Como aplicar técnicas de prazo e duração agregados em projetos reais

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gp4us - Prazo e Duração Agregado
Como aplicar técnicas de prazo e duração agregados em projetos reais
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Em artigos que divulguei na web e em revistas sobre as novas técnicas de controle de cronogramas de projeto menciono sua aplicação em projetos teóricos exemplificativos. Nesse ínterim, trabalhei no desenvolvimento de dois aplicativos Excel.

No Abacus, o primeiro, uma planilha de demonstração para projetos com até 20 atividades e 50 dias úteis de duração, que desenvolvi em parceria com Floriano Salvaterra, a intenção era demonstrar as técnicas e presentear participantes de nossos cursos e seminários com cópias do aplicativo para que pudessem exercitar os conceitos aprendidos em classe e aplicados a projetos selecionados de acordo com seus próprios critérios. Floriano e eu usamos, com sucesso, o Abacus nos treinamentos que conduzimos.

O segundo aplicativo, Ábaco, também desenvolvido em Excel, e de uso nas consultorias da Techisa será objeto do presente artigo. A limitação do Ábaco, diferentemente do Abacus, é a mesma limitação do Excel (a menos de 5 colunas e duas ou três linhas), ou seja, o aplicativo suporta projetos com até um milhão de atividades e quase 45 anos de duração.

Encontrar projetos reais com número de atividades e duração significativos que pudessem ser utilizados no Ábaco requereu algum esforço, mas com a ajuda do Professor Mario Vanhoucke da Universidade de Ghent na Bélgica, consegui, entre outros, um projeto com mais de 370 atividades e duração planejada de mais de trezentos dias

Não é, certamente, um projeto enorme, mas será suficiente para nossos propósitos.

O projeto refere-se à construção de uma estação de trem na Bélgica. Os dados completos do projeto (planilha Excel) podem ser acessados em: http://goo.gl/0DAPfn. Este projeto contempla nove Datas de Status.

O orçamento no término do projeto (ONT) era € 1.457.424 e a duração planejada (DP) 354 dias úteis ou pouco mais de 16 meses. O custo final do projeto foi de € 2.138.702 e sua duração 570 dias úteis (mais de 26 meses).

No presente artigo vou exibir alguns resultados do Ábaco e deles extrair conhecimentos que seriam úteis a gerentes de projeto em situações similares.

O Ábaco trabalha apenas com dados de custo e cronograma. Esses valores foram extraídos do arquivo do projeto e colocados no formato exigido pelo aplicativo.

Exibirei a aba que contém os dados originais (Dados) com a Data de Status de 08/09/2014 para familiarizar os leitores com sua estrutura. Em seguida mostrarei o conteúdo das abas que contém os resultados dos cálculos (abas GVA-PA e GDA), a de Gráficos e a que denominei de Dashboard, com valores gerados na Data de Status acima quando o projeto estava em 72% concluído (aliás esta é uma informação interessante que estas técnicas fornecem: o percentual concluído do projeto).

Explicarei o conteúdo de cada dessas abas e que resultados são fornecidos aos clientes que contratam os serviços da Techisa. Três outras abas fazem parte do Ábaco:

  • Referências, onde coloquei alguns detalhes e fórmulas das técnicas;
  • Teste, aba que uso para realizar alguns testes sem correr o risco de destruição dos dados gerados.

A aparência da aba de dados da Ábaco é a abaixo, e é muito similar à da aba de dados do Abacus, distribuído aos participantes de nossos treinamentos.

São duas as abas de valores fornecidos pela Ábaco:

  1. GVA-PA, que contém os resultados dos cálculos referentes às técnicas do GVA (Gerenciamento do Valor Agregado) e do PA (Prazo Agregado);
  2. GDA, com os valores resultantes dos cálculos com a técnica do Gerenciamento da Duração Agregada.

Os valores existentes nessas abas são usados nas duas abas seguintes: Gráficos e Dashboard.

Quatro curvas podem ser exibidas, simultaneamente, na aba Gráficos. Os gráficos gerados no Excel podem ter eixos com diferentes escalas e unidades. Na aba Gráficos o eixo horizontal é sempre o eixo do tempo. Os verticais servem de referência dos valores capturados das abas de resultados.

A aba Gráficos tem a seguinte aparência:

Pode-se selecionar as curvas desejadas nesta mesma aba pelo posicionamento dos números 1, 2, 3 e 4 na porção verde da coluna “A”. As cores das linhas 33 a 36 correspondem às curvas.

O gráfico acima exibe as curvas para LBMD (Linha de Base de Medição de Desempenho do GVA ou curva do Valor Planejado – VP) e para a LBDP (Linha de Base da Duração Planejada do GDA ou curva da Duração Planejada Total – DPT).

Notem os números que constam da coluna “A” e as cores que lhes correspondem no gráfico e também que a curva azul (LBMD) usa o eixo vertical da esquerda (primário) e a curva vermelha (LBDP) o eixo vertical da direita (secundário).

Na figura a seguir estão mostradas quatro curvas da técnica do GVA-PA para a Data de Status 08/09/2014 (ponto de medição da situação do projeto que consta da aba de dados):

  1. VP ou Valor Planejado (ou LBMD);
  2. VA ou Valor Agregado;
  3. CR ou Custo Real; e
  4. PA ou Prazo Agregado.

A curva do PA utiliza o eixo secundário (com escala em dias úteis). As outras, o eixo primário (vertical direito) com valores em Euro.

