Enquanto ministrava o treinamento do método Kanban, ouvi uma frase que me instigou a escrever uma série de artigos sobre o a utilização do quadro Kanban:
Na empresa que trabalhava, usávamos o quadro Kanban, colocávamos os post-its no quadro e puxávamos.
Essa parada lembra Scrum, só que não tem reunião.
Será que isso é verdade?
O Scrum, por ser um framework, prescreve um conjunto de papéis, cerimônias, artefatos e regras que são associados a times pequenos, vem tudo envelopado na “caixa Scrum”.
Cada sprint é uma cadência ou ritmo de trabalho com reunião de planejamento, reunião diária, reunião de revisão e reunião de retrospectiva.
Quadro Kanban e o método
E o Kanban? Prescreve papéis ou cerimônias, assim como o Scrum? Não, o método e utilização do quadro Kanban não é prescritivo quanto à papéis, formato, frequência ou tempo de duração.
Porém, pensando em cadência como estabelecimento de um padrão de entrega de software funcional em um intervalo regular, o David J.
Anderson enfatiza que em um sistema de entrega de software há diversas atividades que se beneficiam de cadências regulares, e encontrar a cadência exata para cada tipo de atividade é essencial para melhorar o fluxo de trabalho.
Foi onde e o próprio criador do método, o David J. Anderson, sugeriu sete cadências, que são:
- Cadência de reabastecimento (replenishment meeting);
- Cadência diária (Kanban meeting);
- Cadência de planejamento de entrega (delivery planning);
- Cadência de revisão da estratégia (strategy review);
- Cadência de revisão de operações (operations review);
- Cadência de revisão de entrega de serviço (service-delivery review);
- Cadência de análise de risco (risk review).
Ué, não entendi! Chamamos no método Kanban as reuniões (cerimônias) de cadências?
Sim, devido a necessidade de um ritmo de entrega constante de atividades com valor para o cliente, e encontrar a cadência de entrega ideal é fundamental, pois ajuda otimizar os ciclos de feedback, reduzir os riscos e otimizar o processo de entrega, ajudando assim a melhorar o fluxo de trabalho.
O objetivo deste artigo é desmistificar o mito de que no método Kanban não tem reuniões ou cerimônias.
E compartilhar com você um guia completo com as cadências sugeridas no método Kanban para que você possa agora mesmo aplicar em seu time.
As 7 Cadências do Kanban
As cadências estão divididas em dois blocos, as do bloco da parte inferior são focadas no time e nas entregas de serviços (replenishment, Kanban meeting e delivery planning), e as do bloco da parte superior, focadas na estratégia como um todo (strategy review, operations review, service-delivery review e risk review).
Algumas cadências lembram as cerimônias do Scrum, porém, no Kanban primeiro devemos avaliar o fluxo de trabalho, para depois decidir quais cadências serão implementadas.
As seguintes descrições de cadências são apenas configurações padrões, podendo inclusive você vir a implementar uma cadência que não será descrita aqui, ajustando a sua frequência, duração, participantes com base no contexto e nas necessidades do seu time.
É muito provável que você ajuste as cadências ao longo do tempo, pois o método Kanban é uma abordagem evolucionária e incremental de mudança de processos.
Cadência de Reabastecimento (Replenishment Meeting)
Objetivo Reabastecer o sistema, decidir quais atividades do backlog serão trabalhadas, comprometer-se com a próxima entrega e para repor o buffer de entrada para o fluxo de trabalho.
Reabastecer o sistema, decidir quais atividades do backlog serão trabalhadas, comprometer-se com a próxima entrega e para repor o buffer de entrada para o fluxo de trabalho.
Cadência: Semanal.
Duração: 20 a 30 minutos.
Participantes: Service Delivery Manager (SDM) ou a pessoa responsável por facilitar a cadência de reabastecimento (replenishment meeting), juntamente com o restante do time, podendo avaliar o risco técnico, dependência, sequenciamento e lote das atividades.
Atividades:
- Verificar o que há de novo desde o último encontro;
- Inspecionar todas as atividades do backlog;
- Certificar de que as atividades que estão disponíveis para seleção estejam priorizadas corretamente, quanto ao risco e se as classes de serviço estão apropriadas. Corrigir quaisquer erros;
- Verificar quantas atividades o fluxo (sistema kanban) comporta para o reabastecimento e de que tipo de classe de serviço;
- Filtrar as atividades disponíveis por tipo e classe de serviço para obter a lista inicial com as atividades candidatas para seleção e priorização;
- Pedir ao responsável pelo negócio para selecionar uma pequena lista de atividades candidatas com base na filtragem inicial;
- Junto com o time, selecionar as atividades priorizadas que irão ser trabalhadas, conforme a capacidade do fluxo (sistema kanban).
