Estamos dentro de uma nova série aplicando PNL no Gerenciamento de Projetos e o foco é dar continuidade no tema: KickOff Meeting. Caso se você ainda não viu o artigo anterior, acesse o artigo KickOff Meeting com PNL: O Marco de Início – Parte I
Abordaremos nesta continuidade desta série a importância do estabelecimento do marco de início de projetos. O foco deste artigo é aplicar a PNL (Programação Neurolinguística) de maneira a facilitar e melhorar os resultados em Projetos.
Para saber mais sobre PNL e Gerenciamento de Projetos, acesse PNL e o Gerenciamento de Projetos.
Este aparentemente é um tema simples que muitos Gerentes de Projetos ignoram, mas pode acarretar em séria consequência no desenrolar do projeto.
O Marco de Início para os envolvidos
Um ponto interessante é que a Reunião de Kickoff não é o início do Projeto, mas o marco de início para os envolvidos.
Aplicando o Modelo S.C.O.R.E. da PNL para o objetivo de estabelecer o marco de início para todos os envolvidos, começamos a ter uma ideia de como otimizar este marco.
Abaixo temos um exemplo de compreensão de como aplicar o Modelo S.C.O.R.E em um cenário real:
- Sintomas: geralmente os colaboradores estão envolvidos em diversas atividades e projetos na organização;
- Causas: modelo organizacional pré existente e estrutura de liderança (influência) instalada;
- Objetivo desejado: “Estabelecer o marco de início para todos os envolvidos“;
- Recursos:
- 1) Plano antecipado da reunião de Kickoff;
- 2) Alocação “efetiva” do colaborador no Projeto;
- 3) Comunicação prévia da data e propósito da reunião;
- 4) Confirmação individual da ciência do evento a ser realizado;
- 5) Apresentação de Início de Projeto no Kickoff.
- Efeitos: conectar os envolvidos do projeto e gerar comprometimento.
Compreenda que neste artigo não temos a pretensão de mergulhar em ações, mas o Modelo SCORE mostra a guia para criamos um plano de ações fundamentados em critérios específicos a serem atingidos.
Outro fator muito importante neste artigo é perceber que os dados apresentados não representam “todas” as organizações, mas amostras restritas baseadas em experiência pessoal.
Compreenda o raciocínio e faça um mapeamento do seu cenário atual para que possa ter uma visão mais próxima da sua realidade.
Entendendo os sintomas e causas
Dentro os sintomas e causas listados na análise anterior, percebemos que é muito importante tomar ações para um bom andamento do projeto.
Quando temos colaboradores em diversas atividades é muito importante trazer a consciência de riscos, como por exemplo:
- A Multitarefa geralmente não traduz em Alta Performance ou Produtividade;
- As “Forças de Liderança” podem sabotar o planejamento estabelecido;
- A cultura do “super-herói” geralmente traz muitos efeitos colaterais na organização;
- O colaborador pode não ter noção de impacto de esforço e duração de atividade.
Muitos gerentes de projetos acabam enfrentando “culturas organizacionais” que não facilitam o gerenciamento.
Entender as características da estrutura e cultura organizacional é um dos passos fundamentais para pensar em ações de melhoria.
O tema “estrutura e cultura organizacional” será abordado de maneira oportuna em artigo específico pela profundidade e conteúdo possível de ser explorado.
Neste ponto deste artigo é muito importante trazer clareza do contexto atual da organização e colaboradores no início do projeto.
Aplicação de PNL no Sintoma-Causa
Mapeie como é a Estrutura e Cultura Organizacional na qual você está inserido e responda as seguintes perguntas:
- Como é a Estrutura Organizacional dos Colaboradores Que Você Gerencia?
- Quem São os Chefes, Líderes, Líderes “Informais” desta Estrutura?
- Qual é o Grau de Multitarefa dos Colaboradores? (0-Nulo :: 10-Alto Grau de Multitarefa)
- Qual é o Grau de Interferência de Liderança? (0-Nulo :: 10-Alto Grau de Interferência)
- Existe “super-herói” na Organização? (colaborador considerado solução para todos os problemas)
- Como é a “cultura organizacional” sob o aspectos de “ensinar” e “delegar” atividades?
- Como é a “cultura organizacional” sob o aspectos de “comunicação” entre colaboradores?
Uma observação importante sobre o “super-herói” é que ele normalmente existe em organizações em que se predomina atividades urgentes, isto é, não existe, aparentemente, mais tempo para planejar e agir de maneira otimizada.
O “super-herói” surge da negligência de realizar o que é importante no momento certo ou apropriado.
Estas respostas ajudarão na tomada de decisões estratégias do que é “possível” realizar dentro da sua organização no sentido de aumentar seus resultados.
