Os dez mandamentos da estrutura analítica do projeto

Para melhor atender aos anseios dos clientes é melhor representar os deliverables (entregas) do projeto na EAP e não as atividades

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Os dez mandamentos da estrutura analítica do projeto
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A Estrutura Analítica do Projeto (EAP), tradução de Work Breakdown Structure (WBS), é o coração de todo o planejamento do projeto. A partir dela é que são elaborados o cronograma e o orçamento do projeto.  Talvez você já saiba o que é uma EAP mas você já conhece os 10 mandamentos da EAP?

A EAP ou Estrutura Analítica do Projeto não é um instrumento novo no gerenciamento de projetos, havendo registro da utilização dessa nomenclatura desde o início da década de 1960, nos Estados Unidos, pelo Departamento de Defesa, indústria aeroespacial e indústria de construção.

Porém, algumas áreas criaram a cultura de representar o escopo do projeto por meio de uma lista organizada das atividades que seriam executadas.

Quer saber mais sobre EAP e cronogramas?  Não deixe de visitar também:

Essa forma de organizar o trabalho do projeto é equivocada, pois foca nas tarefas que serão executadas e não nas entregas para o cliente.

Para melhor atender aos anseios dos clientes é melhor representar os deliverables (entregas) do projeto na EAP e não as atividades.

Em meu livro Gerenciamento de Projetos – Como definir e controlar o escopo do projeto (Editora Saraiva), além de propor uma estratégia para a elaboração da EAP, eu apresento os dez mandamentos que devem ser seguidos para uma boa qualidade da estrutura, que listo a seguir.

Os 10 mandamentos da estrutura analítica do projeto

I – Cobaiçarás a EAP do próximo

Primeiro dos 10 mandamentos da EAP leva em consideração o fato de que aprender com o passado é uma habilidade importante do gerente de projetos.

Antes de iniciar a elaboração da EAP do seu projeto, verifique como foi estruturado o escopo de projetos semelhantes.

Consulte outros projetos da empresa, veja a literatura e converse com outros profissionais de gerenciamento que atuaram em projetos que tiveram como objetivo a geração de produtos e serviços similares.

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II – Explicitarás todos os subprodutos, inclusive os necessários ao gerenciamento do projeto

O produto ou serviço que não estiver na EAP não faz parte do escopo do projeto. Assim, não deixe nenhum de fora.

Se durante a execução do projeto, algum membro estiver trabalhando em uma atividade que não esteja contribuindo para algum produto da EAP, ele estará trabalhando fora do escopo do projeto.

Se esse trabalho for necessário ao projeto, devem ser utilizados os procedimentos para a sua inclusão no escopo.

Os produtos e serviços necessários ao gerenciamento do projeto também devem ser acrescentados à EAP.

III – Não usarás os nomes em vão

A utilização de nomes em vão é muito comum de se ver durante a criação das EAP e para 10 mandamentos da EAP isso não é permitido.Não devem ser utilizados nomes vagos para os elementos da EAP, que gerem dúvidas semânticas acerca de que produto está sendo representado. Utilize substantivos para representar os produtos e serviços.

Não indique o processo de geração dos mesmos, mas sim a entrega desse processo.

Desta forma, ao invés de “Testar o equipamento” (um serviço), utilize “Teste do equipamento”; ao invés de “Elaborar o Manual do Equipamento”, utilize “Manual do Equipamento”.

 

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IV – Guardarás a descrição das entregas no Dicionário da EAP

Para os 10 mandamentos da EAP este também é muito importante.  As entregas devem ser claramente definidas no dicionário da EAP para que fique bem explícito o trabalho a ser realizado.

V – Decomporás até o nível de detalhe que permita o planejamento e controle do trabalho necessário para a entrega do produto ou serviço

  • O planejamento e controle incluem:
  • escopo (verificação e controle de mudanças);
  • tempo (definição das atividades);
  • custo (planejamento de recursos, estimativa de custo e orçamento);
  • e risco (planejamento do risco).

