Otimização do fluxo contínuo e maximização do fluxo de valor

Já gastou horas em treinamento com o framework da moda e os resultados do seu time permanecem os mesmos? Saiba como o sistema Kanban pode ajudar o seu time a ter um trabalho sustentável, reduzindo o desperdício de recursos, aumentando a produtividade, disciplina e melhorando significativamente o ritmo de trabalho, oferecendo um produto com melhor qualidade para o cliente, em menos tempo; tudo isso através do fluxo contínuo.

Parece mágica, mas não é, é simplesmente o fluxo contínuo.

Enquanto ministrava o treinamento do sistema Kanban, ouvi uma frase de um dos meus alunos que me instigou a escrever uma série de artigos sobre o método Kanban:

Nesse artigo, explicarei que o método Kanban é muito além de um quadro com post-its! 

Abordarei os pilares e práticas do método Kanban como:

• A importância de visualizar o fluxo de trabalho;
• Limitar o trabalho em progresso (WIP);
• Tornar as políticas do processo explícitas;
• Medir e gerenciar o fluxo (leadtime, cycletime, throughput, CFD (cumulative flow diagram) e flow efficiency);
• Causas para a variabilidade do Throughput;
• Implementar mecanismos de feedback (as cadências);
• Melhorar colaborativamente (kaizens – melhoria contínua) o fluxo de trabalho.

Para saber um pouco mais sobre Kanban você também pode acessar:

• Modelo Kanban: Introdução ao sistema ágil adaptativo
• Quadro Kanban e a entrega de valor através das 7 cadências
• Sistema Kanban – Priorizando atividades através das Classes de Serviço

Kanban – A origem do fluxo contínuo

Você pode até pular essa parte, se quiser.

Tem pessoas que não gostam da história e acham que é blá blá blá, mas particularmente, acho a história do Kanban tão interessante, que resolvi compartilhar.

O Kanban foi criado pelo Taiichi Ohno em 1953 e faz parte do sistema Toyota de produção, onde tem um papel fundamental no sistema de produção puxado e no conceito Just-in-time.

Taiichi Ohno, quando era diretor da Toyota, foi até os Estados Unidos para fazer um benchmark com a Ford, e conhecer o sistema de produção em massa mundialmente conhecido como “Fordismo“.

Em sua visita, Taiichi Ohno verificou que poderia fazer com muito mais qualidade, pois o sistema da Ford era constituído em produção empurrada, o que faz com que se tenha muito estoque, desperdícios, necessidade de grandes investimentos com infraestrutura como galpão, maquinário e etc.

Foi assim que Taiichi Ohno constatou que o modelo não serviria para o Japão pós-guerra, pois ele precisava de um modelo bem mais enxuto.

Impulsionado pela necessidade de fazer mais com menos, no qual defendia a produção do estritamente necessário, no momento certo e nas quantidades adequadas, Taiichi Ohno antes de retornar ao Japão, foi conhecer a cidade, e entrou no supermercado onde teve a visão no qual mudaria toda a sua história.

O que Taichi Ohno percebeu?

Ele observou que os supermercados re-colocavam mercadorias nas prateleiras a partir do momento em que elas eram vendidas.

Foi onde ele teve a grande sacada do Sistema Puxado, onde o cliente pegava o produto e o estoquista fazia a reposição, desta forma, ele percebeu que não precisava de grandes estoques, ou seja, evitaria o desperdício.

Imediatamente o sistema puxado difundiu-se em todo Japão. No final dos anos 70, os produtos (carros e eletrônicos) japoneses invadiram os Estados Unidos, e eram sinônimo de qualidade e preço.

Onde em 1990, no livro “A Máquina que mudou o Mundo“ (James Wormack), disseminou o termo Lean Manufacturing.

E foi assim que o mundo conheceu o Lean com seus cinco princípios:

• Identificar o que é valor para o cliente;
• Mapear o fluxo de valor e identificar o desperdício;
• Implantar o fluxo de valor contínuo;
• Adotar o Sistema Puxado (Kanban);
• Busca pela perfeição.

Afinal, o que é sistema Kanban?

O sistema Kanban é uma abordagem evolucionária e incremental de mudança de processos para organizações. É uma maneira de organizar e gerenciar o fluxo de trabalho.

É uma maneira de organizar e gerenciar o fluxo de trabalho.

Vamos entender as diferenças:

O kanban é um termo de origem japonesa e significa literalmente “cartão” ou “sinalização”.

Permite um controle detalhado de produção com informações sobre quando, quanto e o que produzir. Indica o andamento dos fluxos de produção em empresas de fabricação em série.

