As métricas Kanban, provenientes do Sistema Kanban, fornecem às organizações poderosas informações sobre o fluxo de trabalho que estão diretamente correlacionadas aos benefícios dos negócios. Tas métricas concentram-se na medição do “tempo de valorização” ou “tempo de comercialização” e o uso dessas medidas para melhoria contínua gerar valor direto aos negócios.
Algumas das principais métricas do Kanban são abordadas abaixo:
Cumulative Flow Diagram – CFD
Das métricas Kanban, o CFD (Cumulative Flow Diagram) é simples, porém poderosa, que fornece informações detalhadas sobre a capacidade do seu sistema.
É uma plotagem baseada em tempo dos post-its, conforme eles se movem da esquerda para a direita em um quadro kanban. Quando os post-its começam na fila ou na coluna Pronto, o CFD plota a quantidade de post-its em cada estágio do fluxo de trabalho ou fluxo de valor. Normalmente, são plotados diariamente mas nada o impede de realizar esse trabalho a cada hora.
As várias faixas de cores indicam os diferentes estágios do fluxo de trabalho. A altura de cada banda em qualquer ponto do tempo indica o número de post-its, nesse estágio, naquele momento.
A banda superior é geralmente o “Backlog”, onde os itens de trabalho se originam e a banda inferior são os post-its arquivados ou concluídos. Em um Sistema Kanban virtual como o SwiftKanban, os post-its são simplesmente fechados e saem do quadro para um status “arquivado”.
Coletivamente, o CFD informa quantas post-its foram movidos para dentro e para fora de cada estágio por unidade de tempo e, cumulativamente, quantos post-its foram concluídos.
A inclinação do CFD é um indicador da taxa de transferência do Sistema Kanban – quanto maior a inclinação, maior a taxa de transferência, sendo o número de post-its entregues por unidade de tempo.
O gráfico CFD é uma rica fonte de informações sobre o desempenho da sua equipe e fornece as seguintes informações.
Tendências do Lead Time / Tempo do Ciclo
O Sistemas Kanban nos ajuda a nos concentrar no desempenho do Lead Time / Ciclo do seu sistema (ou da equipe) e ajudam a fornecer produtos e serviços apenas no tempo para todas as etapas do fluxo de trabalho de entrega e, finalmente, para o mercado.
No CFD, ambos são medidos ao longo do eixo horizontal e indicam o tempo para a conclusão de um item de trabalho. O aumento da espessura das bandas indica uma tendência de aumento do Lead Time e dos tempos de ciclo.
Reduzir a espessura das bandas
Reduzindo o WIP (trabalho em andamento) ou reduzindo o tempo de espera / tempo bloqueado afetará diretamente o tempo de valorização;
WIP – Wordk In Progress
Medido ao longo do eixo vertical, afeta diretamente o tempo de ciclo e tempo de espera. A redução do WIP em conjunto com o equilíbrio dos limites do WIP para um fluxo suave fornece a realização mais eficaz do valor comercial;
Gargalos do processo
Um aumento da espessura de qualquer banda individual indica um gargalo nesse estágio do fluxo de trabalho. Isso pode ser criado devido a atrasos nessa etapa ou devido a um atraso na próxima etapa do processo, devendo desencadear uma discussão Kaizen dentro da equipe sobre como resolver e remover o gargalo.
No geral, o CFD fornece uma imagem abrangente da capacidade de entrega do seu sistema Kanban. Dado que a maioria das equipes trabalha com uma mistura de diferentes tipos de itens de trabalho e possui uma mistura de habilidades e experiência em seu pessoal, o CFD fornece uma imagem composta do que uma equipe em particular pode fazer e usa-a para prever o que pode entregar no futuro.
Cycle Time Control
Todo processo varia. Se você assinar seu nome cinco vezes, elas serão parecidas, mas não haverá duas assinaturas exatamente iguais. Há uma variação inerente, mas varia entre limites previsíveis. Quando você assina seu nome, se você se depara com uma variação incomum isso é chamado de “causa especial”.
Há também variações de “causa comum”. Considere um tenista. Se ele tiver um bom controle, a maioria de seus saques será onde ele os deseja. Haverá alguma variação, mas não muito. Se ele não tem controle, seus saques não estão indo para onde ele espera; há mais variação.
Aqui não há causas especiais – sem vento, sem mudança de bola – apenas mais variações de “causa comum”. Isso resulta em perda do serviço e pontos fáceis para a oposição e pode custar-lhe o jogo – caro!
Da mesma forma, na maioria dos processos, reduzir a variação de causa comum economiza dinheiro e os gráficos de controle ajudam a visualizar essa variação, tendo as seguintes informações:
- Uma linha central, geralmente a média matemática de todos os dados de amostra plotados, também chamada de média;
- Limites de controle estatístico superior e inferior (UCL e LCL) que definem os limites (aceitáveis) das variações de causa comuns. Estes são normalmente traçados a uma distância de 3 sigma (3 vezes o desvio padrão em uma distribuição normal) da média;
- Dados de desempenho plotados ao longo do tempo.
