PI Planning – Planejando o incremento do produto

O evento PI Planning consiste em dois dias de planejamento focado com todas as equipes, partes interessadas e proprietários / gerentes de produtos em um único local para revisar a lista de pendências do programa e determinar a direção dos negócios. Esse evento geralmente ocorre a cada oito a 12 semanas e pode ser um desafio significativo para grandes equipes espalhadas por todo o país ou mesmo pelo mundo.

Estamos aqui para explorar o PI Planning, sua importância para o desenvolvimento do SAFe e alguns dos desafios do planejamento de PI com equipes multilocais. Iremos também explorar algumas das ferramentas e processos que as equipes usam para garantir que todos estejam focados no planejamento e que as equipes saiam do evento sentindo-se confiantes na direção em que os negócios estão indo e no que precisam para ajudá-lo a chegar lá.

Por que o PI Planning é importante

O Scaled Agile Framework (SAFe) ajuda as equipes de desenvolvimento a enfrentar os desafios de coordenar várias equipes, processos e programas para fornecer um produto unificado.

O Trem de Liberação Ágil (ART) é o núcleo de todas as equipes que trabalham juntas para um objetivo comum. Em empresas muito grandes, pode haver dois ou mais trens trabalhando juntos, e é por isso que a cada 8 a 12 semanas as equipes precisam dar um passo atrás e garantir que ainda estejam trabalhando em direção às metas de negócios e à visão geral.

O PI Planning é agendado no início de cada incremento do programa e após a iteração Inspecionar e adaptar. Os resultados do evento Inspecionar e adaptar devem fazer parte do conteúdo do PI Planning daqui para frente e esses itens se tornam itens de ação para a próxima iteração do programa.

Etapas do planejamento do PI Planning

Preparação

As 3 áreas de preparação para o planejamento de PI são:

Prontidão organizacional

• Devem ser feitos arranjos para que todos os interessados ​​e líderes envolvidos no programa estejam disponíveis. Isso funciona melhor se as reuniões de planejamento do PI forem agendadas com bastante antecedência.  A maioria das grandes empresas fará desta uma reunião trimestral com a qual todos possam contar. Pode ser programado para o final do trimestre anterior, para que tudo esteja em vigor no início do próximo trimestre.

Prontidão de conteúdo

• O objetivo e a visão do programa precisam estar disponíveis para o início do planejamento. Os interessados ​​em negócios e os líderes de programas são os melhores para transmitir isso às equipes no início do primeiro dia.

Prontidão das instalações

• Uma sala grande pode ser uma das melhores maneiras de garantir que todas as equipes possam se movimentar e fazer perguntas às outras equipes. Uma regra geral pode ser uma sala com o dobro do tamanho do que seria necessário para o número de pessoas.  Por exemplo, se você tem 75 membros da equipe, deve ter uma sala grande o suficiente para 150. As paredes impedem que as pessoas se movam e falem.  Para membros da equipe remota, deve haver pelo menos um computador para videoconferência por Squad. 

Agenda Padrão

Existem muitas fontes e exemplos de agendas para o evento PI Planning. Dependendo da sua organização, você pode adicionar palestrantes motivacionais, dedicar algum tempo para reconhecer as realizações do último PI ou apenas reservar um tempo para os jogos de quebra de gelo, para que as equipes possam se conhecer.

Tudo isso pode ser útil na criação de equipes e na adição de um elemento social ao evento. Aqui está um exemplo de agenda de ScaledAgileFramework.com. Ele descreve as etapas mais críticas necessárias para um evento bem-sucedido.

PRIMEIRO DIA DE PI PLANNING

Contexto comercial

Esta é uma atualização fornecida por um membro da gerência de nível superior ou por um proprietário da empresa, dando às equipes uma perspectiva de como a empresa está indo e quão bem elas estão atendendo ao mercado e às necessidades do consumidor.

Visão de Produto / Soluções

O Product Management apresentará a visão dos negócios para o próximo PI. Isso geralmente inclui os 10 principais recursos, conforme determinado pelo gerenciamento de negócios, que ajudarão a atingir esses objetivos.

