Lições aprendidas: 2 palavras que juntas fazem toda a diferença

Baseado no princípio Prince2 de aprender com a experiência, a coleta de Lições Aprendidas deve ser realizada em todo o ciclo de vida do projeto, do Starting Up ao Closing a Project.

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Lições aprendidas: 2 palavras que juntas fazem toda a diferença
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Esse post se relaciona aos chamados Produtos de Gerenciamento dos Projetos conduzidos com a Metodologia de Gerenciamento de projetos Prince2® (Projects in a Controlled Environment).  As Lições Aprendidas auxiliam em muitos aspectos em um Projeto; só para se ter ideia, no livro oficial do PRINCE2 o termo “lições aprendidas” aparecem mais de 180 vezes, mais que o dobro que no PMBOK que aparece por volta de 76 vezes.

Nesse artigo, nosso foco será no Documento de Gerenciamento – Notas de Lições (A.14) e forneceremos as seguintes informações:

  • Princípio
  • Relacionamento com outros produtos e temas;
  • Como o produto de gerenciamento é usado;
  • Quem é responsável pela criação;
  • O conteúdo típico;
  • Quem fornece as informações;
  • Papel do Gerente de Projetos;
  • Fontes;
  • Critérios de Qualidade;
  • Tempo e esforço para a criação;
  • Um exemplo do documento;
  • O que acontece no mundo real.

Princípio

Um dos princípios em Prince2® é que a equipe do projeto deve aprender com a experiência.

As equipes de projeto Prince2 devem aprender a partir de projetos anteriores, e também com o projeto atual. Portanto, devem tomar a iniciativa de descobrir e utilizar as lições aprendidas e levá-las em conta durante a vida do projeto.

Projetos são exclusivos, o que significa que sempre há algo novo, o que cria um elemento de risco em cada projeto. Pode-se também dizer que cada projeto tem algumas incógnitas que devem ser investigadas.

Agora você pode ver por que o Prince2® incita a equipe do projeto a tomar a iniciativa necessária para aprender com projetos similares que podem ter sido feitos na mesma empresa. Em caso negativo, obter aconselhamento de pessoas de fora, como consultores externos.

O princípio de aprender com a experiência abrange todo o ciclo de vida do projeto, desde o processo Starting Up a Project, passando pelo projeto inteiro e indo até o processo Closing a Project.

Qualquer lição aprendida durante o projeto deve ser documentada. As lições documentadas devem ser repassadas e também ser disponibilizadas para projetos futuros.

O Prince2® também realça que constitui responsabilidade de todos os envolvidos no projeto procurar e capturar lições aprendidas, em vez de esperar que alguém as forneça.

Lições Aprendidas – Documentos relacionados

Em um projeto Prince2 há 2 documentos de gerenciamento relacionados às lições:

  • Relatório de Lições;
  • Notas de Lições.

As Notas de Lições já começam a ser trabalhadas no processoStarting up a Project (SU), que tem como objetivo fornecer ao Comitê Diretor do Projeto determinadas informações para auxiliar a tomada de decisão e preparar o plano de estágio de iniciação.

Os processos Prince2 são compostos de atividades e “Capturar as Lições” de outros projetos é a segunda atividade do processo SU. As lições poderão auxiliar no desenvolvimento do:

  • Sumário do Projeto (Business Case Preliminar);
  • Plano do Estágio de Iniciação.

O propósito do processo Initianing a Project (IP) é estabelecer sólidos fundamentos para o projeto, de forma que o Comitê Diretor do Projeto possa sustentar o go/no go decisivo e preparar o Plano do Projeto, plano do próximo estágio e os documentos de estratégia. Alguns documentos que serão auxiliados pelas lições

  • Documentos de Estratégia (Comunicação, Riscos, Qualidade e Configuração);
  • Documentos de Planejamento (Plano do Projeto, Plano de Revisão de Benefícios, etc);
  • Descrição de Produto do Projeto (A.21);
  • Registro de Issue (A.12) e Risco (A.25);
  • Relatórios, como por exemplo o Relatório de Lições (A.15).

Algumas lições podem ter sido aprendidas com outros projetos, com a gerência corporativa ou do programa, e com organizações externas sobre os pontos fracos ou fortes de processos, procedimentos, técnicas e ferramentas usados, como foram usados e por quem.

Essa atividade, assim como outras atividades relacionadas às lições, apoiam o Princípio 2 do Prince2: Aprender com a Experiência. Todos os temas, na verdade, podem ser influenciados pelas lições que são incorporadas.

