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Fases de um projeto – As 5 etapas e suas características

O gerenciamento de um projeto vem acompanhado de grandes desafios e com o objetivo de minimizar tais desafios. Assim, projetos são normalmente divididos...
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Internacionalização de projetos no mundo dos negócios

O dinamismo do mercado, a forte globalização dos dias atuais e a internacionalização de projetos faz crescer, cada dia mais, a busca por Gerentes de Projeto cada vez mais especializados em projetos de internacionalização.  Mas quais os benefícios e desafios deste tipo de projeto ?  Este artigo pretende apresentar os conceitos iniciais e os desafios a serem enfrentados pelos Gerentes de Projeto que buscam tal oportunidade.

A globalização, seguida do avanço tecnológico ocorrido nos últimos anos, tem nos apresentado um aumento da concorrência no mercado interno.

Desta forma, algumas organizações têm se posicionando através da busca de novos espaços que podem ocorrer através da Internacionalização.

Vários países já adotam essa nova tendência demonstrando evoluções significativas por meio do envolvimento acelerado com mercados internacionais.

Mesmo países como o Brasil, apesar de todas as dificuldades e burocracia enfrentadas também vêm apresentando uma grande capacidade de posicionar-se dentro dos mercados globais.

Internacionalização de projetos

Muitos são os motivos e razões para que as organizações iniciem um processo de internacionalização de projetos.  Dentre eles podemos destacar:

  • Aprendizagem e desenvolvimento de competências;
  • Busca de economias de escala;
  • Saturação do mercado doméstico;
  • Acompanhamento de clientes;
  • Valorização da marca;
  • Acesso a recursos e ativos estratégicos;
  • Ampliação da participação no mercado (market share);
  • Proteção contra mudanças negativas no mercado interno;
  • Aumento dos lucros, por meio do aumento da demanda.
  • Entre outros.

Porém, existe um árduo caminho a ser trilhado quando são mapeados os obstáculos para este processo: diferentes metodologias, culturas e regiões geográficas.

O grande desafio de eliminar estas barreiras em um processo de internacionalização depende do êxito de uma Gestão de Projetos consolidada e estruturada.

A Gestão de Projetos, por sua vez, tem se mostrado um importante aliado nos processos de Internacionalização.

Através da implementação das melhores práticas mantidas pelo PMI® através da publicação PMBOK® as organizações vêm se beneficiado tanto nas importações quanto exportações apresentando um importante diferencial competitivo em relação as demais organizações que ainda não aderiram a tais recomendações.

Entendimento geral

A internacionalização de projetos pode ser entendida como como o processo crescente e contínuo de envolvimento das operações de uma organização com os países de fora da sua base de origem.

Conforme ETZIONI (2015) uma organização pode ser considerada como:

Uma combinação intencional de pessoas e de tecnologia para atingir um determinado objetivo. Uma empresa é uma organização. Também o é uma divisão, um departamento ou seção dentro de uma organização maior.

Entendemos então que, no ambiente de internacionalização de projetos de uma empresa há “n” organizações, seja em sentido amplo ou restrito, com as quais a empresa deverá interagir e se relacionar de modo a atingir seus objetivos institucionais.

Neste sentido, dentre os fatores críticos para o sucesso do processo, vários estão associados ao relacionamento que se estabelece entre: as empresas que se lançam ao desafio de internacionalizar e as organizações internas, internacionais, locais e governamentais.

Segundo JOHANSON e VAHLNE, 1977; WRIGHT, KROLL e PARNELL, 2000):

Este processo ocorre de forma gradual ou incremental devido às incertezas e imperfeições das informações recebidas do novo mercado.”

Concluímos então que o processo de internacionalização de projetos deve ocorrer de forma gradativa evitando colocar em risco as operações atuais da organização.

Muitos são os fatores que podem influenciar negativamente este processo devendo ser identificados, inicialmente, através de uma análise criteriosa sobre os novos mercados com estudos sobre o público alvo, culturas, demandas e concorrentes, dentre muitos outros.

Habilidades do gerente de projetos

Conforme assinalado por Veiga apud BORINI, PISCOPO e MAZZOLA (2015):

A proposta de aliar a gerencia de projetos na implementação de estratégias de negociação internacionais, tem a ver com a necessidade de criar novos produtos e serviços, incrementar os já existentes ou ainda, inserir novos processos organizacionais.

