Um projeto pode interagir com um grupo amplo composto por membros da equipe, membros das equipes de fornecedores, clientes ou financiadores do projeto, equipes operacionais, equipes de contrato, equipes financeiras e outras partes interessadas relevantes.
Nesse cenário, em que o projeto envolve um grupo grande de pessoas, uma variedade de situações e consequente riscos ao projeto, torne-se necessário definir o quanto antes a Governança do Projeto.
Se você for um gerente de projeto de software oriundo de tecnologia de informação, pode ser útil saber como ter visão mais ampla do gerenciamento do projeto, fora de seu departamento/campo de atuação.
Governança do projeto
A governança é um método de gerenciamento usado para desenvolver, comunicar, implementar e monitorar políticas, procedimentos, práticas e outros atos usados para executar um projeto.
Adotar uma estrutura e procedimentos eficazes de governança de projeto ajudaram garantir o alinhamento do projeto, o monitoramento e o controle de ameaças e oportunidades, a tomada de decisões e que os entregáveis estejam focados no projeto conforme planejado.
Permite endereçar os riscos adequadamente e, consequentemente, atender aos requisitos do projeto.
Para ser eficaz, a governança do projeto deve ser planejada antecipadamente. Tenha atenção aos itens relevantes em sua estrutura, como:
Os objetivos e as metas da administração;
- A estrutura;
- Os princípios;
- Os processos;
- Os procedimentos e os padrões;
- A comunicação e os relacionamentos de comunicação;
- Os procedimentos de escalonamento (o que, quando, como, por quem);
- Ferramentas;
- Responsabilidades e imputabilidades definidas e aplicadas claramente;
- Medidas e critério de medidas;
- Qualidade;
- Reuniões e comitês de direção;
- Auditorias e monitoramento e controle.
Tenha em mente que a governança pode ser afetada por uma série de fatores: ambientais; culturais; setoriais; industriais; empresariais e legislativos.
Por exemplo
Enquanto gerente de projeto em uma empresa “funcional”, você pode reportar-se diretamente ao gerente “funcional” e não a um gerente portfólio ou programa.
O gerente de projeto tem mais poder em uma organização cujo foco está baseado em projetos.
No entanto, em um modelo organizacional “funcional”, você pode se reportar diretamente a um gerente de linha ou de departamento, o que enfraquece de forma efetiva seu poder.
Hierarquia
Considere a hierarquia ao planejar e definir a arquitetura da governança. A estrutura pode ser modificada conforme necessário, com base na evolução e no progresso do trabalho, de forma a manter o projeto alinhado aos objetivos e metas planejados.
Em um projeto grande, alinhe seu trabalho aos objetivos e metas “do programa” ou “do portifólio.
De qualquer forma, crie ou adapte uma governança do projeto, mesmo que você esteja gerenciando um projeto muito pequeno.
Normalmente, o escritório de gerenciamento de projeto (PMO) é responsável por definir e gerenciar procedimentos e processos relacionados com o projeto; além de criar modelos que devem ser seguidos.
O board do projeto é um corpo organizacional responsável por garantir que os objetivos do projeto sejam atingidos.
Isso fornece apoio para atender aos riscos do projeto adequadamente, e para outros problemas também. Seguem algumas outras funções do board:
- Aprovação e mudanças nos planos do projeto.
- Coleta de informações, para relato de progresso.
- Garantir cumprimento de políticas, procedimentos, padrões e requisitos.
- Fornecer diretriz sobre riscos e problemas.
- Revisão do progresso do projeto.
A organização do projeto deve operar de forma integrada com as estruturas organizacionais de outras empresas se o projeto estiver interagindo com outras companhias.
