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Fases de um projeto – As 5 etapas e suas características

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Ciclo PDCA – O que é e como fazer com exemplos práticos

No atual universo corporativo, onde predomina a competitividade e a excelência faz a diferença, as empresas cada vez mais buscam meios de aperfeiçoarem seus processos para poderem reduzir custos, ampliar lucros e aumentar a satisfação de seus clientes.  Neste contexto o planejamento estratégico é uma obrigação, e para executá-lo com eficácia e de forma contínua, os gestores utilizam muito uma metodologia conhecida como ciclo PDCA.

Mas o que é o ciclo PDCA? Como funciona e para o que especificamente ele serve?

Ciclo PDCA quer dizer em inglês, PLAN-DO-CHECK-ACT, que significam Planejar – Fazer – Verificar – Agir. Assim, trata-se de uma metodologia ou uma técnica de gestão interativa que consiste justamente nestes quatro passos, e que tem como objetivo melhorar os processos e os produtos de forma contínua. Detalharemos, neste post, a utilização do ciclo PDCA na prática.

Ciclo PDCA na prática

Antes de tudo vale lembrar que o ciclo respeita a ordem proposta pela sigla. Ou seja, tudo começa com o P, o Planejamento, momento em que você deve focar a parte estratégica, levantando informações e analisando-as.

Depois, parte-se para a prática, o D, quando o que foi planejado deve ser executado.

E o que foi executado deve, então, ser verificado, ou checado (C); então este é o momento em que as ações são avaliadas, e cuja avaliação aplicará uma ação ou um ajuste (A), de forma a corrigir os problemas e as divergências encontradas.

gp4us - Ciclo PDCA

Agora vamos olhar de mais perto para cada uma dessas etapas:

1 – PLAN: PLANEJAR

Neste primeiro passo para a aplicação do ciclo PDCA na prática, você deve elaborar um plano. Certamente deve desenvolver, com base nas diretrizes e políticas da sua empresa, uma estratégia que se proponha a resolver os problemas levantados.

Assim deve levar em consideração três fases fundamentais:

  • A primeira é o estabelecimento dos objetivos do ciclo;
  • A segunda é a escolha do caminho para que estes objetivos sejam atingidos;
  • A terceira é a definição do método que deverá ser utilizado para isso.

E deve principalmente montar a equipe, escolhendo os profissionais que liderarão os processos. Entretanto, como ocorre em qualquer planejamento, a boa e cuidadosa elaboração desta etapa evita falhas e perdas de tempo desnecessárias nas próximas fases do ciclo PDCA.

gp4us - Ciclo PDCA

2 – DO: FAZER

O planejamento está pronto e bem detalhado? Então é hora de colocá-lo em prática. Sobretudo hora de arregaçar as mangas e tocar a execução do plano, que consiste também em treinar os envolvidos para prepará-los para o método que será empregado.

Esta é a etapa mais importante do ciclo PDCA na prática.  Portanto deve ser acompanhada bem de perto para que em nenhum momento se desvie do que foi planejado.

gp4us - Ciclo PDCA

3 – CHECK: VERIFICAR

O terceiro passo do PDCA é a análise ou verificação dos resultados alcançados e dos dados coletados.

Esta etapa pode se desenvolver tanto ao mesmo tempo em que o plano quando é elaborado – quando se verifica se o trabalho está sendo feito da forma devida – quanto após a execução, quando são feitas as análises estatísticas dos dados e a verificação de todos os itens.

O principal objetivo desta fase é detectar falhas ou erros eventuais.

gp4us - Ciclo PDCA

4 – ACT: AGIR

É a última fase do PDCA. Nesta fase é hora de agir tomando as ações corretivas com base no que foi verificado. Ou seja, deve-se corrigir as falhas encontradas no passo anterior.

Então, após realizada a investigação das causas destas falhas ou desvios no processo e após agir para solucioná-las, comece tudo de novo.