A definição da equipe de gerenciamento do projeto, o Business Case preliminar (A.2), o conteúdo do Sumário do Projeto (A.19) e o Plano de Estágio (A.16) para o estágio de iniciação podem ser influenciados por lições aprendidas com projetos anteriores.

As Notas de Lições serão base para o Relatório de Lições (A.15), que muitas vezes podem estar contidos no Relatório de Fim de Estágio (A.9) e no Relatório de Fim de Projeto (A.8).

Como o produto de gerenciamento é usado?

gp4us - Como Lições Aprendidas são utilizadas no Prince2Figura 1 – A abordagem do PRINCE2 para as lições aprendidas

A Figura 1 exemplifica como as lições são utilizadas durante o projeto Prince2. Sendo que o compartilhamento das mesmas ocorre de maneira constante, porém havendo destaque quando da criação dos relatórios.

As Notas de Lições, também conhecidas como Anotações de Lições, são criadas durante o processo SU pelo Gerente do Projeto. Pode ser útil a organização de um workshop para que sejam identificadas as lições relevantes ao projeto em referência. Antes de seguir para o estágio de iniciação, o Executivo avalia as lições selecionadas.

Algumas recomendações seriam:

  • Revisar os relatórios de lições de outros projetos, resultados de auditorias e revisões de projetos anteriores.
  • Revisar as lições junto à Gerência Corporativa ou de Programa;
  • Efetuar consulta a especialistas em projetos semelhantes;
  • Consultar organizações especializadas e também fornecedores.

Ao se criar o Business Case preliminar (Business Case) sempre é útil identificar alguma lição, antes de se começar a compor o mesmo, como por exemplo:

  • Nível de detalhamento da informação;
  • Nível de risco;
  • Nível de complexidade;
  • Informações que foram úteis;
  • Informações que não foram úteis;
  • etc

As lições ajudaram nas demais atividades desse processo, assim como nas atividades do processoInitiating a Project (IP) para que sejam criados os documentos de estratégia do projeto assim como os planos. Durante o processo IP, as lições serão fundamentais.

Momentos

Durante o controle do estágio, através do processo Controlling a Stage (CS) é recomendado que as Notas de Lições sejam atualizadas conforme se aprende mais com o projeto e com o estágio específico. Itens como:

  • Desempenho e as razões do desempenho;
  • Riscos e como se lidou com eles;
  • Issues e como se lidou com eles;

Ao final do estágio, cria-se o Relatório de Lições que conterá as principais lições do estágio que está se encerrando, esse relatório será avaliado pelo Comitê Diretor do Projeto e outras partes interessadas. Também, as lições devem ser consideradas para que seja efetuado o planejamento do estágio subsequente (o Princípio 4 do Prince2 é o Gerenciamento por estágios).

Por fim, ao finalizar o projeto através do processo Closing a Project (CP), será criado o último Relatório de Lições, que conterá as principais lições a nível projeto. Esse Relatório Final, também será compartilhado com o Comitê Diretor do Projeto e com a Organização, e será utilizado para projetos futuros.

Ao se montar o Documento de Iniciação do Projeto DIP (A.20), pode se usar as lições principalmente para as questões relacionadas à Equipe, a Adaptação do Prince2 e também para os Controles do Projeto. Note, na figura 1 acima, que o Comitê Diretor do Projeto constantemente utiliza as lições, exatamente para auxiliar o Gerente do Projeto e a Equipe.

Embora a figura 1 apresente 2 momentos específicos para o Relatório de Lições, o mesmo pode ser criado em qualquer momento apropriado durante um projeto.

Responsável pela criação das Notas de Lições

O Gerente do Projeto é o responsável pela condução do(s) workshop(s) para a identificação e seleção das lições. Também é o responsável pela criação do Relatório de Lições (seja de final de estágio, seja de final de projeto).

O Comitê Diretor do projeto é responsável por revisar, considerar e aprovar o relatório de Lições, de forma que o Comitê cobra o recebimento e consideração das lições.

O Conteúdo das Notas de Lições

A Metodologia de Gerenciamento de Projetos Prince2 apresenta um template [modelo] para as Notas de Lições. Trata-se de um modelo básico, e que pode ser customizado conforme as necessidades Organizacionais e/ou do Projeto.

Tipo de Lição Define o tipo de lição que está sendo registrada.
Informações detalhadas sobre a lição As informações detalhadas podem incluir: Evento, Efeito, Recomendações, etc.
Data de anotação A data em que a lição foi originalmente anotada
Anotada por O nome do indivíduo ou equipe que identificou a lição
Prioridade Conforme as categorias escolhidas no projeto

Tabela 1 – Conteúdo mínimo de um registro de Notas de Lições

Quem fornece tais informações?

