KickOff Meeting com PNL: O Marco de Início – Parte II

Como a PNL pode Auxiliar a Melhorar os Resultados Seu KckOff Meeting.

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KickOff Meeting com PNL: O Marco de Início – Parte II
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Estamos dentro de uma nova série aplicando PNL no Gerenciamento de Projetos e o foco é dar continuidade no tema: KickOff Meeting.  Caso se você ainda não viu o artigo anterior, acesse o artigo KickOff Meeting com PNL: O Marco de Início – Parte I

Abordaremos nesta continuidade desta série a importância do estabelecimento do marco de início de projetos.  O foco deste artigo é aplicar a PNL (Programação Neurolinguística) de maneira a facilitar e melhorar os resultados em Projetos.

Para saber mais sobre PNL e Gerenciamento de Projetos, acesse PNL e o Gerenciamento de Projetos.

Este aparentemente é um tema simples que muitos Gerentes de Projetos ignoram, mas pode acarretar em séria consequência no desenrolar do projeto.

O Marco de Início para os Envolvidos.

Um ponto interessante é que a Reunião de Kickoff não é o início do Projeto, mas o marco de início para os envolvidos.

Aplicando o Modelo S.C.O.R.E. da PNL para o objetivo de estabelecer o marco de início para todos os envolvidos, começamos a ter uma ideia de como otimizar este marco.

Abaixo temos um exemplo de compreensão de como aplicar o Modelo S.C.O.R.E em um cenário real:

  • Sintomas: geralmente os colaboradores estão envolvidos em diversas atividades e projetos na organização;
  • Causas: modelo organizacional pré existente e estrutura de liderança (influência) instalada;
  • Objetivo desejado: “Estabelecer o marco de início para todos os envolvidos“;
  • Recursos: 
    • 1) Plano antecipado da reunião de Kickoff;
    • 2) Alocação “efetiva” do colaborador no Projeto;
    • 3) Comunicação prévia da data e propósito da reunião;
    • 4) Confirmação individual da ciência do evento a ser realizado;
    • 5) Apresentação de Início de Projeto no Kickoff.
  • Efeitos: conectar os envolvidos do projeto e gerar comprometimento.

Compreenda que neste artigo não temos a pretensão de mergulhar em ações, mas o Modelo SCORE mostra a guia para criamos um plano de ações fundamentados em critérios específicos a serem atingidos.

Outro fator muito importante neste artigo é perceber que os dados apresentados não representam “todas” as organizações, mas amostras restritas baseadas em experiência pessoal.

Compreenda o raciocínio e faça um mapeamento do seu cenário atual para que possa ter uma visão mais próxima da sua realidade.

Entendendo os Sintomas e Causas

gp4us - PNL e a reunião de KickOffUm dos fatores que mais impactam nos resultados de um projetos é o não comprometimento dos colaboradores na execução de suas atividades.

Dentro os sintomas e causas listados na análise anterior, percebemos que é muito importante tomar ações para um bom andamento do projeto.

Quando temos colaboradores em diversas atividades é muito importante trazer a consciência de riscos, como por exemplo:

  • A Multitarefa geralmente não traduz em Alta Performance ou Produtividade;
  • As “Forças de Liderança” podem sabotar o planejamento estabelecido;
  • A cultura do “super-herói” geralmente traz muitos efeitos colaterais na organização;
  • O colaborador pode não ter noção de impacto de esforço e duração de atividade.

Muitos gerentes de projetos acabam enfrentando “culturas organizacionais” que não facilitam o gerenciamento.

Entender as características da estrutura e cultura organizacional é um dos passos fundamentais para pensar em ações de melhoria.

O tema “estrutura e cultura organizacional” será abordado de maneira oportuna em artigo específico pela profundidade e conteúdo possível de ser explorado.

Neste ponto deste artigo é muito importante trazer clareza do contexto atual da organização e colaboradores no início do projeto.

Aplicação de PNL no Sintoma-Causa

Mapeie como é a Estrutura e Cultura Organizacional na qual você está inserido e responda as seguintes perguntas:

  • Como é a Estrutura Organizacional dos Colaboradores Que Você Gerencia?
  • Quem São os Chefes, Líderes, Líderes “Informais” desta Estrutura?
  • Qual é o Grau de Multitarefa dos Colaboradores? (0-Nulo :: 10-Alto Grau de Multitarefa)
  • Qual é o Grau de Interferência de Liderança? (0-Nulo :: 10-Alto Grau de Interferência)
  • Existe “super-herói” na Organização? (colaborador considerado solução para todos os problemas)
  • Como é a “cultura organizacional” sob o aspectos de “ensinar” e “delegar” atividades?
  • Como é a “cultura organizacional” sob o aspectos de “comunicação” entre colaboradores?

Uma observação importante sobre o “super-herói” é que ele normalmente existe em organizações em que se predomina atividades urgentes, isto é, não existe, aparentemente, mais tempo para planejar e agir de maneira otimizada.

O “super-herói” surge da negligência de realizar o que é importante no momento certo ou apropriado.

Estas respostas ajudarão na tomada de decisões estratégias do que é “possível” realizar dentro da sua organização no sentido de aumentar seus resultados.

O Que Fazer Então?

gp4us - PNL e a reunião de KickOffDentro do Modelo S.C.O.R.E anteriormente levantando e focando no Objetivo, precisamos lançar mão de Recursos.

Dentro da PNL, neste tópico de Recursos, temos todos os aspectos que precisamos utilizar daquilo que temos ou precisamos ter para lidar com o cenário atual.

