Prince2: A metodologia de gestão de projetos mais utilizada no mundo

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gp4us - Adoção do Prince2 como Metodologia de Gerenciamento de Projetos
Prince2: A metodologia de gestão de projetos mais utilizada no mundo
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Prince2 tem como objetivo auxiliar os envolvidos em projetos de todos os portes, em qualquer ambiente, a cumprir as necessidades de custos, escalas, qualidade, escopo, riscos e benefícios. A elaboração ocorreu através de ampla consulta a partir de experiência da vida real em diversos tipos de organizações.
 
Atualmente, os projetos muitas vezes envolvem trabalho em conjunto de diversas organizações (parceiras ou contratadas) para alcançar os objetivos. Dessa forma, o Prince2 possibilita uma linguagem comum para as empresas e fornecedores. Possibilita,
 
Prince2 é estruturado pela existência de TEMAS, PRINCÍPIOS e PROCESSOS. Os temas e o princípios permeiam os processos. Cada processo contém algumas atividades com papéis e responsabilidades já definidos.
 
Também, durante as atividades documentos devem ser gerados ou atualizados. Esses documentos já são fornecidos pela metodologia Prince2.
 

gp4us - Principios Prince2Aqui são, bem resumidamente, os processos de um projeto conduzido com Prince2:

Directing a Project

Para atender ao comitê de projetos, através de relatórios e controles, informações necessárias às tomadas de decisões;

Starting up a Project

Primeiro processo e que ocorre durante o pré-projeto. Visa garantir que os pré-requisitos para o início de um projeto estejam disponíveis;

Initiating a Project

Processo de iniciação de um projeto. Aqui ocorre o planejamento e surge o ambiente controlado do Prince2;

Controlling a Stage

Processo que fornece informações a respeito do andamento do projeto, alimentando as decisões de realinhamento do projeto;

Managing a Stage Boundary

Processo que garante o monitoramento e controle do projeto. Verifica o cumprimento do curso pré-estabelecido do projeto, e gera reação aos eventos inesperados.

Closing a Project

Processo que garante o encerramento controlado de um projeto.

Managing Product Delivery

Processo que garante a criação e a entrega de produtos conforme critérios pré-estabelecidos;

Benefícios da Aplicação do Prince2

Benefício 1 

O Prince2 vem sendo utilizado há mais de 30 anos em milhares de projetos e o próprio método continua aprendendo a partir deles; todo o feedback obtido por meio das sugestões e aprendizado da combinação com outras técnicas e debates ajudou o Prince2 se tornar uma melhor prática.

Benefício 2

O Prince2 pode ser aplicado a qualquer tipo de projeto, o que significa que ele pode ser aplicado a projetos pequenos como preparar uma reunião, ou em projetos enormes como a execução de uma eleição, a organização de uma conferência, a construção de uma ponte ou de um projeto de tecnologia da informação.

Benefício 3

O Prince2 oferece uma estrutura de papeis e prestação de contas (também referida como Papeis e Responsabilidades). Todas as pessoas da Equipe do Projeto devem saber o que se espera delas. Isto é ainda mais importante para o Gerente de Projeto, pois ele tem o dever de verificar que as tarefas sejam concluídas conforme acordadas.

Benefício 4

O Prince2 é focado em produtos, o que significa que o produto é bem definido no início do projeto e dado a conhecer a todos os interessados. Como resultado, todos tem a mesma ideia em cima de que estão trabalhando e do produto final esperado.

Benefício 5

O Prince2 usa o Gerenciamento por Exceção, o que permite que o Gerente do Projeto possa lidar com certos issues do projeto.

Todavia, quando um issue vai além da tolerância estabelecida, torna-se uma exceção, devendo ser escalado para o nível de gerenciamento superior ao da ocorrência com o issue.

Pode-se dizer que o Gerenciamento por Exceção permite que o nível de gerenciamento superior gerencie o nível inferior.

