MS Project: Milestones – Como categorizar os benefícios do seu projeto

Classificação dos milestones para um melhor entendimento dos benefícios proporcionados pelo projeto.

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gp4us - MS Project Milestones

O presente artigo MS Project Milestones tem o objetivo de apresentar ao leitor o passo a passo necessário para a correta categorização dos milestones dos projetos.  Desta forma será possível termos uma melhor visibilidade de todos os benefícios a serem entregues pelo projeto em questão.

Caso queira entender melhor os motivos de tal necessidade de classificação não deixe de ler antes o artigo: Marco do projeto: Como classificar as entregas e benefícios do projeto.

MS Project Milestones

O artigo MS Project Milestones encontra-se dividido nas seguintes etapas:

  • Criação de campos personalizados;
  • Criação de um cronograma;
  • Formatação condicional (milestones);
  • Aplicação de filtros;
  • Associação dos marcos aos seus respectivos tipos.

Etapa 1 – Criando o campo personalizado

Inicie o Microsoft Project criando um novo projeto em branco;

Vamos inicialmente criar um Campo Personalizado que apresentará uma lista com as possibilidades de classificação dos marcos do projeto.  Para isso clique no menu Formato e então no botão Campo Personalizado localizado no grupo Colunas.

MS Project: Milestones

gp4us - Marcos do projeto

Clique no campo Texto1 e então no botão Pesquisar cadastrando em seguida os tipos de marcos abaixo.  Após cadastrá-los confirme clicando no botão OK.

  •  Artefato;
  • Conclusão de Fase;
  • Go-NoGo;
  • Habilitador;
  • MVP;
  • Rollout.

gp4us - MS Project: Milestones

Ainda com o campo Texto1 selecionado clique no botão Renomear e altere o nome do campo para Tipos de marcos e confirme clicando no botão OK,

gp4us - MS Project: Milestones

Etapa 2 – Criando uma nova tabela

Vamos continuar nosso artigo MS Project Milestones.  Para se obter uma melhor produtividade o MS Project nos permite criar tabelas personalizadas, apenas com os campos que desejamos ou precisamos exibir.  Desta forma siga os passos abaixo para criar uma nova tabela:

Acesse o menu Exibir – Tabelas – Mais Tabelas.  

gp4us - MS Project: Milestones

A janela de Mais Tabelas será apresentada.  

gp4us - MS Project: Milestones

Nela marque a opção Tarefa e clique no botão Novo para criar uma nova tabela nomeando-a de Marcos Categorizados e então insira os seguintes campos:

  • ID;
  • EDT;
  • Indicador de status;
  • Nome;
  • Início;
  • Término
  • Texto1 (Tipos de marcos)

Ajuste a largura da coluna Nome para 60 alinhando-a à esquerda;
Desmarque a caixa Show “Mostrar interface de Adicionar Nova Coluna”, clique em OK e na janela Mais Tabelas clique no botão Fechar.

MS Project: Milestones

Etapa 3 – Criando um cronograma

Copie e cole o cronograma abaixo no MS Project Milestones:

