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Fases de um projeto – As 5 etapas e suas características

O gerenciamento de um projeto vem acompanhado de grandes desafios e com o objetivo de minimizar tais desafios. Assim, projetos são normalmente divididos...
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KickOff Meeting com Programação Neuro Linguística: O Marco de Início – Parte II

I hurried into the local department store to grab1 some last minute Catalyst 9800 Series Wireless Controllers Chirsmas gifts. I looked at 1Z0-062 practice test all the people Prokeyshop and grumbled2 to myself. I would be 1Z0-062 practice test in here forever and I just had so much to do. Catalyst 9800 Series Wireless Controllers Chirsmas was beginning 300-085 Dumps to 1Z0-062 practice test become such a drag. I kinda wished that I could Prokeyshop just sleep 1Z0-062 practice test Catalyst 9800 Controllers through Chirsmas. But I 300-085 Dumps hurried the best I could through all the people to the toy department. Once again I kind of mumbled3 to myself at the prices Tpexam 300-085 Dumps of all these toys, and wondered if the grandkids would even Catalyst 9800 Series Wireless Controllers play whit4 them. I found myself in the doll CISA exam aisle5. Out of the corner Catalyst 9800 Series Wireless Controllers of my eye CISA exam I saw a little boy about 5 Prokeyshop holding a lovely doll.He kept touching6 Catalyst 9800 Series Wireless Controllers her hair and he held her so Catalyst 9800 Series Wireless Controllers gently. I could not Catalyst 9800 Controllers seem to help myself. I just kept loking over at the little boy and wondered who the doll was for. I watched him turn to a woman and he called his aunt by Catalyst 9800 Series Wireless Controllers name and said, “Are you sure I 300-085 Dumps don’t have enough money?” She replied a bit impatiently, “You Tpexam know that you don’t CISA exam have 300-085 Dumps enough money 1Z0-062 practice test Prokeyshop for Prokeyshop it.” The CISA exam aunt told the little boy not to go anywhere that she had to go Catalyst 9800 Controllers and get some Catalyst 9800 Series Wireless Controllers other things and would be back in a few minutes. And then she left the aisle. The boy continued Catalyst 9800 Series Wireless Controllers to hold the doll. After a bit I asked the boy who Catalyst 9800 Controllers the doll Tpexam was for. Catalyst 9800 Series Wireless Controllers He said, “It is Tpexam the 1Z0-062 practice test doll my sister wanted so badly for Chirsmas. She just knew that Santa would bring it. “I told him that maybe Santa was going to bring it . He said, “No, Santa can’t go where my Prokeyshop sister is…. I have to give CISA exam the doll to my Mama to take to her. “I asked him where his 1Z0-062 practice test siter was. He looked at me with the CISA exam saddest eyes and said, “She was 1Z0-062 practice test gone to be with Jesus.