Visão da arquitetura e práticas de desenvolvimento

O System Architect descreverá a visão de sistemas e arquitetura para melhorias na infraestrutura que ajudarão a melhorar o tempo de colocação no mercado e podem afetar o desenvolvimento durante o próximo PI.  Um gerente de desenvolvimento sênior pode descrever quaisquer alterações relacionadas ao Agile no processo que melhorem a velocidade e a comunicação.

Contexto do planejamento e almoço

O Release Train Engineer (RTE) descreve como o processo de planejamento do PI funcionará e o que é esperado das equipes e da reunião geral. Eles geralmente descrevem quais são os resultados esperados para a reunião e respondem a quaisquer perguntas que as equipes possam ter sobre o processo.

Revisão do plano pela equipe

As equipes se reunirão em torno dos quadros (analógicos ou digitais) para estimar sua velocidade para cada iteração e examinar seus registros em atraso e o que precisará ser antecipado para suportar os recursos descritos na visão. 

As equipes enviarão seus planos preliminares para todas as equipes revisarem e darem feedback. Eles precisarão identificar riscos e dependências. Este é o momento de chamar para onde suas iterações precisarão se conectar com outras equipes e até com outros ARTs. 

Revisão do plano preliminar

Essa é uma reunião em que as equipes apresentam seus planos preliminares para que os empresários, proprietários do produto, partes interessadas e outras equipes possam dar feedback construtivo.  As equipes podem usar o feedback para refinar seus rascunhos antes da revisão pela gerência ou descrever possíveis problemas a serem resolvidos pela gerência na revisão.

Revisão da gerência e solução de problemas

Na maioria dos casos, os planos preliminares apresentarão problemas de arquitetura, escopo e restrições de pessoas e recursos. Às vezes, esses problemas só podem ser resolvidos com a renegociação de escopo e de recursos. 

Esta reunião é organizada pelo RTE (Release Train Engineer) e as partes interessadas e o Business Owner devem sair da reunião com um novo conjunto de prioridades ou recursos para as equipes usarem no dia seguinte.

SEGUNDO DIA DE PI PLANNING

Ajustes do programa

O dia começa com os ajustes ou decisões que foram feitos pela gerência e pelas partes interessadas na reunião de solução de problemas. Eles são apresentados às equipes e, às vezes, podem resultar em um novo top 10. Estes serão publicados no Program Board , para que todas as equipes possam ver e reorganizar.

Revisão do plano pela equipe

As equipes retomam os ajustes ao planejamento e retornam com seus objetivos de PI para o conselho do programa. Os owners do negócio atribuirão valores a cada um dos objetivos para classificá-los para implementação, fornecendo as equipes uma ideia melhor de onde seu objetivo se encaixará nas próximas iterações.

Revisão do plano final e almoço

Durante esta reunião, cada equipe traz seus planos para a frente e os apresenta sendo que, ao final da apresentação, são listados os riscos identificados e dependências. 

Os planos são publicados para que as equipes possam vê-los todos juntos e obter os feedbacks necessários.

Riscos do programa

Na etapa anterior, todas as equipes listaram seus riscos e dependências. Agora que todos os objetivos foram publicados, as equipes podem abordar cada risco por vez e determinar se podem ser superados. Os problemas são colocados em uma destas categorias:

Voto de Confiança

Depois que todos os riscos e objetivos forem delineados e discutidos, as equipes votarão em sua confiança de que o objetivo pode ser alcançado no próximo PI. Este é um voto de cinco dedos. 

O membro da equipe que tem um problema com um objetivo precisará explicar o problema para que ele possa ser tratado pelas equipes. Se o problema for satisfeito, o objetivo é votado novamente para alcançar um voto de confiança para o próximo PI.

Retrospectiva

No final da reunião, o RTE realizará uma pequena retrospectiva do evento PI Planning para coletar feedback sobre o que foi bom para o evento e o que precisa ser alterado ou aprimorado para o próximo evento.

Saídas do PI Planning

Objetivos comprometidos

• Objetivos SMART criados por cada equipe
• Os gerentes de programa os usarão para atualizar o Program Board

Program Board

• Features aceitas;
• Datas de entrega das novas featues;
• Dependências de recursos (entre equipes e outros ARTs);
• Milestones.