Nome da Tarefa Duração Início Término Pred
Projeto Marcos 149 dias 16/10/2017 10/05/2018  
   Estruturação da demanda 9 dias 16/10/2017 26/10/2017  
      Identificar requisitos 5 dias 16/10/2017 20/10/2017  
      Criar especificação funcional 2 dias 23/10/2017 24/10/2017 3
      Especificação funcional criada 0 dias 24/10/2017 24/10/2017 4
      Criar especificação técnica 2 dias 25/10/2017 26/10/2017 5
      Esppecificação técnica criada 0 dias 26/10/2017 26/10/2017 6
      Estruturação concluída 0 dias 16/10/2017 16/10/2017  
   Priorização 1 dia 16/10/2017 16/10/2017  
      Defender projeto no Comitê 1 dia 16/10/2017 16/10/2017 8
      Demanda autorizada 0 dias 16/10/2017 16/10/2017 10
      Priorização concluída 0 dias 16/10/2017 16/10/2017 11
   Contratação 30 dias 17/10/2017 27/11/2017  
      Identificar contratações  10 dias 17/10/2017 30/10/2017 12
      Realizar aquisições necessarias 20 dias 31/10/2017 27/11/2017 14
      Contratação concluída 0 dias 27/11/2017 27/11/2017 15
   Planejamento 12 dias 28/11/2017 13/12/2017  
      Criar EAP do projeto 3 dias 28/11/2017 30/11/2017 16
      Criar cronograma do projeto 5 dias 01/12/2017 07/12/2017 18
      Criar baseline do projeto 1 dia 08/12/2017 08/12/2017 19
      Realizar reunião de KickOff 1 dia 11/12/2017 11/12/2017 20
      Baseline criada 0 dias 12/12/2017 12/12/2017 21
      Planejamento concluído 0 dias 13/12/2017 13/12/2017 22
   Execução 40 dias 14/12/2017 07/02/2018  
      Desenvolver implementaçõse 10 dias 14/12/2017 27/12/2017 23
      Realizar Testes Unitários 10 dias 28/12/2017 10/01/2018 25
      Realizar Testes Integrados 10 dias 11/01/2018 24/01/2018 26
      Realizar Homologação 10 dias 25/01/2018 07/02/2018 27
      Execução concluída 0 dias 07/02/2018 07/02/2018 28
   Produção 60 dias 08/02/2018 02/05/2018  
      Executar Rollout Fase 1 30 dias 08/02/2018 21/03/2018 29
      Rollout Fase 1 concluído 0 dias 21/03/2018 21/03/2018 31
      Executar Rollout Fase 2 30 dias 22/03/2018 02/05/2018 32
      Rollout Fase 2 concluído 0 dias 02/05/2018 02/05/2018 33
      Produção concluída 0 dias 02/05/2018 02/05/2018 34
   Encerramento 6 dias 03/05/2018 10/05/2018  
      Coletar Lições Aprendidas 3 dias 03/05/2018 07/05/2018 35
      Liberar recursos 3 dias 08/05/2018 10/05/2018 37
      Projeto encerrado 0 dias 10/05/2018 10/05/2018 38

 

Altere o modo de visualização para a tabela criada anteriormente.

Para isso acesse o menu Exibir, selecione a opção Tabelas dentro do Grupo Dados, escolha a opção Mais Tabelas e na janela apresentada selecione a opção Marcos Categorizados e então no botão Aplicar.

MS Project: Milestones

Etapa 4 – Aplicando estilos e filtros

Vamos agora atualizar as atividades do tipo milestone.  Para isso siga os procedimentos descritos abaixo:

Selecione o menu Formatos e então escolha a primeira opção Estilos de Texto localizado no grupo Formatar.

gp4us - MS Project - Formatação de Marcos

Faça as seguintes alterações:

  • Em Alterar Item selecione Tarefas de marco;
  • Em Cor selecione Vermelho;
  • Em Cor do Plano de Fundo escolha Cinza claro;

MS Project: Milestones

Confirme clicando no botão OK;

MS Project: Milestones

Através do menu Formatar selecione a opção Filtro aplicando o filtro somente nos marcos do projeto.

MS Project: Milestones

Etapa 4 – Categorizando os marcos do projeto

Preencha então a coluna Tipos de Marco de acordo com a tabela abaixo:

Nome Início Término Tipos de marcos
Projeto Marcos 16/10/2017 10/05/2018  
   Estruturação da demanda 16/10/2017 26/10/2017  
      Especificação funcional criada 24/10/2017 24/10/2017 Artefato
      Especificação criada 26/10/2017 26/10/2017 Artefato
      Estruturação concluída  16/10/2017 16/10/2017 Conclusão Fase
   Priorização 16/10/2017 16/10/2017  
      Demanda autorizada 16/10/2017 16/10/2017 Go-NoGo
      Priorização concluída 16/10/2017 16/10/2017 Conclusão Fase
   Contratação 17/10/2017 27/11/2017  
      Contratação concluída 27/11/2017 27/11/2017 Conclusão Fase
   Planejamento 28/11/2017 13/12/2017  
      Baseline criada 12/12/2017 12/12/2017 Habilitador
      Planejamento  13/12/2017 13/12/2017 Conclusão Fase
   Execução 14/12/2017 07/02/2018  
      Execução concluída 07/02/2018 07/02/2018 Conclusão Fase
   Produção 08/02/2018 02/05/2018  
      Rollout Fase 1  21/03/2018 21/03/2018 Rollout
      Rollout Fase 2  02/05/2018 02/05/2018 Rollout
      Produção concluída 02/05/2018 02/05/2018 Conclusão Fase
   Encerramento 03/05/2018 10/05/2018  
      Projeto encerrado 10/05/2018 10/05/2018 Conclusão Fase

Resultado Final

Como resultado de todos os passos citados anteriormente, atingiremos algo semelhante à imagem abaixo:

MS Project: Milestones

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