Exploraremos brevemente o que fazer para cada Recurso listado para que você perceba o raciocínio que pode ser aplicado na sua organização.

 

Plano Antecipado da KickOff Meeting

 

A criação de um Plano de Ações focado em como realizar a Reunião de Kickoff Meeting traz a consciência dos pontos chaves que precisaram ser lidados para a realização da mesma.

Neste plano para a realização do Kickoff trazemos estratégias do que fazer para lidar com o cenário dos sintomas já levantados anteriormente.

Não existe uma estratégia universal para este plano, mas sim algumas práticas ou melhores práticas.

O objetivo deste plano é mitiga ou eliminar os sabotadores da realização deste importante marco para os envolvidos no projeto.

Como plano de ação, uma sugestão planilhada de eventos pode ser seguida como o exemplo abaixo, mas que merece ser complementada com as respostas obtidas da análise do contexto da sua organização:

EXEMPLO DE PLANO DE AÇÃO
QUANDO RESPONSÁVEL ATIVIDADE COMO STATUS
         
         
         
         

 

Dentre as atividades chaves que podemos listar como integrantes a este plano temos:

  • Reunião com o Sponsor do Projeto;
  • Reunião com o Responsável por Recursos da Organização;
  • Definição de Estratégia de Ação Relacionadas aos Riscos da Organização;
  • Definição de Cronograma de Atividades;
  • Levantamento de Históricos e Lições Aprendidas Anteriores.

Uma sugestão é que seja elaborada de forma independente do projeto em questão e com foco na organização e colaboradores.

A grande vantagem deste plano é que poderá ser replicado para muitos outros projetos posteriores.

Alocação “Efetiva” do Colaborador no Projeto

gp4us - PNL aplicada a projetosUm aspectos muito presente em organizações que não possuem Maturidade na Organização de Projetos é a volatilidade na alocação do colaborador.

O efeito colateral é que o planejamento do projeto corre sério risco de não ser cumprido pela ausência do colaborador.

Para lidar com esta questão precisamos mapear como a organização e liderança pode influenciar na alocação do recurso e já planejar ações para mitigar ou eliminar este tipo de ocorrência.

Neste ponto o Gerente de Projetos tem a missão de estabelecer junto com o Sponsor do Projeto e o Responsável pela Alocação de Recursos na Organização uma maneira mais efetiva para organização de esforços.

A não possibilidade de “comprometimento” pelas partes que “seriam” responsáveis por esta atividade deve ser registrada como RISCO EFETIVADO do projeto e requer, ao menos, ações de médio prazo.

Comunicação do KickOff

gp4us - PNL aplicada a projetosDentro das características presentes na Organização, é muito importante que todos os envolvidos sejam avisados com antecedência para que possam se preparar para este marco.

Esta preparação requer em alguns casos, alocação de esforço para que o colaborador tenha tempo para entender o propósito da reunião.

Muitas reuniões de KickOff Meeting acabam perdendo objetividade pelo fato do colaborador “cair de para-quedas” na reunião.

Segundo a Programação Neurolinguística, o Significado da Comunicação é a Resposta que Você Obtém Dela.

Quando o Gerente de Projetos envia apenas um simples “e-mail” e obtém o retorno automático de “lido pelo remetente”, não quer dizer o colaborador efetivamente entendeu seu “e-mail”.

Como líderes precisamos ter a consciência que o fato de falar, enviar e-mail, não quer dizer necessariamente que as partes envolvidas entenderam da ciência do evento, bem como das ações de preparação necessária.

Uma ação mais eficaz e objetiva é, além da mensagem enviada, obter uma mensagem de resposta do entendimento das partes por mais “burocrático” que possa parecer.

Alguns Gerentes de Projeto, após o envio do e-mail acabam contatando pessoalmente ou por telefone, para garantir este entendimento.

Este cuidado inicial costuma garantir maior engajamento e comprometimento dos colaboradores envolvidos.

Apresentação do KickOff Meeting

O KickOff Meeting é uma reunião e como toda reunião requer que tenhamos bem claro seu objetivo.

A particularidade do KickOff Meeting de deixar claro que se inicia um Projeto e quais são os pilares principais para que este projeto seja concluído com sucesso precisa estar sempre em foco.

O conteúdo deste pilares serão abordados nos próximos artigos e é fundamental que exista o entendimento deste.

Neste tópico do marco de início, precisamos ter a consciência de prepara uma apresentação com clareza e objetividade.

E depois?

Nos próximos artigos continuaremos neste tema de KickOff e mergulharemos nos conteúdos da reunião.

Deixe seus comentários, acompanhe nossos próximos artigos e mergulhe no mundo da PNL aplicada ao Gerenciamento de Projetos.

Para informações mais profundas entre em contato com o autor contato@claudioshen.com.br ou acesse http://www.claudioshen.com.br.

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Claudio Shen

Coach Claudio Shen, CEO e Head Trainer do Instituto Claudio Shen, MBA em Gestão de Projetos e Processos Organizacionais, Formação Internacional como Master Trainer em PNL (Programação Neurolinguística) pela NLP University da Universidade da Califórnia – EUA, PMP pelo Project Management Institute, Formação com Certificação Internacional em Coaching pelo BCI e IAGC, Formação em Hipnose Clássica e Ericksoniana entre outras abordagens de desenvolvimento pessoal e profissional. Coautor de diversos livros de PNL e Coaching já publicados no mercado.

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