Matriz GUT (sigla para resumir as palavras Gravidade, Urgência e Tendência), é uma ferramenta ou método muito utilizado pelas empresas em geral para priorizar os problemas que devem ser resolvidos pela gestão. Também pode-se usar a matriz GUT para avaliar a prioridade de certas atividades quanto a sua realização ou desenvolvimento.
Embora a matriz GUT seja normalmente utilizada na solução de problemas, estratégias, desenvolvimento de projetos e na tomada de decisões ela também pode ser utilizada para uma série de outras finalidades.
Matriz GUT
A matriz GUT classifica problemas de acordo com sua gravidade (G), urgência (U) de solução e tendência (T) de crescimento.
Na elaboração da matriz, devemos montar uma tabela cruzando os problemas e os fatores gravidade, urgência e tendência, atribuindo valores de 1 a 5.
Contudo, ao multiplicar esses valores (G x U x T), teremos os resultados dos itens elencados, com isso se descobre as prioridades entre as questões levantadas.
A regra diz que a prioridade se dá do maior valor resultante para o menor. Ou seja, os itens de maior valor são os mais graves, mais urgentes e com maior tendência de piorar mais rapidamente.
No exemplo abaixo temos:
- Prioridade número “1” valor 80 é: Baixo índice de recompra entre os clientes
- Prioridade número “2” valor 48: Atraso na entrega do fornecedor
- Prioridade número “3” valor 18: Problemas disciplinares entre vendedores
- Prioridade número “4” valor 4: Alto gasto com materiais de escritório.
Obs.: Alguns ao invés de multiplicar os valores do (G x U x T), preferem somar os valores do ( G + U + T).
Na soma a regra é a mesma da multiplicação, os itens de maior valor são os mais graves, mais urgentes e com maior tendência de piorar mais rapidamente.
Benefícios da Matriz GUT
- A matriz GUT contribui para a sua tomada de decisão estratégica;
- Ela facilita a alocação de recursos nos problemas mais importantes e que podem ocasionar maiores danos na sua empresa;
- Ferramenta de apoio para o planejamento estratégico;
- Implementação simples;
- Pode ser utilizada por qualquer empresa ou setor;
- Formato de matriz facilita preenchimento e visualização dos atributos GUT;
- Permite uma priorização de resolução de problemas de forma assertiva;
- Foco na diminuição de problemas mais sérios;
- Também pode ser aplicada à sua realidade pessoal;
- É uma ferramenta que pode ser aliada à outras como o Diagrama de Pareto ou de Causa e Efeito (Ishikawa).
Por que utilizar a Matriz GUT
Agora que você já sabe o que é a matriz GUT e como aplicá-la no dia a dia da sua empresa, listamos motivos práticos para você adotar essa ferramenta de uma vez por todas!
- Facilita a tomada de decisões estratégicas;
- Indica a alocação de recursos nos problemas sérios, evitando desperdícios;
- É uma ferramenta auxiliar para o planejamento estratégico, auxiliando na resolução de qualquer problema que afete o cumprimento da estratégia;
- Pode ser usada por qualquer empresa ou setor, independente do seu tamanho ou segmento de atuação;
- Auxilia na redução de problemas mais sérios, uma vez que os problemas são identificados e sanados, na maioria das vezes, em fases menos latentes;
A matriz GUT é um excelente instrumento para driblar as inúmeras dificuldades que aparecem no ambiente da sua empresa. E sua fácil utilização permite o manuseio por qualquer colaborador.
Além da matriz GUT, outra ferramenta que pode beneficiar o seu negócio é o 5W2H.
Classificação do GUT
Gravidade
Diz quanto o peso da dificuldade analisada caso ela venha a ocorrer. Analisa-se diante certas características, tais como:
- Tarefas;
- Pessoas;
- Resultados;
- Processos;
- Organizações;
- Outros.
Estudando os resultados a médio e longo prazo, se antes não for solucionado.
- Sem gravidade: Danos leves, podendo ser considerados até mesmo danos secundários.
- Pouco grave: Danos mínimos;
- Grave: Danos regulares;
- Muito grave: O problema pode causar grandes danos para a empresa;
- Extremamente grave: devem ser priorizados. Caso contrário, os danos têm potencial para se tornarem irreversíveis.
Urgência
A quantidade de tempo que se tem ou necessita para resolução da tarefa. Se grande a urgência, menor é o tempo disponível para sanar tal problema. Recomenda-se o questionamento:
A solução desta causa pode aguardar ou necessita ser feita de imediato?
- Pode esperar: Não há pressa para resolver o problema;
- Pouco urgente: São aqueles problemas que, apesar de mais urgentes que os anteriores, também podem esperar mais um tempo;
- Urgente: Precisam ser solucionados assim que possível;
- Muito urgente: Quanto mais cedo melhor. Uma semana talvez? Menos?
- Imediatamente: Se você classificou um problema com essa nota, precisa agir agora mesmo, sob pena de agravar a situação e perder o controle dela.
Tendência
Refere-se à possibilidade de aumento do problema, a circunstância da questão crescer ao decorrer do tempo.
É recomendado questionar:
Caso não solucione tal problema logo, o mesmo piorará aos poucos ou bruscamente?
- Não irá mudar: Significa que nada irá acontecer ou o problema pode até desaparecer;
- Irá piorar a longo prazo: O problema tende a crescer lentamente;
- Irá piorar a médio prazo: Talvez o problema vai permanecer se nada for feito;
- Irá piorar a curto prazo: O problema pode piorar em um curto período de tempo;
- Irá piorar rapidamente: É imprescindível agir agora antes que seja tarde demais.
Caso haja ausência de uma ação, aquele problema:
- Não irá mudar: significa que nada irá acontecer ou que que o problema pode até desaparecer
- Irá piorar a longo prazo: o problema tende a crescer lentamente
- Irá piorar a médio prazo: provavelmente o problema vai permanecer se nada for feito
- Irá piorar a curto prazo: o problema pode piorar e muito em um curto período de tempo
- Irá piorar rapidamente: é imprescindível agir agora antes que seja tarde demais.
Exemplos de aplicação da matriz GUT
1) Matriz GUT da bibliotecária do Rio Grande do Sul
2) A Matriz GUT abaixo demonstra a identificação, classificação e a priorização dos riscos encontrados no garimpo Serra Branca
3) Matriz GUT de diversos problemas numa empresa
4) Matriz GUT da análise das reclamações dos clientes de um restaurante
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Referências
- https://klickpages.com.br
