Metodologia FEL – O que é e aplicação em projetos complexos

A Metodologia FEL foi criada pela DuPont largamente utilizada para grandes projetos de capital, onde se estabelecem 3 FASES de planejamento nas quais o projeto só deverá avançar pra a fase seguinte se aprovado no portão entre as fases.  

A metodologia do FEL é utilizada por grandes empresas e pelo IPA – Independent Project Analysis.

O IPA desenvolveu a Metodologia FEL (Front End Loading) com o objetivo de garantir um planejamento ótimo do projeto. Conceitua-se esta metodologia como sendo uma coleção de métodos, técnicas e ferramentas que mostram o que e como deve ser feito a cada momento.

Aplica-se principalmente a projetos de indústrias de transformação, petroquímica e refino.

Metodologia FEL

Segundo Barshop (2004), Front-End Loading é:

A Metodologia FEL baseia-se na premissa de que a melhoria nas atividades de definição do projeto reduz o número de claims que podem ocorrer durante a execução, quando os custos para alterações são elevados.  

Adicionalmente, possui processos pelo qual uma companhia identifica e determina o escopo do projeto complexo para alinhar com a necessidade do negócio.

A Metodologia FEL caracteriza-se por fazer uso de documentações de engenharia que compõem o chamado Gerenciamento do Técnico, onde se procura garantir que o produto do projeto esteja dentro das especificações técnicas esperadas.

Adicionalmente, são utilizadas estratégia de execução, estimativas e planos de custo e a preocupação com o alinhamento estratégico, que são itens que compõem o Gerenciamento do Trabalho, onde o foco é a definição do plano de execução do projeto.

Neste processo, um projeto complexo é analisado a partir de três estágios básicos de aprovação, chamados de FEL1, FEL2, FEL3.

Em cada portão são apresentadas as questões críticas que podem causar algum impacto em relação ao objetivo daquela fase.

Etapas da Metodologia FEL

As fases da Metodologia FEL são consideradas etapas de definição do empreendimento, sendo responsáveis por todo o planejamento, definindo o que será feito, quando, por quem e quais os recursos necessários.

Na Fase de Execução são colocados em prática todos os planos estabelecidos, incluindo-se a realização das aquisições necessárias e o planejamento para a entrada em operação.

Na fase final de Operação é realizada a entrega do produto e o início das atividades do empreendimento estabelecido.

A figura ilustra a o ciclo de vida do projeto, dividindo-o nas fases/processos:

• Front End Loading;
• Execução;
• Operação.

FEL 1: Identificação da Oportunidade

Objetivo

Validar a oportunidade comercial e selecionar as alternativas que serão analisadas na fase seguinte.  É a fase de definição do negócio, onde é validado o alinhamento estratégico e a análise de mercado. 

A engenharia associada é baseada em índices de projetos similares.

Essa etapa implica na definição do escopo e os objetivos do empreendimento, bem como uma estimativa inicial do montante de investimentos, prevendo uma faixa de variação do custo entre -25% e +40%, além da análise da viabilidade do negócio, através do cálculo dos principais indicadores de viabilidade do projeto:

• TIR (Taxa Interna de Retorno);
• VPL (Valor Presente Líquido);
• VPI (Valor Presente do Investimento);
• Payback Descontado.

Entregáveis

Nesta fase da Metodologia FEL os entregáveis são:

• Declaração dos objetivos do projeto para o negócio;
• Definição do time núcleo;
• Alinhamento estratégico;
• Previsões de mercado;
• Declaração de escopo inicial;
• Estudo de alternativas;
• Estudos competitivos;
• Estimativas iniciais de custos.

Sobre a importância da fase de FEL 1, Merrow (2011) comenta:

• Visa garantir um Business Case robusto, com uma definição clara da estratégia e dos objetivos do negócio. As definições dessa fase servem de base para as decisões futuras por parte da equipe;
  
• O Gate de FEL 1 deve ser efetivo e crítico o suficiente para barrar projetos que não são viáveis. Mas infelizmente, no mercado, o Gate de FEL 1 é o mais fraco de todos. O excesso de projetos para estudos em FEL 2 cria competição por recursos e tira a dedicação dos profissionais dos melhores projetos;
  
