Cadastre-se

Cadastre-se para acesAcesse conteúdos exclusivos que só usuários cadastrados no site tem acesso.

Fases de um projeto – As 5 etapas e suas características

O gerenciamento de um projeto vem acompanhado de grandes desafios e com o objetivo de minimizar tais desafios. Assim, projetos são normalmente divididos...
HomeProjetosAgilProject Model Canvas - Como criar um Canvas de projeto

Project Model Canvas – Como criar um Canvas de projeto

Este é a primeira parte de uma série de artigos que pretendem percorrer os caminhos e facilidades oferecidas pelo Project Model Canvas, apresentando a metodologia e todos os benefícios que a mesma oferece.  Ao concluir a leitura fique à vontade para enviar suas dúvidas, críticas ou sugestões sobre o artigo. Segundo José Finocchio Junior em seu livro Project Model Canvas, hoje, estimulados pelas novas tecnologias, tendemos a pensar juntos e em rede, ou seja, de forma colaborativa.

Para saber mais sobre aplicações Canvas acesse também:

Introdução

A evolução das redes sociais nos ensinou também que, com apenas 140 caracteres, é possível transmitir o essencial.

Seguindo tais premissas, José Finocchio Júnior desenvolveu um novo conceito que visa substituir toda a documentação inicialmente preparada pelos Gerentes de Projeto.

Utilizando-se uma folha no formato A1 e alguns bloquinhos de post-it, o Gerente de Projetos poderá conduzir uma sessão de brainstorm com os membros de sua equipe e clientes para que juntos construam um Plano de Projeto curto, essencial, pragmático e que tenha uma visão única dos objetivos, custos e benefícios do projeto.

Finocchio ainda cita que o objetivo é oferecer uma ferramenta prática que organize as ideias, deixe claro os objetivos e fases e torne todo o processo compreensível rapidamente, mesmo para que não está familiarizado com a nomenclatura técnica.

O Project Model Canvas – PMC possui uma aparência extremamente simples, mas muito poderosa quando bem realizada.

Porque o Project Model Canvas

Vários são os fatores que tornam o PMC tão poderoso:

  • O Project Model Canvas baseia-se em conhecimentos da neurociência;
  • A confecção do Project Model Canvas não requer nada mais do que folhas no formato A1 e post-its;
  • O Project Model Canvas apresenta somente o necessário podendo ser utilizado como um Plano de Projeto ou mesmo documento inicial de base para melhor detalhamento posteriormente;

Etapas para Construção do Canvas

Criação

Devemos responder 6 perguntas fundamentais: Por que ? O que ? Quem ? Como ? Quando ? e Quanto ?

Integração

Nesta fase é necessário garantir a consistência entre os blocos, estabelecendo a integração entre os componentes;

Resolução

Com as fases integradas, partimos então para a identificação dos “pontos” pendentes de resolução em virtude de falta de informação, indefinições ou mesmo contradições;

Comunicação / Compartilhamento

No final do processo de criação do PMC o mesmo será utilizado como base para criação das demais documentações do projeto como cronogramas e orçamentos;

Quem construirá o PMC ?

A inexistência de papéis predefinidos no Project Model Canvas nos indica de que qualquer pessoa pode participar da formulação do mesmo. Porém, duas regras bacias são recomendadas:

  1. Deve ser construído em equipe;
  2. Um dos participantes deve possuir conhecimentos em Gerenciamento de Projetos;

O ideal é uma mistura entre pessoas que dominam as regras de negócio com pessoas com ótimo conhecimento técnico. Um exemplo poderia ser uma equipe de 4 pessoas:

  • Um Gerente de Projeto que possui os fundamentos para gerenciar o projeto;
  • Um especialista da área de negócios da organização;
  • Um especialista da área técnica;
  • Um especialista do Escritório de Projetos que ajudará a integrar os conceitos;

Criação

Durante o processo de criação preencheremos os espaços do Project Model Canvas com os post-its. O objetivo é transformar todas as ideias dos participantes em algo físico e legível.

Mas para que esse momento aconteça é necessário que toda a sequência de criação seja realizada como a metodologia propõe.

Cada bloco do Project Model Canvas corresponde a uma função específica de planejamento, sendo divididas, conforma já citado, nas grandes questões:

Por quê;

  • O quê;
  • Quem;
  • Como;
  • Quando;
  • Quanto.

A medida que cada pergunta é respondida fica mais fácil responder as seguintes.

Project Model Canvas
Perguntas para estruturação

Por exemplo, para saber quais atividades irão compor o projeto é necessário entender qual ou quais produtos estão sendo desenvolvidos.

Por outro lado, para saber a importância dos produtos é necessário saber os benefícios que o projeto gera.

