.
Inegavelmente como não sabemos ainda como iniciar um projeto é bastante comum errar seriamente nesta fase de iniciação de um projeto.
Alguns gerentes de projetos menos experientes e que estão iniciando um projeto, desconsideram a importância do processo de iniciação e vão deixando-o para depois, até que seja muito tarde para desenvolvê-lo.
Esses gerentes de projeto tentam desenvolver um cronograma simplificado e resumido, ou fazem um planejamento de recursos, ou um plano de investimento (orçamento) ou até todos as três coisas.
Desta forma ficam amarrados a um planejamento incompleto e inconsistente que está condenado ao fracasso desde o início.
O que eles logo descobrem é que eles não têm todas as respostas de que precisam e que os planos deles/delas estão cheio de furos.
Por onde começar
Na maioria das vezes, quando pensamos em como iniciar um projeto, o planejamento começará com base num conjunto de premissas, e o planejamento do projeto é utilizado para validar estas suposições.
Em lugar de deixar de lado o processo de iniciação do projeto até que os dados faltantes sejam encontrados, o gerente de projeto inteligente usa o processo de iniciação para ajudar a gerar os dados necessários.
Aliás, há muito trabalho que deve ser executado antes de estabelecer o cronograma do projeto, o plano de recursos e o orçamento. Ao contrário do pensamento popular, muito desse esforço não exige o uso de computador.
Neste ponto, o melhor que o gerente de projeto pode fazer é seguir os seguintes passos:
- Examinar os objetivos do projeto e as restrições que impactam esses objetivos;
- Identificar os envolvidos e interessados no projeto e definir quais são as suas expectativas com relação aos objetivos do projeto;
- Desenvolver uma estratégia de ações para alcançar os objetivos do projeto e os objetivos dos envolvidos e interessados e que, ao mesmo tempo, considere as restrições;
- Construir uma equipe do projeto, identificar os outros recursos necessários e avaliar qual é a disponibilidade de recursos humanos e materiais para a execução do projeto.
Definindo os objetivos do projeto
Um plano de projeto é como um desenho esquemático que indicará às partes envolvidas não somente como iniciar um projeto mas também como o mesmo será conduzido durante toda a fase de execução. Em vários aspectos, um plano de projeto não difere de uma planta para a construção de um edifício.
Então, para desenhar essa planta, o arquiteto deve concentrar-se no propósito e na utilização da edificação, coletar informações, desenhar esboços e fazer levantamentos técnicos e de custo.
Assim que a planta esteja desenhada pelo arquiteto e aprovada pelo dono, este desenho serve como um guia para a construção do prédio. Existe claramente uma analogia entre um plano de projeto e uma planta de construção.
Assim a primeira coisa a ser feita quando estamos iniciando um projeto, dentro do processo de iniciação, é ter certeza de que os objetivos do projeto estão perfeitamente claros e definidos de forma que possam ser utilizados para elaborar o plano do projeto.
Uma parte fundamental neste processo é a identificação das restrições associadas ao projeto. Os objetivos do projeto abrangem vários aspectos, como por exemplo: objetivos de prazo, de custos, de escopo e técnicos.
Como um exemplo de definição de objetivos, consideremos uma instituição financeira que decidiu desenvolver e implantar um novo sistema de processamento de transações bancárias eletrônicas baseado na tecnologia Internet.
Objetivos a considerar
A seguir relacionamos alguns dos objetivos que deveriam ser considerados:
Objetivos técnicos
- O volume das transações, o tempo de processamento, a facilidade de uso e tratamento de erros.
Objetivos de prazo
- O prazo de implantação de um protótipo do sistema, o prazo de operação plena do sistema, e prazo de treinamento dos operadores e prazo de treinamento dos usuários.
Objetivos de custo
- O custo total de implantação do sistema, o custo de operação do sistema (R$ por transação) e custos de equipamentos e software.
Diretrizes de escopo
- Tipo de transações a ser processado, o equipamento a ser utilizado, locais em que o sistema será instalado, o sistema de comunicações adotado e as necessidades de treinamento.
Acima de tudo, todos esses objetivos devem ser claramente identificados antes de se poder começar a planejar, de verdade, o projeto.
Certamente devem ser identificadas claramente, no início do projeto, todas as restrições que possam afetar o resultado final. Nas restrições, podemos incluir:
- Restrições de prazo;
- Restrições tecnológicas;
- Restrições de recursos humanos;
- Restrições políticos e culturais;
- Restrições de recursos financeiros.
Esse conjunto de objetivos de projeto e de restrições são a base para identificar e avaliar os riscos, bem como é a plataforma para desenvolver a estratégia de projeto.
A Abertura do Projeto (Project Charter)
Embora freqüentemente omitido quando estamos iniciando um projeto, deve haver um procedimento de autorização formal de abertura do mesmo.
Isto é formalizado através de um documento denominado de Termo de Abertura de Projeto ou “Project Charter”.
A falta da Abertura de Projeto quase sempre conduzirá a conflitos e confusão.
O Termo de Abertura de Projeto pode existir com vários nomes.
Pode ser chamado de Documento de Definição de Escopo de Projeto, ou de Autorização de Projeto, ou de Project Charter que é denominação internacionalmente mais conhecida. Contudo o Termo de Abertura de Projeto é um documento que deve conter a descrição inicial dos objetivos e da estimativa preliminar do orçamento do projeto.
Inegavelmente ele é o resultado do processo de iniciação de um projeto e a base para o planejamento estratégico e da validação do plano de projeto.
Assim o TAP identifica o(s) patrocinador(es) de projeto, os benefícios planejados e a fonte de recursos financeiros.
O TAP deve conter informação sobre quem dispõe de tempo para o projeto e que valores de custo usar.
Por outro lado deve identificar, além do patrocinador toda a equipe do projeto e quais os tomadores de decisões.
Ela pode conter, dentre outras coisas, as estimativas fundamentais do projeto, a proposta do projeto e o(s) contrato(s) do projeto, se houver.
Contudo a forma exata e o conteúdo do TAP ou Central de Downloads dependem de cada organização.
Enfim tenha a certeza de que o TAP exista antes de iniciar o processo de planejamento.
Referência
- MARODIN, Helio Enir; SILVA, Sérgio Mylius. Técnicas para iniciar um projeto. Disponível em: <http://www.sbpc.org.br/imgs/publ/c1da4df8a09057b4681e0aa32d17989d.pdf>. Acesso em: 20 mai. 2014.