• Não existe um padrão na Indústria para o FEL 1 – cada empresa tem maneiras diferentes de tratar essa fase. Até mesmo projetos similares de uma mesma empresa podem ter fases de FEL 1 completamente diferentes;
  
• Quando o Business Case é fraco, os projetos entram em FEL 2 com muitas alternativas a serem estudadas. Pesquisas na Indústria mostram que projetos que entram em FEL 2 com mais de duas ou três alternativas tendem a terminar FEL 2 sem congelar o escopo;
  
• Um projeto com um Business Case mal definido está mais sujeito a sofrer cortes de custos durante o FEL 3, o que levará o projeto ao fracasso;
  
• Business Cases fracos estão mais frequentemente ligados a cronogramas agressivos de Desenvolvimento e Execução, porque um cronograma mais curto faz com que o fluxo de caixa (e, por consequência, a taxa de retorno) pareça melhor.

FEL 2 – Engenharia conceitual

Objetivo

Estudar as opções identificadas e direcionar o projeto a uma opção; refinar premissas, atualizar os dados econômicos e começar a definição do projeto.   

É a fase da seleção da opção, na qual é decidido conceitualmente o escopo do projeto.

O foco principal desta etapa é de desenvolvimento da engenharia conceitual de todas as opções listadas no FEL1, de modo a comparar as opções e definir, através do resultado da avaliação econômico-financeiro de cada opção, qual será encaminhada à fase seguinte.

Nessa etapa da Metodologia FEL são feitas análises das soluções tecnológicas e construtivas associadas ao empreendimento, terminando com a seleção de uma dessas soluções e com as definições básicas (briefing de projeto) das instalações, incluindo as edificações, prevendo uma variação nos custos entre –15% e +25%, além da seleção das VIP’s (Value Improving Practices) a serem utilizadas no desenvolvimento da engenharia básica do projeto.

Em FEL2 o retorno financeiro é um parâmetro decisivo para que o projeto siga para a terceira etapa: caso não seja apresentado retorno acima da taxa mínima de atratividade, ou seja, apresente VPL menor que zero, o projeto é cancelado.

Entregáveis

As entregas desta etapa da Metodologia FEL são:

• Planejamento das instalações;
• Análise de saúde;
• Segurança ambiental e riscos preliminares;
• Análise econômica e financeira detalhada;
• Execução de cronograma;
• Localização e layout do empreendimento;
• Estimativa de orçamento;
• Engenharia conceitual;
• Declaração de escopo preliminar.

Sobre a importância da fase de FEL 2, Merrow (2011) comenta:

• O FEL 2 é a fase mais importante no desenvolvimento de projetos de capital;
  
• Desenvolve e articula o escopo do projeto até o ponto em que a equipe esteja confiante de que todos os elementos do escopo foram considerados;
  
• A definição do escopo em FEL 2 deve ser abrangente: processo, utilidades, infraestrutura, barragens, sistemas de tratamento de resíduos e rejeitos, desenvolvimento da comunidade, etc;
  
• Os balanços de massa e energia devem ser concluídos, assim como os diagramas de processo, os Process Flow Diagrams (PFDs), e todos os equipamentos identificados;
  
• Cada porção do escopo que não tenha sido identificada irá gerar acréscimos de custo e prazo tardiamente, além de provocar impactos no desenvolvimento do projeto (engenharia, contratos, etc.);
  
• Quando os PFDs não estão completos e congelados ao final de FEL 2, ou quando grandes estudos de alternativas (trade-offs) ainda estão programados para o FEL 3, as chances de fracasso aumentam significativamente;
  
• Ao final de FEL 2, o processo de Moldagem (Shaping) precisa estar concluído, para assegurar estabilidade ao ambiente do projeto e ao escopo;
  
• É no final do FEL 2 que a decisão de executar ou não o projeto deve ser tomada;
  
• Market timing (tempo de mercado) deveria ser irrelevante para mega projetos, pois no momento em que um mega projeto é colocado em operação, pelo seu longo ciclo de vida, o mercado pode ter mudado novamente de alguma forma.

FEL 3 – Engenharia básica

Objetivo

Desenvolver a engenharia detalhada, o plano de execução e a estimativa de custo detalhados para a alternativa selecionada na fase anterior.

Em FEL3 o foco é a construção, ou seja, a preparação do projeto para sua aprovação corporativa e futura implantação. Nesta etapa, a Engenharia Básica da opção selecionada no estágio de FEL2 é desenvolvida e o CAPEX do projeto apresenta menor imprecisão.