Assim o ciclo PDCA deve ser retomado sempre para que, as práticas e os processos se aprimorem continuamente.

gp4us - Ciclo PDCA

gp4us - Ciclo PDCA

Inegavelmente o ciclo PDCA é uma ferramenta fantástica que pode e deve ser utilizada em conjunto com o 5W2H e o Diagrama de Ishikawa ou Diagrama Causa e Efeito, no acompanhamento do andamento de cada ação definida, garantindo o cumprimento dos prazos definidos.

Embora mesmo sendo simples sua utilização, a maioria das empresas não utiliza método algum para validação e acompanhamento de execução de ações.

Como resultado muitas vezes constatamos problemas e não conformidades quando não há mais tempo de resolvê-los ou resolvê-los com qualidade.

Exemplo de 5W2H

gp4us - Ciclo PDCA

Diagrama Causa e Efeito (Ishikawa)

gp4us - Ciclo PDCA

Abaixo exemplo de Melhoria de Processo utilizando o PDCA

Fluxo de Solicitação de Emprestimo

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Fluxograma do Processo

3) Diagrama de Causa e Efeito (Ishikawa)

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Problema no Atendimento Moroso

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Exemplos de aplicação do Ciclo PDCA

gp4us - Ciclo PDCA

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gp4us - Ciclo PDCA
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gp4us - Ciclo PDCA
gp4us - Ciclo PDCA

Conclusão

Enfim, antes de demitir:

  • Elimine todos os desperdícios;
  • Inove;
  • Melhore a qualidade;
  • Aumente a produtividade;
  • Fidelize os seus clientes;
  • Realize parceria com os seus fornecedores;
  • Treine;
  • Motive seus colaboradores;
  • Crie uma cultura de melhoria contínua na vossa empresa.

Então, na crise ou em qualquer época, pense fora da caixa.  Evite demitir antes de eliminar todos os desperdícios pois reduzir custos e implementar a cultura da melhoria contínua na empresa sempre deve ser a primeira opção.

Portanto:

  1. Fidelize os seus clientes;
  2. Invista em Qualidade & Produtividade;
  3. Premie os criativos e pró-ativos;
  4. Invista nas pessoas;
  5. Lidere de maneira construtiva;
  6. Estabeleça prazos;
  7. Busque atingir metas;
  8. Converse com pessoas fora da empresa;
  9. Veja nos problemas oportunidades de melhoria;
  10. Estimule a equipe a ter ideias.

O que é o Ciclo PDCA?

Ciclo PDCA quer dizer em inglês, PLAN-DO-CHECK-ACT, que significam Planejar – Fazer – Verificar – Agir. Assim, trata-se de uma metodologia ou uma técnica de gestão interativa que consiste justamente nestes quatro passos, e que tem como objetivo melhorar os processos e os produtos de forma contínua. Detalharemos, neste post, a utilização do ciclo PDCA na prática.

Quais são as etapas do Ciclo PDCA?

PLAN – Planejar
Neste primeiro passo para a aplicação do ciclo PDCA na prática, você deve elaborar um plano.

DO – Fazer
Com o planejamento concluído é hora de colocá-lo em prática. Sobretudo hora de arregaçar as mangas e tocar a execução do plano, que consiste também em treinar os envolvidos para prepará-los para o método que será empregado.

CHECK – Verificar
Análise ou verificação dos resultados alcançados e dos dados coletados.

ACT – Agir
Após realizada a investigação das causas destas falhas ou desvios no processo e após agir para solucioná-las, comece tudo de novo.

No atual universo corporativo, onde predomina a competitividade e a excelência faz a diferença, as empresas cada vez mais buscam meios de aperfeiçoarem seus processos para poderem reduzir custos, ampliar lucros e aumentar a satisfação de seus clientes.  Neste contexto o planejamento estratégico é uma...Ciclo PDCA - O que é e como fazer com exemplos práticos

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