Tipo de Lição Gerente do Projeto ou quem identificou
Informações detalhadas sobre a lição Quem identificou a lição
Data de anotação Gerente do Projeto ao efetuar o registro
Anotada por Gerente do Projeto ao efetuar o registro
Prioridade Gerente do Projeto conforme categoria que pode ser definida.

Tabela 2 – Participação das partes interessadas

Fontes 

Há diversas fontes que podem ser utilizadas para a captura de lições, como por exemplo:

  • Relatórios de Lições de outros projetos;
  • Proposição de Projeto ou Sumário do Projeto;
  • Diário de Projeto, Registro de Issue, Registro da Qualidade e Registro de Riscos;
  • Relatório de Ponto de Controle e Relatório de Destaques;
  • Pacotes de Trabalho concluídos;
  • Planos de estágio com resultados efetivos;
  • Observação e experiência dos processos do projeto;
  • Fontes externas.

Critérios de Qualidade 

Alguns critérios de Qualidade podem ser observados quando se trata de Aprender com a Experiência e o compartilhincamento, ou seja, Lições Aprendidas.

No Livro Oficial do Prince2 (Gerenciando Projetos de Sucesso com Prince2), o apêndice E (verificação de abordagem adequada) funciona como um helth-checkpara o Gerenciamento do Projeto como um todo, inclusive para a questão das lições. Alguns critérios de qualidade podem ser observados, como:

  • As lições têm identificação única, incluindo informações sobre o produto a que se referem
  • Um processo de atualização das Notas de lições
  • O acesso às Notas de lições é controlado
  • As Notas de lições são mantidas em lugar seguro

Tempo e Esforço   

Conforme se pode observar até aqui, algumas pessoas podem pensar que o tempo e investimento em documentar Lições Aprendidas é muito alto.

Porém a realidade é que não há necessidade de empenhar muito tempo para que se possa Aprender com a Experiência. Talvez, o maior investimento, seja no início ao capturar lições anteriores. Porém, o investimento renderá frutos futuros.

Com lições anteriores, pode-se produzir com melhor qualidade uma Descrição do Produto do Projeto (A.21) para o caso de algum produto parecido.

Exemplo de Notas de Lições

Aqui vemos um exemplo Lições Aprendidas tidas como de Notas de Lições documentado, extraído do “Projeto Caneta” (um exemplo nosso de um projeto totalmente documentado com Prince2).

Conforme se pode observar, não há muitas informações, mas mesmo assim este documento já auxilia no aprendizado, tomada de decisão, planejamento, etc.

gp4us - Exemplo de Licoes aprendidas em projetos com PRINCE2

Figura 2 – Conteúdo mínimo para Notas de Lições em formato pptx

O que acontece no mundo real?

Algumas organizações não se dão conta da importância que as Lições podem trazer ao Gerenciamento de Projetos.

Outras, consideram importante, porém acreditam que o melhor é investir, pura e simplesmente, no desenvolvimento do produto. Há quem considere burocracia.

Algumas organizações exigem, um relatório de lições somente ao final do Projeto, relatório esse que muitas vezes é arquivado em algum repositório qualquer e que ninguém mais sabe onde encontrar. Outras, não compartilham o relatório final com as lições.

Alguns gestores de projeto, simplesmente criam um relatório final para “cumprir tabela”. As organizações que possuem um nível de maturidade possuem consciência da importância e também dos benefícios das lições. Lições aprendidas, somente são aprendidas quando são realmente incorporadas.

E por esse motivo, as organizações que trabalham com PRINCE2 já tratam as lições já na concepção do projeto e o Comitê Diretor solicita do Gerente do Projeto que esses trabalhos sejam efetuados, sem “terceirizar” para o PMO.

Para se trabalhar bem com as lições, há que se implementar uma cultura voltada ao aprendizado, com a participação dos executivos principais.

Template

O Prince2 já fornece a você e à sua empresa os templates de todos os documentos de Gerenciamento, de forma que você não precise reinventar a roda, além do questionário “Verificação da Abordagem Adequada” (health check), que permite que você e/ou o escritório de projetos saibam se a condução do projeto está sendo bem aplicada.

Mesmo pertencendo à AXELOS Limited, sua empresa não precisa pagar para implementar a metodologia Prince2.

No caso das Notas de Lições, o modelo também está disponível. Baixe aqui o template em formato Excel do documento Notas de Lições e aqui para baixar o Relatório de Lições em formato Word, conforme proposto pelo Prince2.

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