É a fase ideal para aprovação em Diretoria Executiva, uma vez que a probabilidade de mudanças de escopo é muito menor.

Nessa fase, a solução de engenharia selecionada em FEL2 é detalhada e mais VIP’s são consideradas no desenvolvimento dos Projetos Básicos (anteprojetos). Dessa forma é possível obter uma variação nos custos entre –10% e +10%, além da consolidação do principias indicadores de viabilidade do negócio.

Entregáveis

Nesta fase da Metodologia FEL os entregáveis são:

• Especificações do equipamento;
• Plano de compras;
• Análise de saúde;
• Segurança ambiental e riscos finalizado;
• Plano de execução;
• Escopo do trabalho detalhado;
• Análise do cronograma;
• Engenharia básica;
• Declaração de escopo finalizada.

Sobre a importância da fase de FEL 3, Merrow (2011) comenta:

• É a fase em que o projeto será preparado para a execução. Se o FEL 2 está completo, a engenharia de FEL 3 é algo simples e contínuo (porém trabalhoso);
  
• Algum avanço na engenharia detalhada pode ser necessário para definição dos equipamentos de aquisição prioritária;

• A equipe deve prestar atenção em três atividades específicas de engenharia que são pontos chave para avaliar se o FEL 3 está ou não completo:
  
  • Os diagramas de tubulação e instrumentação (P&IDs) estão completos, revisados e aprovados?
  • As especificações para os equipamentos principais estão completas, e os itens com longo prazo de entrega foram encomendados?
  • A estimativa de custos foi desenvolvida com base em quantitativos da engenharia básica?
• Outro elemento importante do FEL 3 é o Plano de Execução do Projeto (PEP), que deve ser iniciado no começo de FEL 2 e chegar ao final de FEL 3 com bastante detalhe;

• Algumas decisões sobre como o projeto será construído devem ser tomadas, no máximo, até o início de FEL 3 (por exemplo: modularização);
  
• É tentador deixar para planejar a execução até que o projeto esteja bastante avançado, o que frequentemente se mostra equivocado;
  
• Por exemplo: os planos de comissionamento e partida definem a sequência de turnover de equipamentos e linhas de processo, que são requisitos para a definição do cronograma de engenharia, de construção e montagem e de compras;
  
• Durante FEL 3 a estrutura para a futura operação deve ser definida, e os requisitos para contratação/treinamentos devem ser formalizados;
  
• Ao final de FEL 3 o projeto deve estar de posse das licenças ambientais necessárias para iniciar os trabalhos em campo.

Entregáveis das fases da Metodologia FEL

Práticas recomendadas da Metodologia FEL

Na Metodologia FEL metodologia existem portões de verificação dos produtos desenvolvidos, onde o projeto é submetido a validações, podendo ser cancelado, aprovado ou retornar para melhor definição, de acordo com o nível de definição do projeto, conforme mostrado na figura abaixo:

Conforme apresentado por Moura (2008), o IPA desenvolveu o Índice FEL para nortear a tomada de decisão das partes interessadas do projeto, embasando-se pelo banco de dados contendo os benchmarks dos projetos.

Barshop (2004) define o Índice FEL como medida do nível de conclusão de um conjunto de atividades a qualquer tempo durante a fase de definição de projeto, composta por três fatores igualmente ponderados:

Local

Aavaliam parâmetros de condições locais, exigências ambientais, requerimentos de saúde e segurança, mão de obra;

Plano de Execução do Trabalho

Avalia o plano de gestão do risco do projeto, planos de contratação e aquisições, estimativa de custos e cronograma;

Status de Engenharia

Avaliam parâmetros como desenhos industriais, balanços de massa e energia e escopo de execução detalhado. 

Portanto, o objetivo da metodologia consiste em (Barshop, 2004):

• Eliminar/diminuir risco de dispêndio de investimentos em projetos que não trarão retorno;
  
• Fazer com que as necessidades do negócio se tornem o parâmetro preliminar para realização (ou não) de investimentos importantes no projeto;
  
• Minimizar mudanças durante a execução do projeto.

Somando-se, de acordo com Merrow (1997):

• Melhorar a produtividade dos projetos usando a melhor tecnologia disponível;
• Tornar os projetos de responsabilidade de equipes multidisciplinares.

