Iniciando um projeto – Detalhes do que é preciso saber e fazer

Passo a passo necessário para quem está iniciando um novo projeto, seja ele pessoal ou profissional.

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gp4us - Iniciando um projeto
Iniciando um projeto – Detalhes do que é preciso saber e fazer
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Talvez a parte mais difícil do processo de gerenciamento e planejamento seja o momento em que estamos iniciando um projeto. Vencer essa inércia é certamente o primeiro obstáculo a superar.

A causa principal da dificuldade e da procrastinação é a falta de um roteiro de trabalho para iniciar o processo e desenvolver o plano.

Iniciando um projeto

Quando estamos iniciando um projeto, devemos identificar os principais objetivos do projeto, as restrições e quais são os envolvidos e interessados no projeto.

Em seguida, você precisará organizar a equipe do projeto.

Essa equipe participará do desenvolvimento de uma estratégia para alcançar os objetivos do projeto e da definição das funções dos vários envolvidos e interessados no projeto.

gp4us - Escopo do projeto

A seguir, você e sua equipe desenvolverão um esboço do escopo do trabalho, do cronograma e dos aspectos orçamentários do projeto, incluindo:

Como não sabemos com certeza por onde e como começar, é bastante comum errar seriamente nesta fase de iniciação de um projeto.

Alguns gerentes de projetos menos experientes e que estão iniciando um projeto, desconsideram a importância do processo de iniciação e vão deixando-o para depois, até que seja muito tarde para desenvolvê-lo.

Esses gerentes de projeto tentam desenvolver um cronograma simplificado e resumido, ou fazem um planejamento de recursos, ou um plano de investimento (orçamento) ou até todos as três coisas.

Desta forma ficam amarrados a um planejamento incompleto e inconsistente que está condenado ao fracasso desde o início.

O que eles logo descobrem é que eles não têm todas as respostas de que precisam e que os planos deles/delas estão cheio de furos.

Por onde começar

Na maioria das vezes, quando estamos iniciando um projeto, o processo de planejamento começa com base num conjunto de premissas, e o planejamento do projeto é utilizado para validar estas suposições.

Em lugar de deixar de lado o processo de iniciação do projeto até que os dados faltantes sejam encontrados, o gerente de projeto inteligente usa o processo de iniciação para ajudar a gerar os dados necessários.

Obviamente, há muito trabalho que deve ser executado antes de estabelecer o cronograma do projeto, o plano de recursos e o orçamento.

Ao contrário do pensamento popular, muito desse esforço não exige o uso de computador.

Neste ponto, o melhor que o gerente de projeto pode fazer é seguir os seguintes passos:

  • Examinar os objetivos do projeto e as restrições que impactam esses objetivos;
  • Identificar os envolvidos e interessados no projeto e definir quais são as suas expectativas com relação aos objetivos do projeto;
  • Desenvolver uma estratégia de ações para alcançar os objetivos do projeto e os objetivos dos envolvidos e interessados e que, ao mesmo tempo, considere as restrições;
  • Constituir uma equipe de projeto, identificar os outros recursos necessários e avaliar qual é a disponibilidade de recursos humanos e materiais para a execução do projeto.

Definindo os objetivos do projeto

Um plano de projeto é como um desenho esquemático do modo como alguém pretende alcançar os objetivos de um projeto.

Em vários aspectos, um plano de projeto não difere de uma planta para a construção de um edifício.

Para desenhar essa planta, o arquiteto deve concentrar-se no propósito e na utilização da edificação, coletar informações, desenhar esboços e fazer levantamentos técnicos e de custo.

gp4us - Objetivo do projeto

Uma vez que a planta esteja desenhada pelo arquiteto e aprovada pelo dono, este desenho serve como um guia para a construção do prédio.

Existe claramente uma analogia entre um plano de projeto e uma planta de construção.

Assim, a primeira coisa a ser feita quando estamos iniciando um projeto, dentro do processo de iniciação, é ter certeza de que os objetivos do projeto estão perfeitamente claros e definidos de forma que possam ser utilizados para elaborar o plano do projeto.

Uma parte fundamental neste processo é a identificação das restrições associadas ao projeto.

Os objetivos do projeto abrangem vários aspectos, como por exemplo: objetivos de prazo, de custos, de escopo e técnicos.

Como um exemplo de definição de objetivos, consideremos uma instituição financeira que decidiu desenvolver e implantar um novo sistema de processamento de transações bancárias eletrônicas baseado na tecnologia Internet.

Objetivos a considerar

A seguir relacionamos alguns dos objetivos que deveriam ser considerados:

Objetivos técnicos

  • O volume das transações, o tempo de processamento, a facilidade de uso e tratamento de erros.

Objetivos de prazo

  • O prazo de implantação de um protótipo do sistema, o prazo de operação plena do sistema, e prazo de treinamento dos operadores e prazo de treinamento dos usuários.

Objetivos de custo

  • O custo total de implantação do sistema, o custo de operação do sistema (R$ por transação) e custos de equipamentos e software.

Diretrizes de escopo

  • Tipo de transações a ser processado, o equipamento a ser utilizado, locais em que o sistema será instalado, o sistema de comunicações adotado e as necessidades de treinamento.

Todos esses objetivos devem ser claramente identificados antes de se poder começar a planejar, de verdade, o projeto.

Também devem ser identificadas claramente, no início do projeto, todas as restrições que possam afetar o resultado final. Nas restrições, podemos incluir:

Esse conjunto de objetivos de projeto e de restrições são a base para identificar e avaliar os riscos, bem como é a plataforma para desenvolver a estratégia de projeto.

A Abertura do Projeto (Project Charter)

Embora freqüentemente omitido quando estamos iniciando um projeto, deve haver um procedimento de autorização formal de abertura do mesmo. Isto é formalizado através de um documento denominado de Termo de Abertura de Projeto ou “Project Charter”.

A falta da Abertura de Projeto quase sempre conduzirá a conflitos e confusão.

gp4us - Internacionalização de Projetos

A Abertura de Projeto pode existir com vários nomes.

Pode ser chamada de Documento de Definição de Escopo de Projeto, ou de Autorização de Projeto, ou de Project Charter que é denominação internacionalmente mais conhecida.

A Abertura de Projeto é um documento que deve conter a descrição inicial dos objetivos e da estimativa preliminar do orçamento do projeto.

Ele é o resultado do processo de iniciação de um projeto e a base para o planejamento estratégico e da validação do plano de projeto.

A Abertura de Projeto identifica o(s) patrocinador(es) de projeto, os benefícios planejados e a fonte de recursos financeiros.

A Abertura de Projeto deve conter informação sobre quem dispõe de tempo para o projeto e que valores de custo usar.

Tem que identificar, além do patrocinador; todo o pessoal da equipe do projeto e quais são os tomadores de decisões.

Ela pode conter, dentre outras coisas, as estimativas fundamentais do projeto, a proposta do projeto e o(s) contrato(s) do projeto, se houver.

A forma exata e o conteúdo da Abertura de Projeto ou Project Charter dependem de cada organização.

Mas tenha a certeza de que existe uma Abertura de Projeto antes de iniciar o processo de planejamento do projeto.

Referência Bibliográfica

  • MARODIN, Helio Enir; SILVA, Sérgio Mylius. Técnicas para iniciar um projeto. Disponível em: <http://www.sbpc.org.br/imgs/publ/c1da4df8a09057b4681e0aa32d17989d.pdf>. Acesso em: 20 mai. 2014.

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