Cada região, por sua vez, é dividida em blocos, conforme pode ser observado na imagem abaixo:Project Model Canvas

Abertura de planejamento

O Pitch

É a primeira parte a ser preenchida e encontra-se localizado na parte superior do Project Model Canvas.  Aqui resumiremos o projeto em apenas uma frase curta e de impacto.

Exemplo: Implantação Escritório de Projetos

Por quê?

1 – Justificativa

Descreva aqui os problemas enfrentados atualmente pela organização ou as demandas que precisam ser realizadas para atingir os objetivos futuros.

Cada justificativa por sua vez, deve estar presente em um papel autocolante separado, formando um conjunto que comprove a real necessidade do projeto.

2 – Objetivo

O objetivo do projeto é o que se almeja alcançar com a realização do mesmo.   É o motivo pelo qual todos os recursos, humanos e físicos, serão mobilizados dentro da organização.

Para Finocchio, o objetivo deve ser descrito através de um parágrafo utilizando-se, preferencialmente, um post-it no tamanho extra grande ( 98 mm x 149 mm ) ou dois post-its no tamanho 76 mm x 76 mm e, principalmente, ser S.M.A.R.T. ou seja:

  • Specific – Específicos;
  • Measurable – Mensuráveis;
  • Attainable – Atingíveis;
  • Realistic – Realistas;
  • Time Bound – Temporizáveis.

3 – Benefícios

De uma forma geral podemos entender que todo e qualquer benefício dos projetos será a geração de valores para os acionistas da empresa.

Nos dias atuais porém novos benefícios podem ser considerados como Responsabilidade Sócio Ambiental – RSE e Criação de Valor Compartilhado – CVC.

Para que o mesmo fique claro no nosso projeto descreveremos o que a empresa conquistará após a implantação do projeto.

Project Model Canvas
Benefícios identificados

Opcionalmente podemos identificar o nível de contribuição de cada benefício dentro do objetivo estratégico.

Project Model Canvas
Benefícios Classificados

O que?

1 – Produtos

Este é o resultado final do projeto que será entregue ao cliente. Pode ser um produto, um serviço ou resultado único.

Exemplo: Escritório de Projetos implementado.

2 – Requisitos

São as características do produto, ou seja, a forma com que nosso cliente nos diz o que é importante e o que não é na entrega final do produto.

Inicialmente não devemos detalhar minuciosamente os requisitos e sim apenas identifica-los. Futuramente, se for o caso, a equipe poderá realizar tal tarefa.

  • Por sua vez, cada requisito deve ser:
  • Unitário, referindo-se a um único ponto;
  • Completo, não negligenciando informações importantes;
  • Não conjugado, não apresentando expressões do tipo quando, conforme, à medida que, etc.
  • Rastreável, ou seja, facilmente relacionado às necessidades do cliente;
  • Atual, ou seja, não ser obsoleto;
  • Não ambíguo, exprimindo fatos objetivos e não subjetivos;
  • Verificável, ou seja, facilmente inspecionado ou testado;Exemplo: O PMO  deverá contar, inicialmente, com 3 Gerentes de Projetos certificados pelo PMI;

Quem

3 – Stakeholders

Aqui devemos relacionar todas as partes interessadas, internas ou externas, que serão afetadas positivamente ou não, pelo projeto.

O interesse ou resistência de qualquer um dos stakeholders pode determinar o sucesso ou fracasso do projeto.

Exemplos: Patrocinador e demais departamentos da organização;

Também devemos levar em consideração dos Fatores Externos a organização pois os mesmos também poderão afetar o projeto. Como Fatores podem ser:

  • Comportamento econômico;
  • Evolução da tecnologia;
  • Normas;
  • Disponibilidade de recursos.

4 – Equipe

A equipe do projeto são todas as pessoas responsáveis pela execução de uma determinada tarefa que deve ser concluída para que o projeto possa ser entregue.

No Project Model Canvas cada membro da equipe deve estar associado a um papel. Ou seja, qualquer participante do projeto responsável por algo deve ser listado no campo Equipe com seu papel, e não seu nome.

Exemplo: Gerente de Projeto, Instrutor, Analista de Processo.

Esfera de Influência do Gerente de Projeto

O Gerente de Projetos deve manter, dentro de sua esfera de influência, todos os membros da equipe, principalmente àqueles responsáveis por entregas importantes ou críticas, e os demais stakeholders.

Esse monitoramento permitirá ao GP tomar decisões importantes no momento e na hora certa, não postergando decisões necessárias para o bem do projeto.

Project Model Canvas
Esfera de influência do GP

Como

Nesta etapa definiremos as entregas do projeto e os responsáveis por cada uma delas e as condições para a produção identificando as premissas e restrições.

Segundo Finocchio:

Se pensarmos primeiramente no projeto em termos de entregas, ou seja, de ações concretas e tangíveis a serem produzidas pela equipe, daremos mais estabilidade e motivação para cada um organizar seu trabalho da melhor forma.