Cadência Diária (Kanban Meeting )
Objetivo: Observar e rastrear o status do trabalho (não os trabalhadores). Para observar o fluxo da atividade.
Cadência: Diária.
Duração: 10 a 20 minutos.
Participantes: O time que desenvolve o trabalho. Facilitado pelo Service Delivery Manager (SDM).
Atividades:
- O time deve visualizar a atividade e verificar se está sendo trabalhada, se está em fila ou está bloqueada;
- O Service Delivery Manager (SDM) irá percorrer o quadro kanban, junto com o time da direita (mais perto da conclusão) para a esquerda (mais recentemente iniciado);
- O Service Delivery Manager (SDM) pode solicitar uma atualização de status de uma atividade ou simplesmente perguntar se há alguma informação adicional que o time não tem conhecimento;
- As atividades bloqueadas ou atrasadas deverão receber maior atenção. O time deverá discutir brevemente quem está trabalhando no problema e quando será resolvido. Haverá também uma chamada para quaisquer outros problemas de bloqueio que não são de conhecimento do time. E o momento para quem precisa de ajuda, falar;
- Times mais maduros devem somente discutir atividades bloqueadas e não há necessidade de discutir cada atividade no quadro;
- O Service Delivery Manager (SDM) deve assumir a responsabilidade por resolução de problemas de bloqueio. E deve perguntar quem é designado para resolvê-lo e quando será resolvido.
Após o encontro: Imediatamente após a cadência diária (Kanban Meeting), os integrantes do time se encontram espontaneamente para resolver qualquer questão ou problema observado durante a cadência diária (Kanban Meeting).
Seu objetivo é discutir e buscar uma solução.
Cadência de Planejamento de Entrega (Delivery Planning Meeting)
Objetivo: Planejar a entrega do resultado do downstream, o final do fluxo de trabalho e formar um manifesto de entrega.
Cadência: Varia de acordo com a cadência de entrega.
Duração: 1-2 horas.
Participantes: Facilitado pela pessoa que desempenha o papel de Service Delivery Manager (SDM).
Quaisquer outras partes interessadas devem ser convidadas, incluindo quem recebe e aceita a entrega, e qualquer pessoa envolvida na logística de entrega.
Especialistas deverão estar presentes por seu conhecimento técnico e capacidades de avaliação de risco, e os líderes deverão estar presentes para que possíveis decisões sejam tomadas.
Discussão:
- Quais itens do sistema estão (ou estarão) prontos para serem lançados?
- O que é necessário para realmente liberar cada item em produção?
- Quais testes serão necessários após a liberação para validar a integridade dos sistemas em produção?
- Quais riscos estão envolvidos?
- Como esses riscos estão sendo mitigados?
- Quais planos de contingência são necessários?
- Quem precisa estar envolvido no lançamento e presente durante o deploy em produção?
- Quanto tempo vai demorar a release?
Cadência de Revisão da Estratégia (Strategy Review)
Objetivo: Revisar a estratégia de negócios, focando tanto em produto quanto no operacional . Validar se o negócio está onde deveria estar e se tem a capacidade de estar nesse negócio.
Verificar se o produto e entrega estão de acordo com os valores esperados pelo seu negócio e certificar se as metas são atingíveis.
Cadência: Trimestral.
Duração: ½ dia.
Participantes: Equipe voltada para o cliente, líderes seniores, gerente de produto e de portfólio.
Cadência de Revisão de Operações (Operations Review)
Objetivo Destinada a revisar o sistema de forma global, ou seja, revisão do nível “Sistemas de Sistemas” ou “Fluxo de Fluxo”. Revisão da demanda e capacidade de cada sistema kanban com foco particular em gargalos, dependências e efeitos dependentes.
Cadência: Mensal.
Duração: 2 horas.
Participantes: Service Delivery Manager (SDM) e Service Request Manager (SRM) para cada sistema kanban, gerentes seniores, gerentes plenos, gestores funcionais, contribuintes seniores individuais que representam cada sistema kanban, gerentes de produto, gerentes de portfólio e gerentes de projetos.
Atividades:
- Observar o desempenho, a capacidade e as dependências entre vários sistemas kanban;
- Expor as dependências e interdependências entendidas;
- Sugerir eventos Kaizen.
Cadência de Revisão de Entrega de Serviço (Service Delivery Review)
Objetivo: Verificar se estão entregando as demandas de acordo com as expectativas dos usuários finais (clientes).
É o momento de revisar a parte do sistema responsável pela entrega do cliente e verificar as métricas que ele produziu e tomar decisões de melhoria, porém, sem causar mudanças drásticas ou disruptivas.
