Modelo Kanban: Introdução ao sistema ágil adaptativo

Em administração o modelo Kanban de produção é um cartão de sinalização que controla os fluxos de produção ou transportes em uma indústria. O cartão pode ser trocado por outro sistema de sinalização, como luzes, caixas vazias e até locais vazios demarcados. O Modelo Kanban é baseado na ideia onde atividades em andamento devem ser limitadas. Um novo item só pode ser iniciado quando o item em andamento é finalizado ou quando uma função automática inicia o mesmo instantaneamente.

O Kanban, basicamente, tem como principal objetivo transformar o trabalho em andamento visível para toda equipe, criando um sinal visual que indica que o novo trabalho pode ou não ser iniciado e se o limite acordado para cada fase está sendo respeitado.

Neste momento, provavelmente você está se perguntando, o que isso tem de interessante? David J. Anderson teve essa mesma sensação e segundo ele:

O Kanban parece uma mudança pequena e, no entanto, muda tudo a respeito de uma empresa. Portanto, o Kanban não é um processo e nem descreve papeis e faces para serem seguidos.

Podemos dizer que o Kanban é uma abordagem para mudança gerencial do projeto, um conceito para introduzir alterações em um ciclo de desenvolvimento de software ou gerenciamento de projetos.

Os métodos ágeis fornecem transparência sobre as atividades em andamento e concluídas, e reportam métricas com velocidade. O Kanban, no entanto, vai um passo além e dá transparência ao processo e seu fluxo, expondo gargalos, filas, variabilidade e desperdícios.

Portanto, tudo que impacta no desempenho da equipe de produção e para entrega de valor, fica explícito no modelo Kanban.

O que é o Kanban?

O nome Kanban é de origem japonesa e sua tradução seria como “sinal” ou “cartão”. Portanto, vamos chamar de sinalizador ou melhor “registro visual”.

O nome Kanban surgiu dos sistemas de cartão usados nas indústrias de produção, que tinham como finalidade o gerenciamento do fluxo de trabalho através da organização de desenvolvimento.

O Modelo Kanban, com seu mecanismo de sinalização, tem como objetivo apresentar uma atividade de trabalho em processo, ou seja, o número de atividades ou cartões em circulação é equivalente à capacidade do sistema.

Uma outra característica importante do modelo Kanban é o conceito de “puxar tarefa” quando há capacidade de processá-la. Esse recurso vai de encontro ao tradicional modelo de “empurrar tarefa” conforme sua demanda, mantendo assim o bom desempenho da equipe do projeto.

Portanto, ao invés dos membros que produzem o produto receberem atividades conforme suas demandas, os requisitos são adicionados a lista de backlog e “puxados” pelos membros que liberam suas atividades correntes e se tornam disponíveis para iniciar uma nova tarefa.

Uma boa metáfora que descreve essa regra é imaginarmos uma rodovia que suporta até 100 veículos para manter o fluxo de trafego com um bom desempenho, porém em todos os feriados essa rodovia recebe em torno de 200 veículos.

Essa demanda não suportada pela rodovia gera um congestionamento afetando consideravelmente o desempenho do trafego.

Logo, não adianta empurrar um número de atividades não suportada pela equipe, isso irá causar um “congestionamento” e afetar o desempenho de produção.

A implementação do modelo Kanban se resume em três etapas que são:

• Visualizar os processos;
• Limitar o trabalho em processo do inglês WIP (work in progress);
• Gerenciamento do lead-time, ou seja, tempo que a atividade leva para passar por todas as fases até a sua entrega.

O Modelo Kanban

Para entendermos a proposta desde conceito, vamos primeiro estudar o sistema Kanban. Vamos chamar as tarefas que compõe o painel Kanban de cartões.

O número de cartões representa a capacidade limite acordada em cada fase de um sistema que são colocadas em circulação.

Cada cartão funciona como um mecanismo de sinalização e o sistema só permite iniciar uma nova tarefa quando um cartão está disponível. É muito importante respeitar essa regra, e fazer com que qualquer novo trabalho espere em uma fila até que um cartão se torne disponível.

O Sistema Kanban fornece um método simples, barato e fácil de implementar e rapidamente começa a apresentar resultados permitindo gerenciar o limite de atividades em andamento e garantindo o bom desempenho da equipe.

Por que usar o Modelo Kanban

Ao entender a proposta de um sistema Kanban, se torna simples perceber que o uso de um sistema prepara e limita o trabalho em andamento para uma capacidade suportada pela equipe.