My Daddy says CISA exam that Prokeyshop Mamma is going to have to go be with her.” My heart nearly stopped beating. 300-085 Dumps Then the boy Catalyst 9800 Controllers looked at me Tpexam again and said, “I told my Daddy Prokeyshop to tell my Mama not to go yet. I told him to tell Tpexam her to wait till Tpexam I got 300-085 Dumps back from the store.” Then he asked me if i wanted to see his picture. I told him I’d love to. He pulled out some picture he’d had taken at the front of Tpexam the CISA exam store. He said, “I want my Mama to take this with her so the dosen’t ever forget me. I love my Mama so very CISA exam much and I wish she dind Catalyst 9800 Series Wireless Controllers 300-085 Dumps not have to leave me.But Daddy Catalyst 9800 Series Wireless Controllers 1Z0-062 practice test says she 1Z0-062 practice test will need to be 1Z0-062 practice test Tpexam with my sister.” Catalyst 9800 Controllers I saw that the little boy had lowered his head and had grown so Catalyst 9800 Controllers qiuet. While he was not looking I 1Z0-062 practice test reached into my purse and pilled CISA exam out a handful of bills. I asked the little boy, “Shall we count Catalyst 9800 Controllers that miney one more time?” He grew excited and Prokeyshop said, 300-085 Dumps “Yes,I just know it has to be enough.” So I slipped my money in with his and we began to count it . Of course it was plenty for the doll. He softly Catalyst 9800 Controllers Tpexam said, “Thank you Jesus for giving me enough money.” Then the boy said, “I just Catalyst 9800 Controllers asked Jesus to give 300-085 Dumps me enough money to buy this doll Tpexam so Mama can take it with her to give my sister. And 300-085 Dumps he CISA exam heard my prayer. I Prokeyshop wanted to ask him give for enough to buy CISA exam my Tpexam Mama a white Catalyst 9800 Series Wireless Controllers rose, but I didn’t ask him, Tpexam but 1Z0-062 practice test he CISA exam gave 1Z0-062 practice test me enough to buy the doll and a rose for my Mama. She loves white rose so much. “In a few minutes the aunt came back and I wheeled my cart away. I could not keep from thinking Prokeyshop about the little boy as I finished my shoppong in a ttally Catalyst 9800 Controllers different spirit than when I had started. And CISA exam I kept remembering a story I had seen in Catalyst 9800 Controllers the newspaper several days earlier about a drunk driver hitting a Prokeyshop car 1Z0-062 practice test and killing7 a Tpexam little girl and the Catalyst 9800 Controllers Mother was in serious condition. The family was deciding 300-085 Dumps on Catalyst 9800 Controllers Catalyst 9800 Controllers whether CISA exam to remove the life support. Now surely this Prokeyshop little boy did not belong CISA exam with Catalyst 9800 Series Wireless Controllers 1Z0-062 practice test that story.Two days later I read in the 300-085 Dumps Tpexam Catalyst 9800 Series Wireless Controllers paper where the 300-085 Dumps family had disconnected the life support Tpexam and Prokeyshop the young woman had Prokeyshop died. I could not forget the little boy Catalyst 9800 Controllers and just kept wondering if the two were somehow connected. Later that day, I could not help myself 300-085 Dumps and I went out and bought Catalyst 9800 Series Wireless Controllers aome white roses and took them to the funeral home where the yough woman was .And there she was holding a lovely Prokeyshop white rose, the beautiful doll, and the picture of the little boy in the store. I left there in tears, thier life changed forever. The love 300-085 Dumps that little boy had for his little sisiter and his mother was overwhel. And in a split8 second a drunk driver had ripped9 the life of that little boy to pieces.

Estamos dentro de uma nova série aplicando PNL no Gerenciamento de Projetos e o foco é dar continuidade no tema: KickOff Meeting.  Caso se você ainda não viu o artigo anterior, acesse o artigo KickOff Meeting com PNL: O Marco de Início – Parte I

Abordaremos nesta continuidade desta série a importância do estabelecimento do marco de início de projetos.  O foco deste artigo é aplicar a PNL (Programação Neurolinguística) de maneira a facilitar e melhorar os resultados em Projetos.

Para saber mais sobre PNL e Gerenciamento de Projetos, acesse PNL e o Gerenciamento de Projetos.

Este aparentemente é um tema simples que muitos Gerentes de Projetos ignoram, mas pode acarretar em séria consequência no desenrolar do projeto.

O Marco de Início para os envolvidos

Um ponto interessante é que a Reunião de Kickoff não é o início do Projeto, mas o marco de início para os envolvidos.

Aplicando o Modelo S.C.O.R.E. da PNL para o objetivo de estabelecer o marco de início para todos os envolvidos, começamos a ter uma ideia de como otimizar este marco.

Abaixo temos um exemplo de compreensão de como aplicar o Modelo S.C.O.R.E em um cenário real:

  • Sintomas: geralmente os colaboradores estão envolvidos em diversas atividades e projetos na organização;
  • Causas: modelo organizacional pré existente e estrutura de liderança (influência) instalada;
  • Objetivo desejado: “Estabelecer o marco de início para todos os envolvidos“;
  • Recursos:
    • 1) Plano antecipado da reunião de Kickoff;
    • 2) Alocação “efetiva” do colaborador no Projeto;
    • 3) Comunicação prévia da data e propósito da reunião;
    • 4) Confirmação individual da ciência do evento a ser realizado;
    • 5) Apresentação de Início de Projeto no Kickoff.
  • Efeitos: conectar os envolvidos do projeto e gerar comprometimento.