Benefício 6

O Prince2 continua a avaliar a viabilidade do projeto a partir do ponto de vista do Business Case e isso acontece em todo o ciclo de vida do projeto.

Se, por exemplo, o retorno sobre o investimento esperado (ROI) não é mais possível de se obter em qualquer ponto do projeto, este então deverá ser interrompido.

Características de um projeto Prince2

Cada projeto possui características próprias e que não se repetem e nisso diferem do “business as usual” ou de um processo repetitivo da organização. Nos projetos Prince2 são observadas 5 características:

1 – Mudança

Os projetos são formas de se introduzirem mudanças, visando benefícios ou retorno para os envolvidos ou Patrocinadores.

2 – Temporariedade

Sempre deve haver início e término definidos para um projeto, e este deve terminar tão logo os produtos requeridos sejam criados. Já a manutenção contínua de um produto ocorre depois do projeto e não é considerada parte do mesmo.

3 – Interfuncionalidade

Um projeto envolve pessoas de diferentes departamentos ou áreas da empresa e profissionais experientes que trabalham em conjunto durante o seu desenvolvimento.

4 – Exclusividade

Cada projeto é único ou exclusivo, pois há sempre algo que o diferencia dos demais.

5 – Incerteza

Como as partes interessadas de um projeto são únicas (Patrocinadores), isso é um fator que pode trazer incertezas ao projeto, tendo em vista que as opiniões podem divergir e refletir em vários aspectos como o prazo, o custo, o risco etc.

Os aspectos Prince de desempenho

Um projeto Prince2 possui seis aspectos de desempenho, podendo se dizer que estas são as metas de desempenho do projeto a serem monitoradas e gerenciadas durante a sua execução (BCE PQR):

  1. Benefícios
  2. Custo
  3. Escopo
  4. Prazo
  5. Qualidade
  6. Risco

Questionamentos

Para cada aspecto ou meta de desempenho, devemos aplicar os seguintes questionamentos:

Benefícios

Por que estamos fazendo este projeto e quais são seus benefícios? Os benefícios sevem ser conhecidos, claros, mensuráveis e precisam ser entregues.

Custo

Projetos devem gerar retorno sobre o investimento. As perguntas a fazer são: Os custos estão sendo controlados? ou ainda Estamos dentro do orçamento?

Escopo

O escopo está bem definido e claro para todos os interessados? O Gerente de Projeto deve tomar cuidado para evitar aumento de escopo, que é permitir que novas exigências sejam adicionadas durante o projeto.

Prazo

A pergunta a fazer para o prazo é Quando o projeto terminará?

Qualidade

O produto será útil ao final do projeto? (Em outras palavras, adequado ao propósito). Os produtos passaram em seus controles de qualidade?

Risco

Todos os projetos são exclusivos e, portanto, têm risco. Quanto risco pode ser assumido e como este pode ser gerenciado? Por exemplo, num projeto relacionado à construção de uma casa, o que acontecerá se um dos subcontratados não aparecer?

Autor

Alexandre Abdala – PRINCE2 Practitioner | Administrador de Empresas com 17 anos de experiência na área Financeira, Controladoria e Tecnologia da Informação em empresas de pequeno, médio e grande porte nacional e multinacional nos segmentos da Construção Civil, Tecnologia da Informação, Comércio Exterior, Indústria, Serviços e Varejo.

Referências Bibliográficos

  • Gerenciando Projetos de Sucesso com PRINCE2.
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Ernani Marques

Professor de pós-graduação em gestão de projetos e análise de Negócios: FIA, IETEC, SENAC, UNIP e Uninove. Consultor e Instrutor para os temas de gestão de projetos, programas, portifólios, governança e análise de negócios: Dinsmore Associates e International Institute for Learning. Sócio diretor: ATHEM (www.athem.net.br) com mais de 24 anos de experiência em TI dos quais 15 foram dedicados a gerenciamento de projetos, programas e portifpolios.

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