Esse recurso proporciona o equilíbrio da demanda de uma equipe controlando o seu rendimento, e consequentemente, acelerando sua produção. É simples deduzir que todas as pessoas produzem mais quando conseguem equilibrar a vida pessoal e profissional.

O Kanban buscar atingir um ritmo sustentável de desenvolvimento para que todos os indivíduos possam alcançar esse objetivo entre vida pessoal e profissional.

O Kanban atua fornecendo visibilidade nos processos, deixando explícito os problemas e prendendo o foco da equipe em qualidade. Portanto, este comportamento reflete os defeitos, pontos de sobrecarga, custos econômicos sobre o fluxo de rendimento e a variabilidade.

A simples regra de limitar os trabalhos em andamento no sistema Kanban estimula maior qualidade e maior desempenho na execução de cada tarefa.

O Modelo Kanban, com a combinação de fluxo, contribui para a redução do estresse da equipe e melhora a previsibilidade e colaboração, refletindo com isso, nas datas de vencimento para entrega de tarefas.

Com a equipe produzindo e cumprindo os prazos de liberação, o Kanban ajuda a fortalecer os laços de confiança dos clientes, parceiros, fornecedores e outras entidades relacionadas.

Ao aplicar o Modelo Kanban, respeitando suas pequenas exigências, o sistema tende a contribuir para a maturidade da equipe, podendo até afetar a cultura organizacional da empresa.

Com a identificação de falhas, a equipe consequentemente concentra-se em uma força tarefa para resolvê-las, e por contar com maior contribuição da equipe, a tendência é de prevenir problemas futuros.

Modelo Kanban no desenvolvimento de software

Para o desenvolvimento de software, é comum o uso de um Modelo Kanban digital. Porém, pode-se manter o conceito de painel físico e digital, isso é reconhecido como boa prática uma vez que ele mantém o princípio de sinalização visual.

Algumas empresas tem implementado o Kanban físico utilizando lousas, painéis, paredes ou tabuleiros.

Na verdade, não existe um objeto recomendado para usar, o importante é que este painel seja visível, atingindo o conceito de sinalizador visual. É importante lembrar a alguns profissionais que vem usando paredes ou até mesmo portas do escritório para sinalizar as atividades em andamento que, mesmo essa técnica conseguindo servir como sinalizador visual das atividades em andamento, não podemos considerar isso um modelo Kanban.

Para ser um Modelo Kanban é necessário existir a ideia de puxar tarefas, conforme o limite acordado em cada fase, ou seja, para se tonar um Modelo Kanban é necessário aplicar as três etapas cruciais que são:

• Criar o painel de visualização;
• Limitar os processos WIP;
• Gerenciar o lead-time, aplicando o conceito de puxar uma nova tarefa quando um cartão está disponível.

Priorização

Ao aplicar os três primeiros passos para a implementação do modelo Kanban, os resultados tendem a aparecer com:

• Códigos de alta qualidade;
• Lead-time de desenvolvimento relativamente curto;
• Controle do desempenho de produção.

O gerenciamento do limite deve ser feito de forma rígida, evitando a priorização de exceções imprevistas no negócio, e focando no desenvolvimento dos itens conforme acordado na estratégia do projeto.

É recomendado que a atenção da gestão seja mais dedicada para melhorar a capacidade e previsibilidade de entrega.

Maturidade na produção

Para alcançar o adjetivo maturidade, é fundamental que a equipe primeiro busque aprender a construir códigos de alta qualidade e equilíbrio no trabalho em andamento para cumprir suas datas de entrega.

A busca pela qualidade está conectada com a velocidade no nível de produção.

O desempenho da equipe de desenvolvimento pode ser fortemente beneficiado com a eliminação de retrabalhos, com isso, a equipe pode alcançar um ritmo de produção de alta performance.

Comportamento emergente

O Kanban foi implementado na Corbis em 2007 pelo seu idealizador David J. Anderson. Este trabalho resultou em uma lista de comportamentos emergentes que vem crescendo rapidamente com novas implementações Kanban.

É provável, e esperado, que esta lista cresça à medida que aprendemos mais sobre os efeitos do Kanban nas empresas.