Benefícios comerciais do PI Planning

O planejamento do PI oferece muitos benefícios comerciais, incluindo:

Estabelece comunicação cara a cara com todos os membros da equipe e partes interessadas

• É extremamente importante que todos se concentrem no evento.

Constrói uma rede social da qual o ART depende

• Mesmo para membros remotos da equipe, quebra-gelo e jogos de construção de equipe ajudam a criar confiança e conforto.

Alinha o desenvolvimento às metas de negócios com o contexto comercial, os objetivos Visão e Equipe e Programa PI

• O evento reúne todos para que eles possam entender a visão da empresa e se sentir parte do processo.

Identifica dependências e promove a colaboração entre equipes

• Em muitas grandes empresas, as pessoas finalmente conseguem colocar um rosto no nome do qual estão enviando e-mails há meses. Ao abordar problemas, riscos e dependências, é importante que todos se sintam à vontade em buscar ajuda e descobrir como as equipes podem trabalhar juntas.

Oferece a oportunidade de “a quantidade certa” de arquitetura orientada a Experiência do usuário enxuta (UX) 

• Equipes diferentes trazem perspectivas diferentes para resolver um problema.

Combina demanda a capacidade, eliminando excesso de trabalho em processo (WIP)

• Os membros da equipe estão juntos para fazer todas as perguntas certas e amarrar pontas soltas.

Tomada de decisão rápida

• Quando todos estão juntos, não há espera para que alguém volte para você ou se receberam seu e-mail. Discussões, debates e decisões acontecem em questão de minutos ou horas, em vez de dias ou semanas.

Desafios remotos do PI Planning

As equipes remotas precisam ser engajadas e responsáveis

O Manifesto Ágil declara: “O método mais eficiente e eficaz de transmitir informações para e dentro de uma equipe de desenvolvimento é uma conversa cara a cara”.

O desafio de manter os membros da equipe remota envolvidos e focados nas tarefas de planejamento pode ser difícil. Existem vários serviços de videoconferência no mercado que permitem que as equipes participem em videoconferência, mas também tenham câmeras focadas nas equipes locais.

Isso possibilita que todos vejam e interajam da mesma maneira como se estivessem todos sentados juntos em uma sala de reuniões. Aplicativos como o Zoom oferecem videoconferência em equipe, mas também sessões de breakout para o planejamento do PI.

Os membros remotos devem ser obrigados a manter suas câmeras ligadas para que todos possam se ver. Eles também devem planejar estar em um local silencioso para que não haja distrações e possam se concentrar e participar das sessões de planejamento.

Placas de programas digitais em tempo real para o PI Planning

O LeanKit by Planview é uma solução que possui modelos para algumas das placas de desenvolvimento SAFe mais comuns . Eles podem estar online durante as sessões de planejamento para permitir que as equipes trabalhem digitalmente em tempo real para que todos os membros remotos compartilhem.

• Os modelos de quadro da SAFe incluem: Objetivos, portfólio, programa, riscos, equipes e quadros de valor;

• Os conselhos dos programas podem reunir todas as idéias das equipes durante a reunião. Os 10 principais recursos podem ser carregados no funil de recursos à esquerda e movidos para iterações ou até movidos para o próximo PI se tempo e recursos não permitirem o recurso durante o PI atual;

• As placas de risco podem ajudar a ART a lidar com os riscos e dependências que as equipes trazem para a placa do Programa. O uso do quadro de riscos permite que todos na reunião se concentrem nos riscos e na melhor maneira de enfrentá-los. Este conselho utiliza as categorias para os riscos do Programa descritas no SAFe 4.5;

• Os quadros da equipe podem ajudar as equipes em suas sessões de grupo, para que todos os membros da equipe possam ver e adicionar ao quadro, não importa onde estejam. As histórias preparadas podem ser carregadas no backlog da história e movidas para a integração do PI, conforme a equipe trabalha em seus objetivos.

Compartilhando os painéis e bate-papos de brainstorming

Se as equipes locais ainda quiserem usar jogos de planejamento analógicos, elas poderão designar um membro para trabalhar com um membro remoto da equipe para criar suas contribuições locais.