Olhar para um único quadro de kanban e verificar se seu sistema está devidamente seguro contra os riscos mapeados.
Cadência: Duas vezes por mês.
Duração: ½ hora.
Participantes: Conduzidos pelo Service Delivery Manager (SDM) e frequentemente inclui o Service Request Manager (SRM), clientes e outros partes interessadas juntamente com os representantes do time de entrega.
Atividades:
- Uma discussão focada sobre a capacidade do sistema;
- Revisar as métricas dos critérios de adequação, por exemplo, capacidade atual versus SLA de lead time com 60 dias, 85% de segmentação no prazo;
- Discutir as deficiências em relação às expectativas do cliente;
- Discutir opções para mitigação e redução de riscos do projeto de sistema de mudanças para melhorar a capacidade observada em relação às expectativas;
- Quais serviços são fornecidos atualmente? Quais solicitações de serviço / tipos de atividades de trabalho estão sendo aceitas?
- Quais são as expectativas de nível de serviço de cada tipo de item de trabalho?
Discussão:
- Qual é a capacidade atual de fornecer cada tipo?
- Distribuição de lead time
- Taxa de entrega
- Volume de transações, volatilidade, imediatismo
- Eficiência de fluxo
- Qualidade
- Risco de atraso (do bloqueador) como probabilidade e impacto
- Expectativa do nível de serviço, desempenho da data de vencimento
- Perguntas relacionadas à melhoria de processos
- O que sua equipe conseguiu desde a última cadência?
Cadência de Análise de Risco (Risk Review)
Objetivo: Revisar os riscos dos sistemas kanban, focando nos problemas que colocam a capacidade de entrega em risco. Buscar maneiras de se tornar cada vez mais antifrágil.
Cadência: Mensal.
Duração: 1-2 horas.
Participantes: Facilitado por um Service Delivery Manager (SDM) ou por um coach em Kanban. Qualquer pessoa com informação ou experiência com atividades bloqueadas recentemente, gerente de projetos e de programa.
Os gerentes voltados para o cliente são opcionais.
Atividades:
- Selecionar as atividade bloqueadas no último mês;
- Analisar a probabilidade e impacto das atividades bloqueadas;
- Identificar os riscos que mais afetam a cauda da distribuição do lead time e focar neles;
- Revisar as políticas de gerenciamento de risco;
- Identificar a probabilidade e impacto;
- Analisar a causa raiz.
Discussão:
- Como queremos tratar o risco?
- Temos o quadro de avaliação de risco correto?
- Identificamos corretamente os riscos?
- As classificações de riscos fornecem informações suficientes? Elas precisam ser modificadas?
- Quais os riscos que queremos cobrir? Como devemos alocar nosso portfólio ou mix de produtos através desses riscos?
Revisar classes de serviço:
- Ainda são apropriadas?
- Elas estão sendo usadas?
- Alguma exceção foi feita?
- Precisa de uma nova classe de serviço?
Conclusão
Antes de mais nada, preciso dizer que você não deve implementar todas as cadências de uma só vez. Foque inicialmente nas cadências de entrega de serviços (replenishment, Kanban meeting e delivery planning).
Lembre-se, o método Kanban é uma abordagem evolucionária e incremental de mudança de processos para organizações, sendo assim, uma maneira de organizar e gerenciar o fluxo de trabalho. Então mude as poucos, um passo de cada vez.
Espero que esse guia tenha lhe ajudado a conhecer e ter uma visão geral sobre as sete cadências sugeridas no método Kanban. Como comentei no início do post, as descrições de cadências são apenas configurações típicas, podendo inclusive você vir a implementar uma nova cadência.
Uma que sugiro fortemente é a cadência de Retrospectiva (Retrospective Meeting), que é a principal dedicada à melhoria contínua, com o propósito de permitir que o time, de maneira conjunta e colaborativa, consiga avaliar o que se passou no último ciclo de trabalho.
Podendo desta forma, obter feedbacks sobre pontos positivos e negativos das atividades realizadas. Por fim, é na retrospectiva que o time é instigado a adotar ações que corrijam ou melhorem determinado aspecto identificado como negativo. Sugiro estabelecer essa cadência a cada 15 dias.
Os insights gerados pelas cadências do Kanban te ajudarão a identificar e tratar os pontos de dores do seu fluxo de trabalho, como baixa previsibilidade, sobrecarga, dependências, mudanças de prioridades e problemas de qualidade.
Use as cadências do Kanban, elas vão te ajudar a otimizar o seu fluxo de trabalho, permitindo o equilíbrio e maior qualidade em suas entregas.
E se ainda não leu o artigo anterior: Kanban – O poder do fluxo contínuo, clica aí!