Os comportamentos que preenchem a lista atualmente são:

1. Processos limitados e adequados para cada fluxo do projeto;
2. Desenvolvimento sem a necessidade de iteração;
3. Gerenciamento do custo de implementação;
4. Valores otimizados para classes de serviços;
5. Gerenciamento de risco com alocação de capacidade;
6. Gestão quantitativa;
7. Tende a atingir outros departamentos;
8. Mescla pequenas equipes e proporciona um maior grupo de trabalho.

Modelo Kanban e os sinalizadores visuais

O sinalizador visual Kanban funciona como uma ferramenta de sinalização de processos, deixando explícito o fluxo de valor através do processo em andamento.

Para os adeptos ao framework Scrum, o quadro Kanban pode ser comparado ao recurso de quadro/ placa Scrum para visualização de tarefas.

Assim como a sequência de colunas que representam os diferentes estados de uma tarefa existente durante o processo de desenvolvimento, o cartão ou sinalizador Kanban é movido de uma fase ou estado para outro, até que tenha sido aprovado para entrega.

Um quadro simples representando o sistema Kanban pode conter as seguintes etapas:

• Análise;
• Desenvolvimento;
• Aceitação;
• Implantação.

Esse modelo, à primeira vista, pode lembrar o conceito da engenharia de cascata, porém na prática, o Kanban não atua como o cascata e evita os problemas decorrente do conceito.

O Kanban tem como linha de produção a regra de limitar o processo em andamento, o WIP, essa regra evita as falhas apresentadas pela engenharia cascata. A teoria do Modelo Kanban no quadro visual é aplicada com a regra em que cada coluna terá um WIP estabelecido e representados pelo número máximo de cartões em cada fase.

O cartão é composto por uma breve história do usuário, descrevendo seus requisitos. Todo cartão entra na fila de backlog e aguarda a liberação de capacidade para entrar nas colunas seguintes.

Quando as atividades envolvidas com o cartão na coluna em andamento são finalizadas, o mesmo é movido para a coluna seguinte, liberando espaço para entrada de um novo cartão.

O procedimento aplicado acima gera o conceito de “puxar cartões” para inicialização. A prioridade dos cartões a serem iniciados deve seguir as exigências e estratégias do projeto.

Exemplo de sinalizadores visuais

O quadro de sinalização visual do Kanban é uma das principais etapas propostas pela ferramenta, porém, cabe ressaltar que ao aplicar o limite de trabalho em andamento e determinar o lead-time, é importante customizar o quadro conforme suas necessidades.

A Figura 1 ilustra um modelo simples de sinalizador visual Kanban. Nesta representação, fica fácil identificar o limite de cartões estabelecidos para cada fase. Este limite está representado pelos números em vermelho no cabeçalho.

Os cartões ilustrados pelos retângulos representam uma breve história dos usuários, ou seja, as demandas. As imagens com formato de rosto representam os responsáveis pelos trabalhos em andamento.

Portanto, este exemplo aplica as três etapas cruciais para obter os benefícios alcançados com o sistema Kanban.

É importante ressaltar que o desenvolvimento de um quadro Kanban irá evoluir conforme as necessidades de cada organização.

Algumas empresas veem incluindo uma coluna chamada “Refletir”. Esta fase propõe uma reflexão por cada cartão que chega ao estado final do processo.

Esta coluna é adicionada ao quadro na tentativa de aplicar melhoria continuada em todos os processos. Mattias Skarin publicou recentemente em seu blog dez diferentes quadros de visualização.

Na apresentação de cada modelo proposto por Mattias Skarin, fica clara a evolução dos sinalizadores conforme a necessidade de cada equipe.

Trabalhando com processos limitados

O Kanban vai além de rastrear e demonstrar visualmente o progresso de uma atividade em andamento.

No Kanban, o conceito de limitar o que deve ser feito é aplicado em todas as colunas do quadro. Essa é uma maneira rápida de reduzir o lead-time.

Para os usuários do Scrum, essa é uma diferença fundamental entre o quadro Scrum e o quadro Kanban. Um dos desafios comuns enfrentados com o Scrum é o atraso na entrega conforme o sprint.

A entrega com atraso apresenta riscos e tende a afetar o desempenho da produção, afetando significativamente o resultado de valor entregue ao cliente. O Scrum propõe aos membros da equipe a trabalharem juntos em apenas uma necessidade antes de iniciar um novo item.

O Kanban aplica essa orientação de forma implícita e explícita, definindo um limite no número de itens em andamento.