O quadro kanban ficou muito conhecido após a chegada do framework Scrum, onde é usado para representar as atividades em andamento.

Porém, o quadro kanban é simplesmente um quadro de tarefas com os kanbans sinalizando o andamento das tarefas, muito usado na gestão visual de suas atividades.

O Método Kanban foi criado do David J. Anderson em 2010, onde adaptou o modelo que chamou de “Kanban para desenvolvimento de software”, o qual combina o lean mindset com a teoria das restrições, transformando-o em uma abordagem enxuta para o desenvolvimento de software ágil. 

O David J. Anderson poderia ter chamando o seu método de qualquer nome, mas, pela forte influência do Lean, acabou adotando o termo “Kanban”, onde diferenciamos o método Kanban na escrita com “K” maiúsculo, sendo o termo kanban e o quadro kanban com o “k” minusculo.

Os 4 pilares do método Kanban

1 – Comece com o que você já faz hoje

O método Kanban não prega revolução e sim evolução, então mapeie o seu fluxo de valor atua para depois atuar e melhorar o fluxo contínuo. Não existe certo ou errado, tudo depende do contexto.

Seu contexto dirá se o processo funciona em sua organização ou não. 

2 – Busque mudanças evolucionárias e incrementais

Após trabalhar um período com seu fluxo de valor mapeado, busque pequenas mudanças na busca do fluxo contínuo. Seja curioso e faça experimentos com base de hipóteses formuladas através da observação do comportamento do sistema.

A prática do Kaizen incentiva a busca da melhoria contínua, onde é um processo sem fim, no qual sempre estamos melhorando de alguma forma.

3 – Respeite a estrutura atual, seus papéis, responsabilidades e cargo

Não mude drasticamente a forma como sua organização está estruturada, mesmo que em sua visão, talvez você ache que essa estrutura esteja atrapalhando o fluxo de valor, pois também é muito provável que boa parte dos processos atuais simplesmente funcione.

Lembre-se, faça melhorias evolutivas e não seja disruptivo.

4 – Incentive atos de liderança em todos os níveis

Algumas das melhores lideranças vêm de atos cotidianos de pessoas na linha de frente de seus times.

É importante que todos promovam uma mentalidade de melhoria contínua, a fim de atingir o desempenho ideal em um nível de time/departamento/empresa.

As 6 práticas do método Kanban

1 – Visualize o fluxo de trabalho

Fracione o fluxo de trabalho em partes, escreva cada atividade em um cartão/post-it e tenha visão de todo o trabalho que está em andamento.

Além disso, nomeie colunas para ilustrar onde cada atividade está no fluxo de trabalho. Prover visibilidade do trabalho em andamento e seus passos (fluxo de trabalho), permite que os envolvidos participem diretamente ou indiretamente da cadeia de valor. 

“Antes de falar, faça alguma coisa, experimente.” – Sakichi Toyoda

2 – Limite o trabalho em progresso (WIP)

Ao limitar o WIP, o ritmo da equipe se torna equilibrado, porque os profissionais não são comprometidos com muito trabalho de uma só vez, é reduzido o tempo gasto em um item e evita problemas com alternância de tarefas, assim mantendo o Lead Time estável.

Em geral, quanto mais itens estiverem em andamento, maior será o tempo de entrega.

Então, atribua limites explícitos para a quantidade de itens que podem estar em andamento em cada etapa do fluxo de trabalho, com exceção da última (done).

Se você não estabelecer limites para o trabalho em andamento, é muito provável que você ainda esteja executando um sistema empurrado.

“Pare de começar e comece a terminar.” – Autor desconhecido

3 – Torne as políticas do processo explícitas

Não é possível melhorar algo que você não entende. Ao trabalhar com o método Kanban, você vai perceber que muitas regras de processos, papéis e definições não são claras para os envolvidos, então crie, divulgue e socialize o processo, assim todos terão uma clareza de como ele funciona e de como o trabalho realmente é feito.

“Políticas explícitas no Kanban governam o comportamento do time.” – Aldo d’Aquino

4 – Meça e gerencie o fluxo

Após ter a visibilidade do fluxo de trabalho, determinar o limite WIP, conhecer e deixar as políticas do processo de forma explícita, será preciso ter visibilidade de quanto tempo as atividades que passam pelo fluxo de trabalho têm levado para serem concluídas, além de remover os possíveis impedimentos que por acaso estejam bloqueando o fluxo.

Essa é uma excelente oportunidade para coletar métricas do andamento das atividades.

Se o sistema é complexo, é besteira tentar prever o comportamento dele.

No Kanban a previsibilidade é obtida através do comportamento observado do sistema. Então,pare de estimar, comece a medir!

o que pode ser medido pode ser melhorado.

