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Fases de um projeto – As 5 etapas e suas características

O gerenciamento de um projeto vem acompanhado de grandes desafios e com o objetivo de minimizar tais desafios. Assim, projetos são normalmente divididos...
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Stakeholders do projeto – Como mapear e engajar as partes

Muito se ouve falar sobre os stakeholders do projeto ( partes interessadas) e os efeitos positivos ou negativos que as mesmas possuem sobre o projeto a partir do nível de Engajamento dos colaboradores e de todas as partes interessadas dispendido por cada um. Muito se fala em estarmos próximos a elas, direta ou indiretamente, influenciá-las, monitorá-las e, ultimamente, engajá-las.

A dúvida que fica é como realizar esse processo para afim de obter sucesso ?

O PMBOK® possui uma Área de Conhecimento específica para isso, apresentando algumas ferramentas muito úteis que podem ser aplicadas no dia a dia pelo Gerente de Projeto.

Este artigo tem o objetivo de apresentar os principais stakeholders em um projeto e descrever, com um pouco mais de detalhes, os mecanismos que podem ser utilizadas para engajar tais Partes.

Deixe seu comentário ou questionamento caso não tenha entendido alguma parte do texto ou então fique a vontade para compartilhá-lo

Stakeholders do projeto

Segundo o PMBOK®:

Uma Parte Interessada é um indivíduo, grupo ou organização que pode afetar, ser afetada ou sentir-se afetada por uma decisão, atividade ou resultado de um projeto.

Stakeholders do projeto podem estar ativamente envolvidas no projeto e terem seus interesses afetados positiva ou negativamente, dependendo do bem ou mal que o projeto lhe proporcionará.

Tomemos como exemplo um Gerente de Contas que necessita, com urgência, de alterações em um módulo financeiro do Sistema de Retaguarda da Organização. Por outro lado, temos na empresa um Gerente de Compras que por sua vez encontra-se satisfeito com o processo de Compras utilizado.

Ambas são Stakeholders para um projeto que visa modificar a forma como o processo de compras será realizado.

Esta é uma situação de extrema importância pois a realização do projeto terá impacto negativo em ambas as partes.

Por mais alinhado que possa estar o projeto o mesmo sofrerá uma forte resistência, tanto do setor de Contas quanto Compras pois o mesmo não atenderá as necessidades de cada um, apesar de ser necessário segundo a Visão da empresa.

Classificação dos stakeholders

A imagem abaixo, presente no Guia PMBOK apresenta a relação entre o projeto, o gerente de projeto, a equipe do projeto e outros Stakeholders.

gp4us - partes interessadas do projeto

Elas possuem vários níveis de autoridade e responsabilidade que podem sim variar durante a execução do projeto. Por este motivo, o monitoramento constante e contínuo, e o entendimento e balanceamento de suas expectativas e exigências destas Partes torna-se especialmente importante para o sucesso do projeto.

Identificação dos stakeholders

Uma das primeiras etapas em todo projeto, independente da dimensão ou importância, consiste na identificação dos stakeholders do projeto que participarão do mesmo.  

As vezes torna-se impossível listar toda a relação de interessados, mas alguns normalmente sempre estarão presentes: 

Patrocinador

  • Pessoa ou grupo que fornece os recursos necessários para a execução do projeto.

Cliente e usuários

  • Pessoas internas ou externas a organização que utilizarão o produto ou serviço.

Vendedores e fornecedores

  • Empresas externas contratadas através de um contrato formal que fornecerão recursos ou serviços para execução do projeto.

Gerentes funcionais

  • Pessoas dentro da organização que desempenham papel gerencial.

Gerente de projeto

  • Pessoa responsável por executar as atividades necessárias para conclusão do projeto.

Escritório de projetos

  • Célula da organização cuja função é prover suporte ao projeto e aos Gerentes de Projeto de várias formas.

Equipe do projeto

  • Todos os recursos humanos da organização que participam da execução do projeto de alguma forma.

Outros Stakeholders

  • Podem ser órgãos públicos, ONG’s, instituições financeiras, especialistas em determinada área de conhecimento, consultores ou qualquer um que possa, novamente, contribuir ou ser afetada pelo projeto.

Para que seja possível realizar o mapeamento de forma correta o Gerente de Projetos deve buscar:

  • Identificar as categorias dos stakeholders a partir da cadeia de valor da empresa;
  • Aplicar os critérios de priorização definidos e selecionar as categorias dos stakeholders correspondentes;
  • Listar pessoas que representem cada subcategoria dos stakeholders a ser envolvido;
  • Pesquisar dados secundários: documentos / web – pesquisar documentos como o organograma e a cadeia de valor da empresa para checar os públicos (interno ou externo);
  • Identificar subcategorias dos stakeholders a partir de “brainstorming” coletivo;
  • Se necessário, realizar um trabalho de campo ou contar com parceiros que possam auxiliar na tarefa.

