Estrutura organizacional de uma empresa voltada a projetos

Toda empresa tem um objetivo e para que esse seja atingido ela precisa se organizar de alguma forma. Assim, surge a necessidade de definir um modelo de estrutura organizacional de uma empresa cuja função é distribuir as responsabilidades e as tarefas entre as pessoas. Um projeto, por ser um empreendimento temporário dentro da empresa e envolver pessoas, também precisa se organizar.

Desta forma faz se necessário o e imprescindível por parte do Gerente de Projetos o conhecimento do modelo de estrutura organizacional no sentido de identificar o modelo atual em que seus projetos serão conduzidos.

Modelo de estrutura organizacional

As empresas precisam de pessoas para funcionar. Há empresas que operam com apenas uma pessoa, sendo que essa faz tudo o que é necessário, e empresas que operam com milhares de pessoas.  

Empresas com muitas pessoas precisam se organizar segundo algum critério, de modo que cada um  saiba o que fazer e quais são suas responsabilidades. Assim, qualquer empresa tem uma estrutura  organizacional, seja ela formal ou informal. 

O importante é saber identificar qual é o modelo de estrutura organizacional.

A formal é aquela que está documentada nos manuais  da instituição e a informal é a que não está escrita, mas que existe.

É o caso, por exemplo, daquele funcionário que não tem cargo de chefia, mas que, por sua experiência, muitas vezes é consultado nas decisões.

Maximiano (2008) esclarece que uma estrutura organizacional define as responsabilidades, a autoridade e o sistema de comunicação na empresa. Uma estrutura organizacional é a representação da distribuição das pessoas pelas atividades da empresa.

A forma dessa distribuição, que cria departamentos ou setores, é uma decisão de cada empresa, que escolhe o modelo que melhor se adapta às suas necessidades.  Os critérios de departamentalização mais comuns são:

O funcional

• Divide a empresa por funções, como marketing, finanças, recursos humanos, etc;

O geográfico

• Divide a empresa por regionais;

Por clientes

• Divide a empresa de acordo com as características de cada cliente. Uma empresa de telefonia pode ter divisões para consumidores comuns e para empresas, por exemplo;

Por processo

• É a divisão por tipo de processo produtivo, como fundição, usinagem, montagem e pintura;

Por produtos

• Divide a empresa por diferentes produtos. Por exemplo: um laticínio pode dividir a empresa em departamento de leite, de iogurte e de queijos.

Vale dizer que, além dos critérios acima apresentados, existem outras formas menos comuns de departamentalização, que são utilizadas por algumas empresas.

Quer dizer, uma estrutura organizacional mostra a hierarquia e as linhas de comunicação na empresa.

A estrutura organizacional de uma empresa é representada por meio de um organograma.  A seguir apresentamos um exemplo de organograma de uma estrutura funcional:

Dependendo do porte da empresa, abaixo de cada gerência pode haver setores. Abaixo do departamento de RH, por exemplo, pode haver setores como recrutamento e seleção, benefícios, folha de pagamento e treinamento.  

Já sabemos que um projeto é planejado e executado por um número de pessoas que pode variar desde uma única (projetos de pesquisa ou projetos pessoais) até milhares.

Dessa forma, como dito anteriormente, numa empresa é necessário que cada um saiba o que tem de fazer e suas responsabilidades. Em um projeto não é diferente.

Responsabilidades

Como existe uma equipe para execução do projeto, é preciso que cada um saiba seu papel na busca dos objetivos que originaram tal projeto.

Uma coisa é a estrutura do projeto, outra coisa é como ela vai ser inserida no modelo de estrutura organizacional permanente da empresa.

Para Maximiano (2008), na administração de projetos o processo de organizar abrange duas decisões:

• Definir a organização interna da equipe do projeto;
• Definir como alojar a estrutura temporária do projeto dentro da estrutura funcional permanente.

Organização interna do projeto

Para exemplificar a organização interna de um projeto, vamos pegar uma empresa que vai implantar um software integrado de gestão (ERP).

Como o próprio nome diz (integrado), esse projeto vai necessitar do envolvimento de toda a empresa. Então, a equipe do projeto deverá ser composta por pessoas de todas as áreas.

O envolvimento das áreas é fundamental na elaboração e validação dos requisitos, nos testes, na customização e na implantação do novo sistema.

Dessa forma, um possível organograma para o projeto mencionado seria a figura abaixo:

Note que, na figura acima, a “Equipe de Contábeis” não é o próprio departamento de contabilidade e sim algumas pessoas dessa área que vão participar do projeto.

Essa é uma das formas de estruturar a equipe do projeto, ou seja, uma espécie de espelho da estrutura da empresa.