Vantagens da Metodologia FEL

A visão tradicional de gerenciamento de projetos define que um projeto de sucesso é aquele que atende aos critérios de tempo, custo, eficácia e satisfação do cliente, o que torna importante a prévia definição dos objetivos, do fluxo de informações e do planejamento de tarefas, tempo e recursos, para atingir os objetivos especificados.

Pesquisas sobre projetos de empreendimentos complexos indicam que o sucesso em sua implementação é baseado em quatro atributos:

• Equipe de projeto;
• Tecnologia empregada;
• Práticas de melhorias de valor;
• Utilização da Metodologia FEL

Este último considerado o mais importante, pois permite à empresa definir com maior detalhamento o escopo para atender as necessidades do negócio, possibilitando a obtenção de projetos mais competitivos.

Moura (2008) apresenta em seu trabalho uma pesquisa de Benchmarking Competitivo desenvolvida pelo PMI Brasil em 2007 com 185 empresas brasileiras de diferentes segmentos onde foi identificado que:

• 78% das organizações têm problemas de prazo em seus projetos;
• 64% possuem problemas de custo;
• 44% problemas de qualidade;
• 39% problemas de satisfação do cliente.

Perguntadas sobre as dificuldades encontradas, 66% das empresas disseram ter problemas com o não cumprimento de prazos, 64% com falhas de comunicação e 62% com mudanças constantes de escopo.

Assim, as vantagens da utilização da Metodologia FEL é fornecer uma visão detalhada do empreendimento antes de iniciar sua execução, alinhando as atividades aos objetivos do projeto, promovendo maior eficiência quando do início do monitoramento e controle dos projetos complexos.

Como retorno, tem-se a minimização dos riscos, aumento da confiança e maior facilidade na elaboração do plano de gerenciamento, fornecendo parâmetros prévios para o controle do projeto, possibilitando aos gerentes de projetos uma visão antecipada de riscos e uma análise preliminar mais precisa de tempo e custos.

A figura ilustra o resultado da pesquisa desenvolvida pelo IPA, ilustrando como projetos bem definidos custam menos, atendem aos prazos e operam melhor.

Fatores de Sucesso

Alguns itens são classificados como fatores críticos de sucesso e devem ser aplicados durante o desenvolvimento do FEL, de forma a assegurar que o projeto atinja os resultados observados, como:

1) Definição das metas

Os representantes da unidade de negócios na equipe do projeto, em especial representantes da operação e manutenção e da equipe de construção devem participar ativamente na definição de metas de implantação, produtos e subprodutos do empreendimento e critérios de aceitação.

2) Documentação

Todos os produtos de FEL 1, 2 e 3 devem ser formalmente documentados para assegurar o
registro das informações e evitar descontinuidade e retrabalhos.

3) Desenvolvimento de Atividades

Devem ser conduzidas atividades de design review e análise de riscos de operação (Hazop) no projeto básico, com envolvimento e participação ativa de representantes da operação, manutenção e construção.

4) Contratações

Contratação da Engenharia Básica prevendo a possibilidade do detalhamento do projeto ser realizado pela mesma empresa, minimizando o risco de descontinuidade de critérios e perda de informações entre os profissionais responsáveis pelo Projeto Básico e Projeto de Detalhamento.

5) Estrutura Analítica do Projeto (EAP)

A Estrutura Analítica do Projeto deve ser utilizada como base para elaborar o planejamento, orçamento, identificação de desenhos, equipamentos e ativos.

Esta prática confere consistência e continuidade na Engenharia, Planejamento e Controle da implantação.  

Todo o escopo do projeto deve estar na EAP:

• Gerenciamento;
• Planejamento;
• Consultorias;
• Saúde e segurança;
• Qualidade;
• Engenharia;
• Comissionamento;
• Licenciamentos.

6) Gerenciamento de Mudanças

Deve existir um plano formal relacionado também com outros planos do PEP (Project Execution Planning).

7) Plano de Comissionamento

Deve existir um plano formal para garantir a conformidade do produto e o conhecimento completo das equipes de manutenção e operação acerca do empreendimento implantado.

Apresentação PPT

Referencia

• http://www.abepro.org.br/biblioteca/enegep2013_TN_STO_183_043_22900.pdf