Mapeamento dos stakeholders

Várias são as formas de se classificar as partes interessadas do projeto com o objetivo de exercer maior influência e controle sobre elas.

Em um primeiro momento as partes interessadas do projeto devem ser classificadas como:

Primárias

Estão diretamente relacionados com a cadeia de valor da empresa.

  1. Empregados (gestores e operacionais diretos e indiretos);
  2. Investidores e proprietário;
  3. Clientes
  4. Fornecedores e parceiros.

Secundárias

Público que tem interesse e influência no negócio mesmo sem participar diretamente de sua cadeia de valor.

  1. Governo / Legislação – ONGs / Sociedade civil;
  2. Sindicatos;
  3. Mídia;
  4. Associações comerciais;
  5. Competidores;
  6. Comunidade local.

Priorização dos stakeholders

Após a identificação dos Stakeholders em Primárias ou Secundárias é necessário aplicar os Critérios de Priorização identificando onde cada Parte Interessada se encaixa.

Muitos são os critérios de priorização que podem ser utilizados não existindo o melhor ou o pior.

O dia a dia de cada, a cultura, o ambiente e a forma como a Organização age nos fornecerá informações sobre quais critérios serão utilizados.

São eles:

Dependência

  • Nível de dependência das partes interessadas do projeto em relação à Organização. Essa dependência pode ser em relação a recursos financeiros (salários, investimentos, pagamentos, doações e afins) ou não financeiros (insumos, trabalho, produtos, serviços).

Impacto

  • Grau de alteração sofrida pelas partes interessadas do projeto por atividades e ações da Organização podendo ser no meio físico ou social.

Influência

  • Grau de interferência que as partes interessadas do projeto pode exercer na tomada de decisão ou no andamento do projeto, sem necessariamente ter poder formal para tanto.

Poder

  • Domínio de responsabilidade formal (legal, financeira, governança e/ou operacional) estabelecido por meio de normas, contratos, políticas ou outros documentos normativos.

Proximidade da relação

  • Grau de proximidade das partes interessadas do projeto em relação à Organização. Inclui as Partes internos como empregados diretos e indiretos e externos como parceiros, fornecedores, governo e aqueles que vivem próximo aos locais de produção.

Urgência ou tensão

  • Grau de urgência e tensão das partes interessadas do projeto em relação a uma situação específica.

Representação

  • Partes Interessadas que se apresentam com legitimidade para representar o interesse ou a voz de um grupo impossibilitado de se expressar diretamente, como futuras gerações ou meio ambiente.

Ponto de vista

  • Partes Interessadas que podem trazer um ponto de vista menos conhecido, normalmente pelo perfil pessoal, mas também pelo contexto que vivencia.

Após a identificação dos Critérios de Priorização a serem utilizados podemos agrupar todos em uma única Matriz como a apresentada abaixo, afim de identificar a relevância de uma.

gp4us - Engajamento dos colaboradores

Engajamento

Pode ser entendido como o processo através do qual incluímos o ponto de vista da partes interessadas do projeto no processo decisório da Organização.

Desta forma, conseguiremos ampliar a percepção de cada parte, o que nos permitirá desenhar estratégias de atuação mais adequadas para cada uma delas.

Segundo o PMBOK® 6 edição, Pág. 558, os níveis de engajamento podem ser classificados como:

  • Desinformada;
  • Resistente;
  • Neutro;
  • Apoiadora;
  • Lidera.

Uma matriz nova matriz deverá ser elaborada pelo Gerente de Projeto identificando o quão engajado cada parte se encontra e trabalhando constantemente para vencer as lacunas que as de apoiar o projeto.

A mesma pode ser preenchida com as letras C indicando o estado Corrente e D para Desejado.

gp4us - Stakeholders

Além da matriz apresentada acima, outros modelos também podem ser utilizados para classificar as Partes, tais como

  • Grau de Poder x Influência;
  • Grau de Influência x Impacto;
  • Grau de Interesse x Poder;

Grau de influência

  • Possas responsáveis pelas decisões, pela administração de processos ou mesmo formadores de opinião:

Interesse

  • Pessoas que possuem ou não interesse pela realização e entrega do projeto;

Grau de poder

  • Pessoas que possuem uma alta posição hierárquica dentro da organização, pelo carisma ou mesmo pela liderança apresentada pela Parte Interessada;

Grau de impacto

  • Pessoas que podem efetuar mudanças no planejamento ou mesmo execução do projeto.