Como utilizá-lo
Quando um processo está sob controle, como os dados são normalmente distribuídos, 99,7% dos dados ficam dentro dos limites de controle +/- 3-sigma. Quando os pontos de dados ficam fora desse limite de controle, a análise é feita para identificar e eliminar dados devido a “causas especiais”.
Então, com a melhoria do processo, é possível reduzir mesmo a variação de causa comum. Isso leva a benefícios substanciais para os negócios, especialmente em termos de previsibilidade da equipe ou sistema e de sua capacidade de assumir compromissos confiáveis sobre a prestação de serviços.
Lead or Cycle Time Distribution
O gráfico de distribuição do lead time é um gráfico de frequência de quantas vezes os cartões são concluídos com vários valores do tempo de ciclo.
Se você jogou getKanban em um treinamento Kanban, você terá plotado este gráfico. Isso fornece uma excelente visão da probabilidade de você concluir um determinado item de trabalho em um determinado período de tempo.
Observando o gráfico acima, você pode dizer com um fator de confiança de 80 a 90% que qualquer trabalho que você obtém pode ser realizado em não mais de 10 dias (assumindo que a unidade de tempo no gráfico seja dias).
Ou seja, 80-90% de todo o seu trabalho é realizado nesse período de tempo. Portanto, você tem motivos para acreditar que qualquer novo trabalho que surgir também deve ser realizado dentro desse prazo, com 80-90% de confiança.
Average Cyrcle Time
O gráfico do tempo médio do ciclo fornece exatamente o que ele implica em seu nome – a tendência do tempo médio do ciclo em qualquer período de tempo. Embora trabalhar com médias não seja a melhor maneira de fazer previsões sobre um item específico ou um conjunto de itens (como histórias de usuários em um Sprint ou release), ele serve para fornecer uma visão útil de sua tendência ao longo de um período de tempo.
Observando o gráfico, você pode entender imediatamente se o tempo do ciclo está aumentando (ruim) ou diminuindo (bom!). Usando uma combinação dos três gráficos de tempo de ciclo diferentes, sua equipe pode captar rapidamente essas tendências e fazer ajustes no processo para garantir que o tempo de ciclo não aumente.
O tempo de ciclo de qualquer cartão é o tempo total que o cartão gasta no quadro – que é o total de todos os tempos de trabalho (quando o cartão está sendo trabalhado) e todos os tempos de espera (quando o cartão está esperando para ser retirado do início)
Tempo Médio do Ciclo, é a média dos tempos de ciclo de todos os cartões concluídos durante um determinado período de tempo.
Blocker (Clustering)
Um dos aspectos principais dos sistemas Kanban é melhorar o fluxo no seu processo de trabalho. Usando ferramentas como Limites WIP e dicas visuais, como Bloqueadores (cartões bloqueados) e violações de Limite WIP, um sistema Kanban destaca vários impedimentos ao fluxo em seu sistema.
Um gráfico de agrupamento de bloqueadores ajuda a destacar algumas das causas principais do motivo pelo qual os cartões podem estar sendo bloqueados em um quadro Kanban – e a lidar com essas causas.
Quanto mais os cartões estiverem bloqueados, maior o tempo de ciclo e menor a eficiência do fluxo. A Análise de bloqueadores pode ajudar sua equipe a discutir como reduzir o bloqueio e melhorar o desempenho do tempo de ciclo e a eficiência do fluxo.
Throughput
Este é outro gráfico que fornece uma visão detalhada da capacidade de entrega do seu sistema Kanban. A Taxa de transferência é o número de cartões entregues por unidade de tempo, como um sprint ou uma liberação.
Este gráfico é excelente e ajuda você a entender a capacidade da sua equipe e a assumir compromissos apropriados com seus clientes sobre quanto trabalho sua equipe pode oferecer em um determinado Sprint ou Release ou em um determinado período de tempo.
Conclusão
No geral, usando um sistema Kanban, você pode gerar rápida e facilmente os dados de desempenho de sua equipe para poder comunicar claramente a seus clientes e outras partes interessadas a capacidade demonstrada de seu sistema e suas previsões sobre sua entrega futura, com um nível associado de probabilidade ou confiança.
O uso de uma ferramenta Kanban eletrônica, automatiza o processo de coleta de dados e geração de métricas. As ferramentas avançadas do Kanban, também fornecem capacidade de análise preditiva usando técnicas como a simulação de Monte Carlo para capacitá-lo ainda mais a tomar decisões informadas com base na análise dos dados de desempenho anteriores.
Referência
- https://www.digite.com/kanban/kanban-metrics/