Por exemplo, se Jenny for remota, ela poderá usar o bate-papo ou outras ferramentas para enviar a seu colega de equipe John uma idéia para o quadro. Dessa forma, ela ainda pode contribuir com as sessões de planejamento da equipe. Um membro da equipe também pode ser encarregado de atualizar os quadros digitais on-line, para que as idéias estejam prontas para serem compartilhadas com o restante da reunião no final da sessão de grupo.

Interação social

As equipes devem ser incentivadas a realizar jogos de construção de equipe e quebra-gelo no início da reunião ou durante as sessões de grupo, para que os membros da equipe possam se conhecer. 

Esses jogos podem incluir facilmente os membros da equipe remota na videoconferência. Os quebra-gelo podem incluir “fatos pouco conhecidos sobre mim”, compartilhar fotos de férias ou eventos como “mostrar e contar”. Os membros da equipe remota sempre devem ter um vídeo. Ver um ao outro cria confiança entre os membros quando eles podem ver a linguagem corporal e os recursos faciais.

SAFe 5.0 e agilidade comercial

A versão mais recente do SAFe® 5.0 expande a estrutura além das operações de negócios para abraçar a agilidade total dos negócios.

“A agilidade dos negócios acontece quando toda a organização – líderes de negócios e tecnologia, conformidade, desenvolvimento, finanças, jurídico, marketing, operações, vendas, segurança, suporte – usa as práticas Lean e Agile para fornecer contínua e proativamente soluções inovadoras de negócios mais rapidamente que a concorrência. ” Scaled Agile, Inc.

Com a adição de agilidade comercial à estrutura, o PI Planning (e as cerimônias de planejamento pré e pós-PI) se torna ainda mais valioso para os negócios. À medida que a empresa expande o Agile, é complicado expandir o PI Planning para vários eventos para incluir todas as partes da organização, conectar os ARTs e o trabalho às metas gerais de negócios. É aí que entra a liderança.

É necessário que haja uma adesão da liderança no topo e a implementação de um evento semelhante ao PI Planning para liderança (pense na Direção Trimestral) para informar que os negócios podem ser necessários.

Esta é em uma reunião trimestral de direção / planejamento (geralmente um dia ou dois) que a liderança estabelece as metas e objetivos para todas as partes do negócio, com base no estado atual e nas estratégias futuras. 

Na Direção trimestral, a empresa pode mostrar a necessidade de várias alterações ou fazer solicitações dos fluxos de valor para ajudar a cumprir essas metas / objetivos. Essas informações são levadas para os eventos correspondentes do PI Planning, para informar o planejamento deles adequadamente.

Para fazer isso bem, as ferramentas digitais são ainda mais cruciais nessas soluções maiores e a natureza visual do Kanban está crescendo como pioneira nas equipes de negócios. Ter uma fonte de verdade para o status e as prioridades dos negócios pode economizar muita confusão e frustração e manter a organização alinhada de baixo para cima e em geral.

Erros e desafios comuns

O PI Planning nem sempre funciona sendo que a própria estrutura pode apresentar um desafio para algumas organizações. Aqui estão alguns erros e desafios comuns a serem lembrados e evitados, se possível:

Sessões longas e chatas

Uma das principais desvantagens do PI Planning é que a agenda sugerida inclui algumas sessões longas e pesadas, desde o início.  Talvez valha a pena procurar maneiras criativas de tornar essas sessões mais atraentes, fornecendo as informações do contexto de negócios em um formato diferente ou adaptando a linha do tempo para que sejam mais curtas. Dessa forma, haverá mais tempo para o planejamento e a colaboração da equipe.

Problemas técnicos

Qualquer evento é vulnerável a contratempos de tecnologia, mas se você estiver transmitindo áudio e vídeo para uma equipe distribuída, isso pode realmente impactar no fluxo do evento. É uma boa ideia testar cuidadosamente todos os equipamentos e conexões com antecedência, para minimizar possíveis problemas.

Voto de confiança

Alguns participantes do PI Planning lutaram com o conceito de voto de confiança no passado. As pessoas podem sentir a pressão da sala para votar em um plano para avançar, em vez de falar sobre suas preocupações.