Norteadores do engajamento

O principal objetivo a ser atingido com o processo de engajamento dos colaboradores é dar voz as partes interessadas do projeto. Tais norteadores podem ser assim classificados:

Inclusividade

  • Diretamente relacionado ao nível de participação das partes interessadas do projeto que impactam e são impactadas, na busca por melhores soluções aos desafios de sustentabilidade.

Materialidade

  • Identificação das questões mais relevantes da Organização e partes interessadas do projeto, podendo impactar na estratégia definida pela própria.

Responsividade

  • Resposta dada pela Organização sobre assuntos materiais por meio de decisões, ações e execução de atividades, além da própria comunicação.

Nível de engajamento

Durante a execução do projeto caberá ao Gerente de Projeto utilizar as ferramentas descrias abaixo para manter as Partes Interessadas apoiando o projeto.

As que por algum motivo não apoiam devem receber uma atenção especial aplicando-se:

Consulta

  • Procura identificar o ponto de vista das Partes, não havendo, entretanto, diálogo com a Organização. Exemplos são iniciativas de averiguação de temas de interesse das Partes para a construção de teste de materialidade ou percepção sobre novo produto ou conceito.

Diálogo

  • Nível avançado de envolvimento das partes interessadas do projeto onde as mesmas são convidadas a participação sobre a discussão de um determinado tema ou assunto que poderá afetar a execução do Projeto.

Resolução de Conflitos

  • Processo de diálogo entre a Organização e as partes interessadas do projeto cujo objetivo final é eliminar uma situação de conflito ou disputa de interesses. Quanto maior for o diálogo e mais aberta a relação entre as Partes, mais duradoura serão as decisões pós-conflito.

Parceria

  • Formalização e desenvolvimento de uma parceria que visa beneficiar ambas as partes. Geralmente esta associada à negociação, deveres e ganhos, firmada através de termos contratuais.

Empoderamento

  • Nível mais elevado dentre todos, pois através dele fornecemos maior poder às Partes para a tomada de decisões. Exemplo disso é a participação de stakeholders em conselhos de administração ou conselhos consultivos.

Para se atingir o sucesso pretendido no processo de engajamento das Partes Interessadas várias metodologias podem ser aplicadas.

Segundo Mille Bojer, Heiko Rochl, Marianne Knuth no livro Mapeando diálogos, algumas opções são:

gp4us - Stakeholders

Monitorando o engajamento

É importante que o Gerente de Projeto monitore constantemente o nível de engajamento dos colaboradores do projeto sem deixar nenhuma pessoa de fora do seu círculo de influência.

Durante o processo de monitoramento algumas questões podem ser levantadas como ponto de partida.

Os objetivos estavam claros ?

  • A Parte Interessada envolvida respondeu de forma produtiva ao diálogo proposto ?
  • O tema abordado era de interesse das Partes Interessadas e da organização ?
  • A metodologia utilizada foi adequada ?
  • A logística atendeu às necessidades ?
  • Quais os aprendizados extraídos da experiência ?
  •  No caso de uma avaliação da qualidade do resultado, procure refletir sobre:
  •  Como a atividade foi avaliada pela Parte Interessada ?
  • O resultado objetivo atende às necessidades da Organização?

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Conclusão

Existem várias técnicas e mecanismos que podem ser utilizados para aproximar as Partes Interessadas das decisões do Projeto. Estas opções devem ser utilizadas pelo Gerente de Projetos que, por sua vez, deve identificar quais técnicas podem ser aplicadas e quais serão descartadas.

Uma boa identificação das Partes Interessadas aumenta, em muito, as chances de sucesso do projeto.

Mas o processo de engajamento das Partes, trazendo-as para próximo da Organização, ouvindo suas preocupações, esclarecendo suas dúvidas, permitindo sua participação ativa no projeto oferecerão oportunidades singulares para obtenção do sucesso na conclusão do projeto.

Referências

  • PMI – Um guia do conhecimento em gerenciamento de projetos. Guia PMBOK® 5a. ed. – EUA: Project Management Institute, 2013;
  • BOURNE, Lynda. Stakeholders relationship management: a maturity model for organizational implementation. England: Gower Publishing Limited, 2009.
  • Livro Mapeando Diálogos, Mille Bojer, Heiko Rochl, Marianne Knuth.
Muito se ouve falar sobre os stakeholders do projeto ( partes interessadas) e os efeitos positivos ou negativos que as mesmas possuem sobre o projeto a partir do nível de Engajamento dos colaboradores e de todas as partes interessadas dispendido por cada um....Stakeholders do projeto - Como mapear e engajar as partes

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