Neste sentido, em ambas as questões levantadas, as habilidades necessárias ao Gerente de Projetos serão essenciais para efetivamente encurtar as distâncias entre as organizações como:

  • Habilidade de comunicação (inclusive por meio do domínio do idioma do país para onde se deseja exportar),
  • Habilidades de construção de equipes coesas, proativas e engajadas com a causa da empresa (no caso, organizações internas)
  • Escopo do projeto de internacionalização, habilidades de gestão e planejamento detalhado de todas as fases de implantação do projeto e, por fim, especialmente a habilidade de lidar com desafios, pautando suas ações pela flexibilidade, criatividade, paciência e persistência no trato com todos os stakeholders.

Cultura organizacional

Como trata-se de um processo complexo, a internacionalização deve ocorrer através de projetos provenientes de um Planejamento Estratégico elaborado pela alta administração da empresa.

Tais projetos devem sobretudo levar em consideração a complexidade de se iniciar um trabalho envolvendo várias culturas, povos e maneiras de pensar e agir, baseadas na Cultura Organizacional.

Segundo Francisco Massaro (2013):

É um ativo intangível, que é composto por um complexo e transparente sistema de valores compartilhados e moldados pelos membros da organização em todos os níveis e que podem, inclusive, ser incorporados pelas organizações parceiras.

O autor descreve a cultura organizacional como algo único, incorporado naturalmente pelos colaboradores da empresa e que deve ser praticado de forma natural e espontânea.

Por ser considerado um ativo intangível, não podemos medi-lo quantitativamente, mas através de outros elementos como observação podemos, qualitativamente, determinar a força da organização perante o mercado.

Esta diferença de cultura entre as organizações pode ser considerada como uma das principais preocupações do Gerente de Projetos durante o processo de internacionalização de projetos.

Cabe então a fase de Gerenciamento do Escopo identificar, não somente as necessidades inerentes ao projeto, mas também as culturas organizacionais praticadas e todos os possíveis elementos influenciadores das mesmas.

Com este pensamento será possível reduzir a distância entre as culturas presentes no projeto criando um ambiente propicio ao sucesso do mesmo.

Quando nos referenciamos a internacionalização de projetos, os procedimentos a serem executados para o sucesso do mesmo tornam-se mais complexos exigindo uma participação mais ativa e prestativa do Gerente de Projeto.

O envolvimento de várias equipes de países e culturas diferentes deixa de ser uma premissa e torna-se uma verdade do início ao término do projeto.

Documentação

Assim, uma das primeiras providencias do Gerente de Projetos será criar, logo no início do projeto, um registro formal de todas as culturas presentes e que poderão influenciar o projeto futuramente.

Este documento deve conter, mas não se limita a:

  • Visões compartilhadas, missão, valores, crenças e expectativas;
  • Regulamentos, políticas, métodos e procedimentos;
  • Procedimentos para motivação da equipe bem como recompensas;
  • Nível de tolerância à riscos a ser empregado;
  • Tipos de liderança a serem empregadas durante o projeto;
  • Ética de trabalho e código de conduta de cada organização;
  • Funcionamento dos ambientes operacionais.

Como ferramenta para coleta destas informações podem ser utilizados processos de entrevista com diversos Stakeholders.

Considerando ainda os aspectos geográficos que muitas vezes constituem impedimentos para a realização de tais entrevistas, ferramentas tecnológicas atuais devem ser levadas em consideração com a finalidade de diminuir essa distância.

Ex: vídeo conferências, e-mails, salas virtuais de chat, e aplicativos de discussão em grupo.

gp4us - Internacionalização de Projetos

Porém, a correta execução das instruções acima citadas, ainda não são suficientes para garantir o sucesso do projeto levando-se em consideração apenas a tripla restrição: escopo, tempo e custo.

As demais Áreas de Conhecimento propostas pelo PMI® através da publicação PMBOK® devem ser consideradas, tais como:

Gestão de integração

É importante e imprescindível desenvolver as etapas de iniciação do projeto (termo de abertura), bem como o planejamento das etapas e esforços estimados em níveis bastante detalhados das atividades versus recursos.

Adicionalmente, o gerenciamento e o controle das mudanças são fundamentais para antecipar problemas, com foco no atingimento das expectativas do projeto.

Desta forma, caso ocorra uma solicitação de mudança, o Gerente do Projeto terá visibilidade sobre quais recursos e atividades serão impactados, e quais as soluções possíveis para não impactar o objetivo final da entrega do projeto.

Gestão de escopo

A definição e controle do escopo garantirá que o produto ou serviço a ser entregue estará de acordo com o que foi especificado no início do projeto.

Estes processos traçarão os limites do que está incluso ou não na entrega do projeto.