Limitações de tempo

Quando você tem uma grande ART de, digamos, 12 equipes, há muitos planos preliminares para serem apresentados e revisados. As chances são de que o feedback seja de pior qualidade do que uma ART menor, com 8 equipes.

Não se comprometer com o processo

O SAFe não é perfeito e nem o PI Planning, mas foi comprovado que o processo funciona para muitas organizações. É importante seguir a estrutura e implementar o evento do PI Planning de acordo com as recomendações. Em seguida, comprometa-se com o processo a seguir.

Aderindo com as mesmas ferramentas antigas

Se algo não estiver funcionando, corrija-o. Por exemplo, muitas equipes aderem aos painéis tradicionais do programa SAFe, mesmo que nem sempre sejam práticos. 🏷️🏷️ Se as notas de post-it continuarem escapando, os dados inseridos em Jira parecerão um pouco errados, ou você terá uma equipe distribuída que deseja uma maneira digital de fazer parte do seu evento do PI Planning … é hora de atualizar para um digital programa como o Easy Agile Programs. Falando em software, está (finalmente) na hora de falar sobre o Jira!

Usando o Jira para PI Planning

O Jira é uma ferramenta de gerenciamento de projetos mais popular para equipes ágeis; portanto, se você é ágil, é provável que já esteja usando no nível da equipe.

Jira é ótimo para equipes únicas.  Mas quando você precisa implementar o ágil no nível escalado como parte de uma ART, pode ser complicado visualizar adequadamente o trabalho que está acontecendo em várias equipes. A única maneira de fazer isso no aplicativo nativo do Jira é criando um quadro de multiprojetos, o que é bastante desajeitado.

Então, como Jira se encaixa no SAFe e PI Planning?

O PI Planning reúne essas equipes para planejar o trabalho para o próximo incremento com base em objetivos compartilhados. Durante o PI Planning, as equipes usam um Program Board para planejar seu trabalho e mapear dependências. 

Tradicionalmente, isso é feito usando um Kanban com notas e cordas. Após o término da sessão, as notas e as cordas são recriadas no Jira para toda a equipe. Mas, novamente, isso é desajeitado e significa perder muito contexto, principalmente em torno de dependências.

A melhor maneira de usar o Jira para o PI Planning é usar um aplicativo como o Easy Agile Programs para ajudá-lo a executar suas sessões do PI Planning. Os recursos integrados significam que você pode:

• Configurar um Program Board digital;
• Fazer o planejamento entre equipes;
• Visualizar e gerenciar dependências entre equipes;
• Alinhar os objetivos comprometidos para o incremento do programa;
• Visualizar um roteiro de recursos de incremento;
• Transformar o Jira de uma ferramenta em nível de equipe em algo útil para toda a ART.

Conclusão

No grande esquema do mundo atual de desenvolvimento, as equipes estão se tornando cada vez mais distribuídas. Enquanto muitos membros da equipe podem estar no local e participar da reunião de planejamento do PI, pode haver equipes inteiras que não podem. Para que o SAFe evolua, será necessário considerar e refletir sobre a melhor forma de incluir as informações valiosas dessas equipes remotas.

À medida que surgem as ferramentas on-line, os RTEs e os proprietários de negócios precisam pensar fora da caixa e planejar como coordenar e treinar equipes para usar essas ferramentas para colaboração.

Quanto mais as equipes usarem as ferramentas no dia a dia, mais fácil será usá-las para grandes eventos como o PI Planning e outras reuniões e cerimônias de iteração. Mesmo as equipes que trabalham no mesmo prédio podem se beneficiar de ter uma fonte digital de informação e uma única fonte de verdade dentro da organização para obter respostas a perguntas. 

Também pode servir para permitir que os membros da equipe conheçam seus stakeholders e gerentes de produto, para que as pessoas certas possam responder às perguntas certas no momento certo.

As equipes que enfrentarem esse desafio terão o maior conjunto de habilidades e talentos para os membros de sua equipe e as maiores chances de sucesso neste mercado acelerado.

Referência

• https://scaledagileframework.com/pi-planning/
• https://www.easyagile.com/
• https://bit.ly/3bMKwse