Métricas como o seu lead time, cycle time, throughput, CFD (Cumulative Flow Diagram) e Flow Efficiency são ótimas, pois dão visibilidade do que precisa ser melhorado.

Abaixo, especifico algumas métricas:

Lead time

Tempo médio de entrega de ponta-a-ponta. É o tempo total que o cliente aguarda para a entrega da atividade.

Com o Lead Time podemos analisar o tempo total do ciclo de uma atividade, desde sua criação até sua finalização.

Com base nos dados de Lead Time podemos identificar se o tempo realizado das atividades está compatível com suas projeções, e em caso negativo, elaborar planos de ação.

Cycle time

Ritmo/frequência de saída do sistema (toda a diferença no fluxo contínuo). A diferença entre o momento que a atividade é considerada “em progresso” até o momento que ela entra em seu estado final.

Desta forma, podemos analisar o tempo que a atividade foi realmente trabalhada, desde o momento que alguém começou a realizar alguma modificação em seu estado.

Throughput

Taxa de saída do volume de entregas por período de tempo. É uma métrica que demonstra a quantidade de atividades entregues em um determinado período de tempo (semana, mês).

Com essa métrica, podemos mensurar a quantidade de trabalho que poderá ser entregue pelo time. 

Causas para a variabilidade do Throughput: WIP não limitado, bloqueios/impedimentos, tipo da demanda, variabilidade no tamanho dos lotes, especialização das pessoas (silos), indisponibilidades temporárias.

CFD (Cumulative Flow Diagram)

É uma métrica para visualizar o fluxo de trabalho através dos status das atividades (backlog, aguardando desenvolvimento, em desenvolvimento, bloqueado, aguardando revisão de código etc.)

Ou seja, o CFD demonstra o quanto de atividade ainda resta a fazer, as atividades em andamento, as atividades concluídas, bem como os possíveis problemas que possam estar ocorrendo no time, como gargalos ou impedimentos.

Flow Efficiency

É uma métrica que auxilia na redução do tempo não produtivo no fluxo de uma atividade.

Quando olhamos para os dados do Lead Time, geralmente os esforços são relacionados em como melhorar o trabalho ativo para a entrega da atividade, porém, dependendo do contexto, o possível problema pode estar no tempo em que essa atividade está parada ou no aguardo de algum recurso, aprovação, dependência ou mudança de prioridade.

5 – Implemente mecanismos de feedback

Ajuste as reuniões existentes, bem como a introdução de novas reuniões para acomodar os ciclos de feedback, conhecidas como as Cadências do Kanban.

Reduza o tempo do ciclo de feedback, pois quanto mais tardia a entrega, mais demorada será a geração de valor daquilo que foi trabalhado.

O principal objetivo destes ciclos é comparar resultados esperados com resultados obtidos para realizar ajustes.

É fundamental ressaltar que o foco é sobre melhorias no fluxo de trabalho, e não sobre as pessoas, então não precisamos apontar dedos ou encontrar culpados.

feedback nãoé uma opção. é uma obrigação da gestão.

Bernardo Leite

6 – Melhore colaborativamente, evolua experimentalmente

Visto que agora temos a visibilidade de onde estão os nossos problemas e gargalos, é preciso melhorar o nosso fluxo de trabalho.

Exerça a filosofia de melhoria contínua baseada no kaizen, promovendo pequenas alterações no processo que causem menor resistência à mudança.

Torne os problemas visíveis e engaje o grupo emocionalmente na mudança.

Quem se limita, não MUDA; quem não muda, não se TRANSFORMA; quem não se transforma, não EVOLUI.

Erasto J. Meneses Ortiz

Conclusão

O método Kanban é muito, muito, muito além de um quadro com post-its, é uma abordagem evolucionária e incremental de mudança de processos para organizações.

Ainda tem muitos tópicos interessantes para serem abordados, porém, o método Kanban é muito abrangente e a sua comunidade é maior ainda.

Nos próximos artigos da série, vou falar sobre a cultura da melhoria contínua, as cadências, métricas, papéis, classes de serviços, escalabilidade, gargalos, fontes de variabilidade e a teoria das filas.

Se você nunca aplicou o Kanban, faça o seu pessoal e conheça na prática os benefícios, iniciando com as famosas colunas “To Do”, “Doing” e “Done”.

Utilize e procure aplicar os pilares e as práticas para você mesmo e veja que o fluxo contínuo será cada vez mais otimizado.

Espero que tenha gostado até aqui e fique ligado nos próximos artigos.

Lembrem-se que o Kanban mostra o problema, quem resolve é você!