Como exemplo de um projeto de internacionalização de projetos de uma linha de produtos, podemos citar que o gerenciamento do escopo definirá as características e o formato do produto a ser comercializado em outro país, bem como as possíveis variações do produto, de acordo com características do país destino, dentre outros.

Gestão da qualidade

A elaboração dos métodos para se medir a qualidade dos produtos entregues ao concluir o projeto será vital para garantir a satisfação do(s) cliente(s) ou stakeholders em geral.

A apresentação de produtos (ou serviços) de qualidade constitui um importante fator para justificativa do investimento em um projeto.

Os processos de gerenciamento da qualidade devem ser adaptados às particularidades de cada região, pois os padrões e expectativas dos clientes diferem de acordo com as culturas dos países.

Gestão de recursos humanos

Para tornar viável uma internacionalização bem-sucedida, a necessidade de mapeamento correto das equipes que atuarão no projeto é fundamental.

As barreiras geográficas são facilmente serem derrubadas por meio de dispositivos e facilidades tecnológicas disponíveis atualmente:

  • Conferências por telefone;
  • Videoconferências;
  • Acesso remoto;
  • Dentre outros.

A capacitação (treinamentos) dos recursos humanos também faz parte deste processo, a qual permite a equalização de conhecimentos e troca de experiências dentre os diferentes níveis da equipe do projeto.

Gestão de riscos

O mapeamento de riscos do projeto permite antecipar eventos não previstos, sejam eles de impacto negativo ou positivo.

Os efeitos de impactos negativos poderão ser mitigados por meio da elaboração de planos de ação para cada risco identificado.

Segundo Lobato, o plano de ação propõe um caminho por onde a instituição deve iniciar sua jornada de implementação.

No caso de um projeto de internacionalização, os riscos deverão ser mapeados de acordo com as características e cenários do país de destino, pois podem existir particularidades do cenário econômico, cultura ou legislações que podem acarretar em riscos específicos da região.

Desta forma, é possível minimizar o impacto negativo no cronograma, custos ou escopo do projeto.

Gestão de contratos

Legislações, regulamentações, termos e condições comerciais e trabalhistas diferem bastante de uma localidade para outra.

Portanto, é necessário conduzir um gerenciamento de contratos e aquisições de recursos para o projeto de forma minuciosa, e preferencialmente, segundo JUNIOR e MOTA (2015):

por especialistas (áreas de contratação, compras ou jurídico).

Por exemplo, para um projeto de internacionalização, a contratação de mão-de-obra local implicará em uma análise detalhada sobre a legislação trabalhista e suas diferenças que podem impactar na alocação de equipes.

Desta forma o entendimento completo do escopo do projeto e todas as áreas que o circundam torna-se de extrema importância, levando ainda em consideração todos os elementos que não estão diretamente inclusos no projeto como diferenças culturais.

Vídeo aula

https://www.youtube.com/watch?v=jTd9jRHzkXc

Conclusão

Este post procurou apresentar alguns dos possíveis problemas que podem ser enfrentados pelo Gerente de Projetos durante o Gerenciamento do Escopo para a internacionalização de projetos no que diz respeito às Organizações, Regiões e Culturas Organizacionais.

A busca pela eliminação de tais distâncias envolvidos no processo de internacionalização pode significar a diferença entre o sucesso ou fracasso de um projeto e requer muito da equipe como um todo e, principalmente das habilidades que são essenciais ao gestor.

Um projeto de internacionalização não é um projeto simples, e tampouco rápido.

Exige intensa troca de conhecimentos, experiências e interações entre equipes de projetos, diante de obstáculos como diferenças de culturas, metodologias e distância geográfica.

O grande desafio do Gerente de Projetos é saber balancear tais diferenças para que os resultados esperados sejam atingidos plenamente dentro do escopo, orçamento e cronograma propostos.

Várias serão as dificuldades enfrentadas nestas situações cabendo ao Gerente de Projetos identificar os mecanismos necessários e coerentes para resolvê-los da melhor maneira possível.

Tais problemas podem se tornar ainda mais evidentes uma vez que várias equipes de diferentes culturas poderão ser formadas para trabalharem juntas.

Caberá ao Gerente de Projetos zelar pelo bem-estar e saúde moral de cada participante, visando sempre o sucesso do projeto e de sua própria carreira.

Referências bibliográficas

  • http://www.bndes.gov.br/SiteBNDES/export/sites/default/bndes_pt/Galerias/Arquivos/conhecimento/livro_brasil_em_transicao/Brasil_em_transicao_cap02.pdf

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