Maximiano (2008) apresenta critérios para estruturar a equipe do projeto, a saber:

• EAP: organiza a equipe do projeto de acordo com a estrutura analítica do projeto, ou seja, atribui as entregas às pessoas;
• Fases de um projeto: por esse critério, a equipe é organizada de acordo com a fase do projeto;
  
• Organização funcional do projeto: é a utilização da própria estrutura da empresa como critério para estruturar a equipe do projeto;
  
• Partes do produto: tem como base o escopo do produto.

Organizações que trabalham com projetos

As estruturas das empresas que utilizam projetos variam entre dois extremos. Em um deles está a estrutura funcional e no oposto a estrutura projetizada.

Entre os dois temos então as estruturas matriciais, que combinam características das estruturas funcionais e projetizadas.

Vamos agora ver como a estrutura do projeto pode ser inserida na estrutura permanente da empresa.  As estruturas a seguir são aquelas descritas pelo PMBoK

Organização funcional

Este modelo de estrutura organizacional é a forma mais comum de organização. Organizações deste tipo são agrupadas por áreas de especialização em áreas funcionais distintas (por exemplo, contabilidade, marketing e fabricação).

Ao se deparar com “funcional” no exame, pense em “silo’: Em geral, os projetos ocorrem em um único departamento.

Se o projeto necessitar de informações ou trabalho de outro departamento, funcionários transmitem a solicitação ao chefe do departamento, que a comunica ao chefe e lider do outro departamento.

Caso contrário, a comunicação permanece dentro do projeto. Os membros da equipe fazem o trabalho do projeto, além do trabalho normal do departamento.

Organização matricial fraca

Nesse modelo de estrutura organizacional, o controle do orçamento do projeto é do gerente funcional.

O gerente do projeto tem autoridade e disponibilidade de recursos limitados.  Tanto o gerente quanto a equipe trabalham em tempo parcial no projeto.

Organização matricial balanceada

Neste modelo de estrutura organizacional o controle do orçamento é misto entre o gerente funcional e o do projeto.  A autoridade e disponibilidade de recursos vão de baixas a moderadas. 

O gerente trabalha em tempo integral e a equipe em tempo parcial no projeto.

Organização matricial forte

Neste modelo de estrutura organizacional o controle do orçamento é feito pelo gerente do projeto. A autoridade e disponibilidade de recursos vão de moderada a alta. 

O gerente e a equipe trabalham em tempo integral no projeto.

Organização projetizada

Neste modelo de estrutura organizacional o controle do orçamento é feito pelo gerente do projeto. A autoridade e disponibilidade de recursos são altas. Gerente e a equipe do projeto trabalham em tempo integral no projeto. 

Resumindo, as organizações funcionais trabalham pouco com projetos e, em decorrência disso, têm pouca experiência com eles, resultando na falta de eficiência e eficácia.

Esse é o caso de muitas empresas que conhecemos.

As organizações projetizadas, por sua vez, trabalham essencialmente com projetos.  Podemos citar como exemplos desse tipo de empresa:

• As construtoras;
• As empresas de consultoria e;
• A empresas de tecnologia da informação, que fornecem soluções informatizadas.

Tais empresas possuem áreas funcionais (RH, contábeis, marketing) que servem como suporte aos projetos.

Outros tipos de organização

Outros tipos de organização podem ser encontradas na 6ª Edição do PMBOK, tais como:

• Orgânico ou simples;
• Multidivisional;
• Virtual;
• Híbrido;
• EGP.

Conclusão

Nesta post apresentamos as diferentes organizações que trabalham com projetos e suas estruturas.

Vimos as organizações funcionais, as matriciais (fracas, balanceadas e fortes) e as projetizadas.

Pudemos entender que as organizações funcionais são menos experientes e, por isso, menos eficientes e eficazes na gestão de projetos, enquanto que as organizações projetizadas apresentam maturidade nesse tipo de empreendimento.

Conhecer os diferentes tipos de organizações e suas estruturas é importante, na medida em que cada uma tem características próprias que podem facilitar ou dificultar a administração de um projeto.

Referências

• CARVALHO, Marly Monteiro; RABECHINI JR., Roque. Construindo competências para gerenciar projetos: teoria e casos. São Paulo: Atlas, 2005;
  
• KEELING, Ralph. Gestão de projetos: uma abordagem global. São Paulo: Saraiva, 2002;
  
• MAXIMIANO, Antonio Cesar Amaru. Administração de projetos: como transformar idéias em resultados. 3. ed. São Paulo: Atlas, 2008;
  
• PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. A guide to the project management body of knowledge. 6th ed. Newtown Square, 2017