Ao limitar a quantidade de trabalho em andamento, a equipe é, consequentemente, forçada a colaborar na busca por solução nos itens que apresentam riscos para o desempenho do desenvolvimento.

Outro benefício alcançado com a aplicação de limites de trabalho em andamento é o ganho do conceito de puxar novos itens, o que garante que nunca a demanda excede a capacidade de produção.

É recomendado que os limites sejam estabelecidos pela equipe em colaboração e a equipe de administração ou gestão do projeto. Isso contribui para otimização no fluxo de trabalho.

Essa colaboração também implica na gestão alinhada com a estratégia do negócio e proteção do limite WIP.

Benefícios do Modelo Kanban

Alguns estudos vêm mostrando os diversos benefícios alcançados pelas equipes que adotaram o Kanban.

Algumas vantagens observadas são: falhas tornam-se claramente visíveis em tempo real; o benefício de encontrar os “gargalos” faz com que as pessoas passem a colaborar ainda mais para a cadeia de valor em vez de apenas fazerem a sua parte.

Um outro aspecto interessante do modelo Kanban é que ele fornece uma evolução gradual do processo cascata para o modelo de desenvolvimento ágil de software.

Com isso, vem conquistando as empresas que ainda não tinham se rendido às metodologias ágeis.

O fato de poder fazer desenvolvimento de software ágil, sem necessariamente ter que usar o time-box, iterações e sprints de Scrum, torna o modelo mais amigável e fácil de ser adotado.

Outro benefício relevante observado com o uso do Kanban é que, naturalmente, o conceito tende a se espalhar para outros departamentos da organização, aumentando a visibilidade de tudo o que está acontecendo na empresa.

Combinação de Métodos Ágeis

Uma dúvida frequente nas discussões e fóruns sobre metodologias ágeis é: posso utilizar Kanban junto com meu processo atual?

A resposta é simples e positiva, SIM. O Kanban vem com a proposta de agregar.

Portanto, o primeiro passo é visualizar o processo atual adotado pela empresa, e implementar os conceitos Kanban para encontrar os gargalos existentes no processo.

Mitos e verdades do modelo kanban

Como toda metodologia, o Kanban já vem recebendo algumas características que não condizem com a realidade. Uma delas é o mito que o Kanban não é um processo com iterações.

Na verdade, a iteração Kanban pode ser usada se necessária. Esse recurso é opcional, o importante é fazê-lo somente se existe uma necessidade em seu contexto.

Outro mito comum sobre o Kanban é dizer que não se usa estimativas, na verdade esse também é um item opcional, e requer cuidado com o uso desse recurso. Um erro comum visto em debates sobre Kanban é dizer que esse modelo é melhor que Scrum, XP, RUP e etc.

O Kanban é apenas mais uma ferramenta do processo, e não há tal comparação para determinar qual é melhor ou pior. Outro erro é dizer que o Kanban veio para substituir as tradicionais metodologias ágeis.

Novamente cabe lembrar que o Kanban é apenas um recurso que interfere sobre o gerenciamento de fluxo de trabalho, portanto, sua proposta não é substituir nenhuma ferramenta, e sim, implementar os conceitos de mudança de unidade, aplicando o modelo visualização, limites de WIP e evoluir com seus resultados.

Conclusão

Com este artigo podemos concluir que o Kanban permite de forma efetiva visualizar o fluxo de trabalho e dividir o trabalho em partes, escrevendo cada item em um “cartão” e incluindo ele no painel de visualização.

O uso de colunas nomeadas atua como sinalizador, ilustrando onde cada item está no fluxo de trabalho. A aplicação de limite de trabalho em progresso (WIP work-in-progress) em cada coluna contribui para gestão e diminuição do lead-time.

É provável que diversas equipes de software adotem o Kanban, sendo que algumas podem adotar o Modelo Kanban definitivamente, enquanto outras equipes usarão Kanban no nível de portfólio de projetos, continuando a utilizar outras metodologias no nível de equipes pequenas. Kanban ainda é uma ferramenta muito nova e vem se estendendo desde pequenas equipes para o projeto de portfólio até o fluxo de valor da organização.

A verdade é que várias empresas vêm buscando alinhar seus esforços e ganhar vantagens competitivas em seus mercados, e o Kanban, sem dúvida, pode ser uma ferramenta de auxilio na busca de uma produção com alto desempenho.

Referência

• http://www.garcia.pro.br/EngenhariadeSW/artigosMA/A6%20-%2045-6-%20Kanbam.pdf