Compreenda que neste artigo não temos a pretensão de mergulhar em ações, mas o Modelo SCORE mostra a guia para criamos um plano de ações fundamentados em critérios específicos a serem atingidos.

Outro fator muito importante neste artigo é perceber que os dados apresentados não representam “todas” as organizações, mas amostras restritas baseadas em experiência pessoal.

Compreenda o raciocínio e faça um mapeamento do seu cenário atual para que possa ter uma visão mais próxima da sua realidade.

Entendendo os sintomas e causas

gp4us - PNL e a reunião de KickOffUm dos fatores que mais impactam nos resultados de um projetos é o não comprometimento dos colaboradores na execução de suas atividades.

Dentro os sintomas e causas listados na análise anterior, percebemos que é muito importante tomar ações para um bom andamento do projeto.

Quando temos colaboradores em diversas atividades é muito importante trazer a consciência de riscos, como por exemplo:

  • A Multitarefa geralmente não traduz em Alta Performance ou Produtividade;
  • As “Forças de Liderança” podem sabotar o planejamento estabelecido;
  • A cultura do “super-herói” geralmente traz muitos efeitos colaterais na organização;
  • O colaborador pode não ter noção de impacto de esforço e duração de atividade.

Muitos gerentes de projetos acabam enfrentando “culturas organizacionais” que não facilitam o gerenciamento.

Entender as características da estrutura e cultura organizacional é um dos passos fundamentais para pensar em ações de melhoria.

O tema “estrutura e cultura organizacional” será abordado de maneira oportuna em artigo específico pela profundidade e conteúdo possível de ser explorado.

Neste ponto deste artigo é muito importante trazer clareza do contexto atual da organização e colaboradores no início do projeto.

Aplicação de PNL no Sintoma-Causa

Mapeie como é a Estrutura e Cultura Organizacional na qual você está inserido e responda as seguintes perguntas:

  • Como é a Estrutura Organizacional dos Colaboradores Que Você Gerencia?
  • Quem São os Chefes, Líderes, Líderes “Informais” desta Estrutura?
  • Qual é o Grau de Multitarefa dos Colaboradores? (0-Nulo :: 10-Alto Grau de Multitarefa)
  • Qual é o Grau de Interferência de Liderança? (0-Nulo :: 10-Alto Grau de Interferência)
  • Existe “super-herói” na Organização? (colaborador considerado solução para todos os problemas)
  • Como é a “cultura organizacional” sob o aspectos de “ensinar” e “delegar” atividades?
  • Como é a “cultura organizacional” sob o aspectos de “comunicação” entre colaboradores?

Uma observação importante sobre o “super-herói” é que ele normalmente existe em organizações em que se predomina atividades urgentes, isto é, não existe, aparentemente, mais tempo para planejar e agir de maneira otimizada.

O “super-herói” surge da negligência de realizar o que é importante no momento certo ou apropriado.

Estas respostas ajudarão na tomada de decisões estratégias do que é “possível” realizar dentro da sua organização no sentido de aumentar seus resultados.

O Que Fazer Então?

gp4us - PNL e a reunião de KickOff MeetingDentro do Modelo S.C.O.R.E anteriormente levantando e focando no Objetivo, precisamos lançar mão de Recursos.

Dentro da PNL, neste tópico de Recursos, temos todos os aspectos que precisamos utilizar daquilo que temos ou precisamos ter para lidar com o cenário atual.

Exploraremos brevemente o que fazer para cada Recurso listado para que você perceba o raciocínio que pode ser aplicado na sua organização.

Plano Antecipado da KickOff Meeting

A criação de um Plano de Ações focado em como realizar a Reunião de Kickoff Meeting traz a consciência dos pontos chaves que precisaram ser lidados para a realização da mesma.

Neste plano para a realização do Kickoff trazemos estratégias do que fazer para lidar com o cenário dos sintomas já levantados anteriormente.

Não existe uma estratégia universal para este plano, mas sim algumas práticas ou melhores práticas.

O objetivo deste plano é mitiga ou eliminar os sabotadores da realização deste importante marco para os envolvidos no projeto.