O Que Fazer Então?
Dentro da PNL, neste tópico de Recursos, temos todos os aspectos que precisamos utilizar daquilo que temos ou precisamos ter para lidar com o cenário atual.
Exploraremos brevemente o que fazer para cada Recurso listado para que você perceba o raciocínio que pode ser aplicado na sua organização.
Plano Antecipado da KickOff Meeting
A criação de um Plano de Ações focado em como realizar a Reunião de Kickoff Meeting traz a consciência dos pontos chaves que precisaram ser lidados para a realização da mesma.
Neste plano para a realização do Kickoff trazemos estratégias do que fazer para lidar com o cenário dos sintomas já levantados anteriormente.
Não existe uma estratégia universal para este plano, mas sim algumas práticas ou melhores práticas.
O objetivo deste plano é mitiga ou eliminar os sabotadores da realização deste importante marco para os envolvidos no projeto.
Como plano de ação, uma sugestão planilhada de eventos pode ser seguida como o exemplo abaixo, mas que merece ser complementada com as respostas obtidas da análise do contexto da sua organização:
EXEMPLO DE PLANO DE AÇÃO | ||||
QUANDO | RESPONSÁVEL | ATIVIDADE | COMO | STATUS |
Dentre as atividades chaves que podemos listar como integrantes a este plano temos:
- Reunião com o Sponsor do Projeto;
- Reunião com o Responsável por Recursos da Organização;
- Definição de Estratégia de Ação Relacionadas aos Riscos da Organização;
- Definição de Cronograma de Atividades;
- Levantamento de Históricos e Lições Aprendidas Anteriores.
Uma sugestão é que seja elaborada de forma independente do projeto em questão e com foco na organização e colaboradores.
A grande vantagem deste plano é que poderá ser replicado para muitos outros projetos posteriores.
Alocação “Efetiva” do Colaborador no Projeto
O efeito colateral é que o planejamento do projeto corre sério risco de não ser cumprido pela ausência do colaborador.
Para lidar com esta questão precisamos mapear como a organização e liderança pode influenciar na alocação do recurso e já planejar ações para mitigar ou eliminar este tipo de ocorrência.
Neste ponto o Gerente de Projetos tem a missão de estabelecer junto com o Sponsor do Projeto e o Responsável pela Alocação de Recursos na Organização uma maneira mais efetiva para organização de esforços.
A não possibilidade de “comprometimento” pelas partes que “seriam” responsáveis por esta atividade deve ser registrada como RISCO EFETIVADO do projeto e requer, ao menos, ações de médio prazo.
Comunicação do KickOff
Esta preparação requer em alguns casos, alocação de esforço para que o colaborador tenha tempo para entender o propósito da reunião.
Muitas reuniões de KickOff Meeting acabam perdendo objetividade pelo fato do colaborador “cair de para-quedas” na reunião.
Segundo a Programação Neurolinguística, o Significado da Comunicação é a Resposta que Você Obtém Dela.
Quando o Gerente de Projetos envia apenas um simples “e-mail” e obtém o retorno automático de “lido pelo remetente”, não quer dizer o colaborador efetivamente entendeu seu “e-mail”.
Como líderes precisamos ter a consciência que o fato de falar, enviar e-mail, não quer dizer necessariamente que as partes envolvidas entenderam da ciência do evento, bem como das ações de preparação necessária.
Uma ação mais eficaz e objetiva é, além da mensagem enviada, obter uma mensagem de resposta do entendimento das partes por mais “burocrático” que possa parecer.
Alguns Gerentes de Projeto, após o envio do e-mail acabam contatando pessoalmente ou por telefone, para garantir este entendimento.
Este cuidado inicial costuma garantir maior engajamento e comprometimento dos colaboradores envolvidos.
Apresentação do KickOff Meeting
O KickOff Meeting é uma reunião e como toda reunião requer que tenhamos bem claro seu objetivo.
A particularidade do KickOff Meeting de deixar claro que se inicia um Projeto e quais são os pilares principais para que este projeto seja concluído com sucesso precisa estar sempre em foco.
O conteúdo deste pilares serão abordados nos próximos artigos e é fundamental que exista o entendimento deste.
Neste tópico do marco de início, precisamos ter a consciência de prepara uma apresentação com clareza e objetividade.
E depois?
Nos próximos artigos continuaremos neste tema de KickOff e mergulharemos nos conteúdos da reunião.
Deixe seus comentários, acompanhe nossos próximos artigos e mergulhe no mundo da PNL aplicada ao Gerenciamento de Projetos.
Para informações mais profundas entre em contato com o autor [email protected] ou acesse .
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