Vê-se que, ao final do gráfico o Valor Agregado (curva vermelha) encontra-se bem abaixo da curva do Valor Planejado (curva azul) indicando que o projeto, na data de status, está atrasado.

Nota-se também que o custo real (curva verde) atinge o VP (curva azul) e neste caso o CR, que se manteve abaixo do VP pela maior parte da execução, atinge o orçamento no término (observando-se que a curva do VP está horizontal) antes do final do projeto.

O ponto mais à direita na curva do Prazo Agregado (PA), curva amarela, encontra-se no dia útil 673 da execução e o valor do PA neste ponto é de apenas 283 (estes valores foram obtidos a partir da tabela abaixo dos gráficos).

A próxima figura exibe curvas da técnica do GDA:

  1. DPT ou Duração Planejada Total (ou ainda LBDP);
  2. DAT ou Duração Agregada Total;
  3. DRT ou Duração Real Total; e
  4. DA ou Duração Agregada.

Novamente, a curva da DA utiliza o eixo secundário e as outras, o primário.

Pode-se notar que as curvas da técnica do GDA, no gráfico acima, são significativamente diferentes, na sua forma, das curvas correspondentes da técnica do GVA.

Isso se reflete na diferença significativa ente o PA do GVA e a DA do GDA. O valor da DA no dia útil 673 da execução é 258. E o do PA, no mesmo dia, é 283. A diferença é causada pelo fato de que a determinação do PA usa valores monetários (no caso do projeto analisado, mas poderiam ser valores de esforço, de itens produzidos ou qualquer outro utilizado na técnica do GVA) enquanto o cálculo da DA usa apenas valores de tempo.

Este fato foi demonstrado no artigo “Introdução à Duração Agregada” que consta das referências no fim do presente artigo.

O gráfico abaixo traz a comparação entre indicadores similares do GVA-PA e do GDA.

  1. PA;
  2. IDP(t) ou Índice de Desempenho em Prazo do GVA-PA (t);
  3. DA ou Duração Agregada que é o indicador do GDA que fornece valor comparável ao PA,
  4. IDD ou Índice de Desempenho em Duração da técnica do GDA

As curvas do PA e da DA usam o eixo primário e os índices IDP(t) e IDD o secundário. O interessante é notar que, embora bem diferentes, as curvas mantêm razoável correlação a partir de um certo ponto da execução.

Obviamente, pela modificação da posição dos quatro números da coluna “A” pode-se conseguir as comparações que se desejar – Sempre com o cuidado de determinar a que eixo vertical pertence (ou deve pertencer) cada curva.

A aba Dashboard pretende oferecer uma visão executiva da situação do projeto na Data de Status. Nada impede que outros dashboards sejam criados à conveniência do cliente, desde que entenda que os valores dos gráficos se referem à tabela à sua esquerda. É suficiente trocar os valores vinculados a cada barra.

Os textos abaixo dos gráficos são criados automaticamente pela Ábaco e proporcionam uma análise rápida da situação na data de status. Estudo a criação de novos textos analíticos para incluir na Ábaco.

Debate-se qual das técnicas, PA ou DA, produz melhores indicadores de desempenho em duração, todavia ainda não há estudos definitivos sobre o tema.

Espero ter realçado o potencial das técnicas elaboradas e aguçado a curiosidade dos leitores. Fico à disposição de potenciais clientes para conduzir apresentações ou seminários específicos para suas equipes.

Para os mais interessados, disponibilizo a Ábaco com os dados utilizados neste artigo por meio do link no texto a seguir Demo da Ábaco.

Em julho conduziremos, Floriano e eu, um workshop no SINDUSCON-SP e nele os demonstraremos, em exemplos de projetos reais, como o acima exibido, as três técnicas e interpretaremos os resultados obtidos.

Conclusão

O aprendizado será incentivado mediante a utilização pelos participantes do aplicativo Abacus de demonstração das técnicas em projetos exemplos especialmente desenvolvidos para a fixação dos conceitos das técnicas.

Será distribuído, antecipadamente, aos inscritos o padrão de entrada de dados que deve ser seguido para o uso do aplicativo demo.

Aos participantes que desejarem submeter previamente, informações de projetos reais próprios com mais de 20 atividades e 50 dias úteis (limites do aplicativo demo) os instrutores modelarão o projeto e entregarão os resultados comentados durante ou após o workshop.

Atenção: os projetos submetidos deverão vir com todos os dados de suas atividades – ou seja Linha de Base de Duração, Data Planejada de Início, Data Planejada de Término, Custo Planejado e pelo menos uma data de status com todos os dados referentes às atividades já concluídas e para as atividades em andamento seu percentual concluído.

Interessados contatem-me por e-mail: pandre@techisa.srv.br.

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Paulo André

Engenheiro eletrônico pelo ITA, MBA em gestão de projetos pela FGV e PMP pelo Project Management Institute, é tradutor técnico, palestrante, escritor e consultor em projetos. É o relator da Norma ABNT de Gerenciamento do Desempenho de Projetos. Traduziu e tem os direitos em português da obra de W. Lipke – Prazo Agregado. Gerenciou, por sete anos em Brasília, o projeto de modernização do ambiente de software das agências do Banco do Brasil. Fundou e foi diretor do Centro de P&D de Software de Brasília (CTS).

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