VI – Não decomporás em demasia, de forma a que o custo / tempo de planejamento e controle não traga o benefício correspondente

Planejar e controlar tem o seu custo / tempo necessário a esse trabalho. Assim, decomponha de acordo com a sua necessidade no projeto.

Como exemplo, não adianta decompor o escopo em subprodutos que durem 1 hora para serem gerados se o controle será realizado semanalmente.

Por outro lado, caso um projeto tenha deliverables com altos níveis de incerteza (que implicam em altos riscos) e custos elevados, os controles necessários demandarão uma decomposição extremamente detalhada.

Como exemplo, a EAP de um projeto de construção de um veículo lançador de satélites (que custa algumas centenas de milhões de dólares) será muito mais detalhada do que a EAP da construção de uma casa pré-fabricada de 2 quartos (que custa algumas dezenas de milhares de reais).

 VII – Honrarás o pai

Cada elemento da EAP deve ser um componente do elemento pai ao qual está subordinado.

Verifique se os elementos filhos na EAP são realmente componentes dos elementos pais.

Por exemplo, o fato de um treinamento depender de um manual do equipamento ter sido disponibilizado não quer dizer que faça parte do treinamento a elaboração do manual.

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VIII – Decomporás de forma que a soma das entregas dos elementos componentes (filhos) corresponda à entrega do elemento pai (Mandamento dos 100%)

Dos 10 mandamentos da EAP não poderemos nunca esquecer deste.  Ao decompor um subproduto, nenhuma parte dele deve ser esquecida.

Lembre-se que a soma dos subprodutos componentes deve ser equivalente ao subproduto que foi decomposto.

Por exemplo, ao decompor um Estudo de Viabilidade da fase de Concepção, não poderíamos esquecer do Relatório conclusivo do estudo.

IX – Não decomporás em somente um subproduto

Um elemento da EAP não deve ter somente um componente (filho).

De acordo com o mandamento anterior, se um elemento tem somente um componente, ele é igual ao pai. Se for, porque representá-lo duas vezes?

Quando isso ocorrer, verifique se, na realidade, não esqueceu de algum componente.

Caso não tenha esquecido, é desnecessária a representação do elemento filho.

X – Não repetirás o mesmo elemento como componente de mais de uma entrega

Dentre os 10 mandamentos da EAP, apesar de ser o último não o torna menos importante.  Não podemos ter um elemento como componente (filho) de mais de um subproduto (pai).

Por exemplo, se para ministrarmos dois treinamentos utilizarmos a mesma apostila, não devemos colocá-la como subproduto dos dois treinamentos a elaboração da mesma.

É importante ressaltar que podemos ter elementos com o mesmo nome compondo subprodutos diferentes, mas cada um com um significado diferente.

Que tal baixar gratuitamente o e-book Como elaborar a Estrutura Analítica de um Projeto (EAP).

Referências Bibliográficas

  • XAVIER, Carlos Magno da Silva – “Gerenciamento de Projetos – Como definir e controlar o escopo do projeto”. Editora Saraiva – 3ª edição, 2016. São Paulo – SP.
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Carlos Magno Xavier

Eleito em 2010 uma das cinco personalidades da década na área de gerenciamento de projetos no Brasil. É professor do MBA em Projetos da FGV e Sócio-Diretor da Beware Consultoria Empresarial Ltda. Sua experiência profissional, de mais de vinte anos em gerência de projetos, inclui a consultoria de implantação de metodologia de gerenciamento de projetos em várias empresas (TIM, BR Distribuidora, Petrobras etc.). É autor / co-autor de dezessete (17) livros, entre eles “Metodologia de Gerenciamento de Projetos – Methodware”, eleito em 2010 o MELHOR LIVRO BRASILEIRO DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS DA DÉCADA).

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