Exemplo: Templates a serem utilizados pelo PMO;
Exemplo: Treinamentos para os Gerentes de Projeto.

1 – Premissas

Segundo o Wikipedia, na lógica uma premissa é uma fórmula considerada hipoteticamente verdadeira, dentro de uma dada inferência.  Porém, podemos entender premissas como suposições dadas como certas sobre um cenário futuro e relativamente incerto, pois não estão sob controle do Gerente de Projeto.

Por serem exatamente suposições, constituem Riscos que devem ser mapeados e tratados durante o projeto.

Tais premissas devem ser assinadas pelos stakeholders envolvidos garantindo ao Gerente de Projeto recursos que comprovem que o tempo e custo somente serão válido enquanto as premissas identificadas forem verdadeiras.

Cuidado: Descrevemos nas premissas o necessário para viabilizar o projeto.

Exemplo válido: O valor do dólar, até o final do ano, não será superior a $ 3,00;
Exemplo inválido: Teremos dificuldades em contratar Gerentes de Projeto certificados.

2 – Grupo de Entregas

São todas as partes ou componentes menores a serem entregues pelo projeto. Devem ser tangíveis, papáveis, mensuráveis e verificáveis. Todo o trabalho realizado no projeto deve estar, obrigatoriamente, associado a uma entrega.

Exemplo: Aplicação do Treinamento
Exemplo: Definição do Layout Físico;

3 – Restrições

São fatores associados ao escopo do projeto que limitam o trabalho a ser realizado pela equipe. Tais fatores podem ser internos ou externos.

Segundo Finocchio, um projeto sem restrição teria recursos infinitos e tecnologia perfeita, ao passo que um projeto com número excessivo de restrições arrisca a viabilidade do projeto.

Exemplo: Custo e tempo do projeto

Quando e Quanto

Apesar de serem as primeiras perguntas realizadas pelo cliente, Quando e Quanto são as últimas estruturas do Canvas a serem preenchidas pois não será possível realizar uma previsão acurada sem antes ter respondido as etapas anteriores.

Outro ponto é que Tempo e Custo não podem ser dissociados na Gestão de Projetos.

Nesta última etapa de preenchimento definiremos quando o projeto será concluído e qual o custo do mesmo para a organização.

1 – Riscos

Segundo o PMI:

Riscos são evento ou condição incerta que, se ocorrer, terá um efeito positivo ou negativo sobre pelo menos um objetivo do projeto, como tempo, custo, âmbito ou qualidade.

A identificação dos riscos do projeto será realizada neste momento pois, sem se dimensionar os riscos é impossível realizar previsões seguras de quando o projeto terminará ou custará.

Para os de maior criticidade já serão definidas as respostas e os mesmos deverão ser permanentemente monitorados.

O tratamento dos Riscos será realizado identificando:

  • Descrição;
  • Causa;
  • Efeito;
  • Probabilidade;
  • Impacto;
  • Resposta possível.

Exemplo: Falta de apoio da Gerencia Executiva
Exemplo: Forte resistência contra os novos templates por parte dos Gerentes de Projeto

2 – Linha do Tempo

A linha do tempo apresenta as datas que devem ocorrer as entregas. A metodologia propõe que tal grupo seja dividido em 4 períodos.

3 – Custos

No Project Model Canvas os custos não são estimados com a precisão oferecidas pelas atividades do cronograma. Aqui os custos serão calculados por entregas ou grupos de entregas e, cada grupo de ser desdobrado em elementos de custos menores.

Um ponto importante a ser lembrado é que, durante a realização das estimativas de custo devemos levar em consideração os riscos previamente identificados. Se necessário uma reserva de contingência deverá ser criada e mantida durante a execução do projeto.

Project Model Canvas Eletrônico

Vídeo aula

https://www.youtube.com/watch?v=lNfHODEQ-c8&t=22s

Referências

  • http://pt.wikipedia.org/wiki/Premissa
  • Project Model Canvas – José Finochhio Júnior – Editora Campos
Este é a primeira parte de uma série de artigos que pretendem percorrer os caminhos e facilidades oferecidas pelo Project Model Canvas, apresentando a metodologia e todos os benefícios que a mesma oferece.  Ao concluir a leitura fique à vontade para enviar suas dúvidas,...Project Model Canvas - Como criar um Canvas de projeto

Este site utiliza cookies para melhorar a sua experiência de navegação. Ao continuar navegando, assumiremos que você consente com isso. Fique à vontade também para ler nossa Política de privacidade. Mais informação

The cookie settings on this website are set to "allow cookies" to give you the best browsing experience possible. If you continue to use this website without changing your cookie settings or you click "Accept" below then you are consenting to this.

Close