Como plano de ação, uma sugestão planilhada de eventos pode ser seguida como o exemplo abaixo, mas que merece ser complementada com as respostas obtidas da análise do contexto da sua organização:

EXEMPLO DE PLANO DE AÇÃO
QUANDORESPONSÁVELATIVIDADECOMOSTATUS
     
     
     
     

 

Dentre as atividades chaves que podemos listar como integrantes a este plano temos:

  • Reunião com o Sponsor do Projeto;
  • Reunião com o Responsável por Recursos da Organização;
  • Definição de Estratégia de Ação Relacionadas aos Riscos da Organização;
  • Definição de Cronograma de Atividades;
  • Levantamento de Históricos e Lições Aprendidas Anteriores.

Uma sugestão é que seja elaborada de forma independente do projeto em questão e com foco na organização e colaboradores.

A grande vantagem deste plano é que poderá ser replicado para muitos outros projetos posteriores.

Alocação “Efetiva” do Colaborador no Projeto

gp4us - PNL aplicada a projetosUm aspectos muito presente em organizações que não possuem Maturidade na Organização de Projetos é a volatilidade na alocação do colaborador.

O efeito colateral é que o planejamento do projeto corre sério risco de não ser cumprido pela ausência do colaborador.

Para lidar com esta questão precisamos mapear como a organização e liderança pode influenciar na alocação do recurso e já planejar ações para mitigar ou eliminar este tipo de ocorrência.

Neste ponto o Gerente de Projetos tem a missão de estabelecer junto com o Sponsor do Projeto e o Responsável pela Alocação de Recursos na Organização uma maneira mais efetiva para organização de esforços.

A não possibilidade de “comprometimento” pelas partes que “seriam” responsáveis por esta atividade deve ser registrada como RISCO EFETIVADO do projeto e requer, ao menos, ações de médio prazo.

Comunicação do KickOff

gp4us - PNL aplicada a projetosDentro das características presentes na Organização, é muito importante que todos os envolvidos sejam avisados com antecedência para que possam se preparar para este marco.

Esta preparação requer em alguns casos, alocação de esforço para que o colaborador tenha tempo para entender o propósito da reunião.

Muitas reuniões de KickOff Meeting acabam perdendo objetividade pelo fato do colaborador “cair de para-quedas” na reunião.

Segundo a Programação Neurolinguística, o Significado da Comunicação é a Resposta que Você Obtém Dela.

Quando o Gerente de Projetos envia apenas um simples “e-mail” e obtém o retorno automático de “lido pelo remetente”, não quer dizer o colaborador efetivamente entendeu seu “e-mail”.

Como líderes precisamos ter a consciência que o fato de falar, enviar e-mail, não quer dizer necessariamente que as partes envolvidas entenderam da ciência do evento, bem como das ações de preparação necessária.

Uma ação mais eficaz e objetiva é, além da mensagem enviada, obter uma mensagem de resposta do entendimento das partes por mais “burocrático” que possa parecer.

Alguns Gerentes de Projeto, após o envio do e-mail acabam contatando pessoalmente ou por telefone, para garantir este entendimento.

Este cuidado inicial costuma garantir maior engajamento e comprometimento dos colaboradores envolvidos.

Apresentação do KickOff Meeting

O KickOff Meeting é uma reunião e como toda reunião requer que tenhamos bem claro seu objetivo.

A particularidade do KickOff Meeting de deixar claro que se inicia um Projeto e quais são os pilares principais para que este projeto seja concluído com sucesso precisa estar sempre em foco.

O conteúdo deste pilares serão abordados nos próximos artigos e é fundamental que exista o entendimento deste.

Neste tópico do marco de início, precisamos ter a consciência de prepara uma apresentação com clareza e objetividade.

E depois?

Nos próximos artigos continuaremos neste tema de KickOff e mergulharemos nos conteúdos da reunião.

Deixe seus comentários, acompanhe nossos próximos artigos e mergulhe no mundo da PNL aplicada ao Gerenciamento de Projetos.

Para informações mais profundas entre em contato com o autor [email protected] ou acesse .

gp4us - PNL aplicada a projetos
“Construindo um Mundo Melhor pelo Conhecimento”

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